Trong không khí rộn ràng, phấn khởi của những ngày đầu xuân. Đây là nét đẹp văn hóa của Công ty được gìn giữ từ nhiều năm qua. Hàng năm, cứ vào ngày đầu tiên bắt đầu công việc sau một kỳ nghỉ Tết nguyên đán bên gia đình, mọi người lại bắt đầu công việc với khí thế mới, hồ hởi và quyết tâm hoàn thành kế hoạch đã đề ra.
Lãnh đạo công ty gửi lời chúc sức khỏe đến toàn thể các CBCNV và gia đình, chúc cho Công ty ngày càng phát triển hơn nữa, đồng thời thực hiện nghi thức khui rượu sâm banh, lì xì đầu năm trong không khí hân hoan của cả hội trường. Tại buổi Họp mặt, toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty trao cho nhau những lời chúc tốt đẹp nhất trong năm mới và cùng nhau thưởng thức những tiết mục văn nghệ mang đậm sắc xuân do chính cán bộ công nhân viên Công ty biểu diễn…
Từ đó đề ra mục tiêu và kế hoạch cho năm mới
1. Đặt ra mục tiêu và gửi trước chủ đề cho người tham dự
Thật khó để chúng ta có thể đạt mục tiêu nếu không biết nó là gì và họp hành cũng không ngoại lệ. Thế nên, trước khi bắt đầu triệu tập một cuộc họp, hãy đặt ra mục tiêu/vấn đề cụ thể mà bạn muốn ra quyết định với các nội dung thảo luận chi tiết (agenda). Người nhận thư mời họp gồm đầy đủ thông tin sẽ có được cái nhìn toàn cảnh về sự cần thiết và mức độ quan trọng của vấn đề trước mắt. Đồng thời, agenda gửi trước ít nhất 24h sẽ giúp họ có đủ thời gian chuẩn bị và mang đến những đóng góp hữu ích nhất.
Hẳn bạn không xa lạ với hình ảnh một người ngơ ngác đến dự họp và rồi không hiểu rốt cuộc mình có mặt để làm gì, chuyên môn của tôi không đóng góp được cho vấn đề đang bàn bạc hay là thông tin vừa cập nhật chẳng liên quan đến bộ phận của tôi… Nếu không phải trải nghiệm thật của bạn, thì cũng là hoàn cảnh của đồng nghiệp nào đó. Đây thực sự là tình huống gây tâm lý bối rối và cực kỳ lãng phí nguồn lực đáng báo động trong mọi tổ chức.
Vì thế, là người chủ trì, hãy chỉ mời những thành viên thực sự liên quan và thích hợp. Bạn không cần khiến bất cứ ai phải ngao ngán thêm nữa về những lần hội họp. Cố gắng duy trì nhóm họp trong khoảng từ 5 đến tối đa 7 người sẽ cho hiệu quả tốt nhất. Bởi khi số lượng người tham dự trở nên quá đông thì khả năng sẽ có vài thành viên bắt đầu trở thành khán giả, họ không đóng góp thêm được điều gì ích lợi, đồng thời các luồng thảo luận dễ rơi vào tình trạng lan man xa chủ đề và khó kiểm soát.
3. Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
Dù là người tổ chức hay người tham dự, hãy rèn luyện thói quen quý trọng giờ giấc và biết đặt ra giới hạn. Đừng bao giờ đến họp muộn và cũng đừng chờ đợi người đến muộn, bất kể đó là ai. Nên đóng cửa phòng họp và bắt đầu “vào việc” ngay như lịch thông báo, để những người đúng giờ thấy họ được tôn trọng và những ai đến muộn đủ ái ngại mà không muốn có thêm một lần sau như thế nữa.
Bắt đầu họp đúng giờ quan trọng như thế nào thì kết thúc đúng giờ cũng quan trọng như vậy. Đừng dễ dãi với suy nghĩ “ý kiến sôi động quá cứ tiếp tục nghe thêm xem sao” hay “kéo dài thêm nửa tiếng cũng không ảnh hưởng gì” và thường xuyên biến nó thành hiện thực. Chúng ta không có cả ngày để họp. Là người tổ chức, bạn hãy xem xét rồi ước chừng thời lượng cần thiết ngay khi gửi thư mời và chủ động kiểm soát thời gian, điều phối sự tương tác lúc cuộc họp diễn ra. Là người tham gia, bạn có trách nhiệm trình bày quan điểm của mình ngắn gọn đúng chủ đề, mục tiêu một cách giá trị nhất. Hãy thể hiện tính chuyên nghiệp, sự tích cực, tuyệt đối tránh lan man.
Theo chia sẻ của chuyên gia, chúng ta thường mời họp với thời gian mặc định của Outlook hoặc Google là 60 phút. Nhưng nên quan tâm đến điều này nhiều hơn, hãy dùng 15 phút cho cuộc họp 15 phút. Người dự họp sẽ đánh giá cao và thật lòng cảm ơn vì bạn không lãng phí thời gian của họ. Cố gắng tổ chức họp gói gọn trong 30 – 45 phút tốt nhất.
Như đã nói ban đầu, thư mời họp luôn cần phải đi kèm với agenda cụ thể. Và khi cuộc họp diễn ra, tất cả những người tham gia đều phải ý thức về mục tiêu và bám sát theo các chủ đề thảo luận.
Đôi khi, trong vài trường hợp thảo luận quá sôi nổi hoặc do người tham gia đang có nhiều mối bận tâm, cuộc họp sẽ bị chệch mục tiêu với vô vàn ý kiến, phản biện và đề xuất đi xa khỏi vấn đề đặt ra ban đầu. Lúc này, vị trí của người tổ chức/dẫn dắt là rất quan trọng. Hãy khéo léo cắt bớt những luồng quan điểm lạc đề, nhắc lại mục đích chính của cuộc họp và đề nghị rằng những người có liên quan hãy có một buổi họp khác “đến nơi đến chốn” về vấn đề đó sau. Tất nhiên, doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng có rất nhiều kế hoạch và vấn đề cần xử lý, nhưng không thể giải quyết tất cả cùng một lúc. Hãy giữ sự chuyên nghiệp và xây dựng thành công bắt đầu từ phương châm “đúng lúc – đúng người – đúng việc”.
5. Tổng kết sau khi đã thảo luận
Đừng bao giờ đóng lại một cuộc họp khi chưa tổng kết những nội dung vừa thảo luận và đề ra hướng đi. Một cuộc họp không đưa ra được quyết định cuối cùng hoặc tổng kết được những điều cần làm sắp tới là một cuộc họp vô nghĩa.
Khả năng tệ nhất là sau cuộc họp mọi người bối rối không biết phải làm gì và thông tin chẳng ngã ngũ, để rồi khi bạn tổ chức cuộc họp tiếp theo mọi người bắt đầu nêu lại những điều đã từng nói.
III. Ghi chép biên bản họp cần lưu ý
Như các Trợ lý đều biết thì ghi biên bản cuộc họp (taking minutes) là một trong những kỹ năng thiết yếu bắt buộc phải có. Đây là một công việc khá thử thách và khó khăn nên rất nhiều Trợ lý đã hỏi chúng tôi về cách ghi biên bản cuộc họp như thế nào. Những lời khuyên dưới đây sẽ rất hữu ích cho những ai mới làm Trợ lý, thậm chí nhiều thông tin còn có ích cả với người đã làm việc lâu năm.
1. Nghiên cứu trước về nội dung cuộc họp
Hãy cố gắng tìm hiểu được càng nhiều thông tin càng tốt. Mấu chốt là bạn phải biết đặt câu hỏi và trả lời những câu hỏi đó. Ví dụ như: Chủ đề, nội dung của cuộc họp là gì? Những vấn đề gì sẽ được thảo luận? Những thuật ngữ nào có thể được dùng? Ý nghĩa của nó là gì?… Những thông tin đó bạn có thể tự tìm hiểu hoặc hỏi từ những người có chuyên môn trong chính công ty bạn. Nếu bạn không có đủ thời gian để chuẩn bị, hãy cố gắng nắm bắt tất cả mọi thông tin trong cuộc họp, bao gồm cả những khái niệm, từ ngữ không quen thuộc. Sau đó thì bạn có thể tìm hiểu để hoàn thiện biên bản cuộc họp của mình.
2. Nhớ tên của những người tham gia họp
Khi mới vào công ty, sẽ có nhiều người mà bạn chưa biết hết, hoặc có những vị khách mà bạn không biết tên. Vì vậy hãy đề nghị chủ tọa giới thiệu mọi người với nhau trước khi bắt đầu cuộc họp. Sau đó hãy vẽ sơ đồ chỗ ngồi và điền tên tương ứng của từng người vào từng vị trí. Điều này nghe có vẻ hơi kỳ cục nhưng đến khi bạn bắt đầu ghi chép nội dung cuộc họp thì bạn sẽ thấy là nó hữu ích. Bạn sẽ nhanh chóng nhận ra và ghi lại ai đang nói về điều gì, ra quyết định về việc gì.
3. Ghi chép các hành động một cách độc lập, rõ ràng
Tip bên trên chính là để phục vụ cho việc này. Mặc dù tất cả mọi hoạt động/ quyết định chính phải ghi trong biên bản, nhưng sẽ rất hữu ích cho bạn và cho cả hội đồng họp khi ghi chép cụ thể từng hành động, quyết định ra một bảng riêng. Hãy ghi rõ từng quyết định này là của ai, hướng đến ai, ai là người thực hiện, khi nào cần thực hiện, thời hạn hoàn thành quyết định đó…
4. Ghi nhớ những nội dung cơ bản
Ghi chép biên bản nên tập trung vào bốn nội dung sau:
Những quyết định nào được đưa ra
Điều gì đã được chấp thuận, đồng ý
Hoạt động nào cần phải được thực hiện
Ghi nhớ cấu trúc biên bản như thế này thì nhiệm vụ của bạn sẽ dễ thở hơn. Trong session thứ 2, PA/EA Coaching sẽ cung cấp cho các bạn mẫu biên bản cuộc họp để các bạn có thể ghi chép thuận tiện hơn.
Biên bản cuộc họp cần phải luôn giữ được sự trung lập, phản ánh chân thực và khách quan toàn bộ nội dung cuộc họp. Vì vậy, trừ khi bạn bị yêu cầu, tránh ghi chép những đối thoại không liên quan, những lời nói không bình thường hay những câu tranh cãi, chỉ đơn thuần ghi chép thông tin và không đưa yếu tố cảm xúc vào trong biên bản. Và hãy đảm bảo cách dùng từ, văn phong của bạn mang tính trung lập, chân thực và rõ ràng.
6. Hoàn thiện biên bản sớm nhất có thể
Sau mỗi cuộc họp bạn nên tổng hợp và hoàn thiện biên bản của mình ngay. Trừ khi bạn quá bận và không có cách nào khác, nếu không bạn sẽ thấy như đang ghi biên bản cho một cuộc họp chưa từng tham gia. Sau vài ngày, những vấn đề quen thuộc tự nhiên trở lên lạ lẫm khó hiểu, thậm chí bạn còn không thể hiểu nổi những dòng chữ viết nhanh để ghi chép lại thông tin của mình. Hãy hoàn thiện biên bản cuộc họp ngay khi bạn vẫn còn đang tập trung và thông tin chưa rời khỏi bộ nhớ.
7. Hãy đọc và rà soát biên bản thật kỹ trước khi trình ký
Trong lúc tốc ký thì việc sai chính tả, viết tắt viết ẩu là chuyện rất bình thường và thậm chí là cần thiết để bạn có thể ghi lại được đầy đủ thông tin. Tuy nhiên trước khi mang biên bản đi trình ký thì bạn cần đảm bảo mình đã đọc kỹ và rà soát lại mọi thông tin cũng như lỗi chính tả. Biên bản cuộc họp chính là thể hiện năng lực của Trợ lý, rằng bạn có phải người cẩn thận chu đáo hay không, khả năng viết của bạn tốt hay không, khả năng nghe và tóm lược thông tin của bạn như thế nào. Biên bản cuộc họp mà bạn ghi chép sẽ được xem bởi hầu hết những người có cương vị cao trong công ty bạn và khách hàng. Vì vậy việc soát lại biên bản là vô cùng quan trọng.
8. Kiểm tra tất cả mọi thứ trước khi bắt đầu
Đây có lẽ là điều cơ bản nhất mà Trợ lý nào cũng phải nhớ, đó là kiểm tra đầy đủ công cụ làm việc của mình. Bút còn mực hay không, laptop đã được sạc đầy chưa, giấy và các tài liệu cần thiết đã chuẩn bị đủ chưa. Những điều nhỏ nhặt này thể hiện sự cẩn thận chu đáo và kỹ năng tổ chức của Trợ lý. Sẽ không có gì tồi tệ và xấu hổ hơn khi bạn loay hoay với cái bút hết mực, tài liệu thì thiếu và laptop thì sập nguồn ngay trong cuộc họp.
Phòng họp trong văn phòng là một phần linh hồn không thể thiếu trong bất cứ một dự án thiết kế nội thất văn phòng vì đây là nơi mà các nhân viên và cấp trên có thể trực tiếp trao đổi tương tác với nhau, là nơi thăng hoa của nhiều ý tưởng làm việc sáng tạo cho công ty. Căn cứ vào văn hóa và yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà thiết kế nội thất phòng họp sẽ có một phong cách và màu sắc riêng. Cùng tham khảo những mẫu thiết kế phòng họp sau để có cái nhìn bao quát về phong cách nội thất phòng họp hiện đại ngày nay.
1. Sáng tạo cùng nội thất phòng họp với không gian xanh
Trong bất kì công ty nào thì yếu tố sáng tạo, luôn đi đầu xu hướng là điều mà các thành viên công ty quan tâm. Do đó thiết kế phòng họp của công ty đã được cách điệu bởi những đường nét vô cùng độc đáo để thể hiện cái “chất” của chủ nhân nó. Điểm nhấn táo bạo của nội thất phòng họp này nằm ở sự tương phản giữa đèn trần và lòng bàn phản chiếu lên cây xanh, bên cạnh đó là sự kết hợp hoàn hảo giữa bàn ghế và tấm thảm xanh hài hòa đẹp mắt.
2. Cá tính với nội thất phòng họp hiện đại với không gian mở
Bị ngăn cách bởi các bức tường và ô cửa kính lớn, thiết kế phòng họp hiện đại này như được cơi nới hơn bằng việc thay thế 1 bức tường và 1 cánh cửa. Ở đây, KTS sử dụng vách ngăn để ngăn cách khu vực phòng họp, mang lại sự thông thoáng cho cả văn phòng, nhấn mạnh phong cách đẳng cấp của doanh nghiệp.
3. Tinh tế với nội thất phòng họp đơn giản
Thiết kế nội thất phòng họp đơn giản mà vẫn tạo ra sự tinh tế và thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp. Thiết kế còn ấn tượng bởi đồ nội thất và màu sắc chủ đạo của thương hiệu là màu vàng gỗ và màu nâu socola, đơn giản nhất bạn có thể thấy là màu sắc chữ Slogan trên bức tường, tất cả kết hợp với nhau biến không gian phòng họp trở nên tràn đầy năng lượng.
Ngoài bàn ghế họp bạn cũng hoàn toàn xếp đặt tủ tài liệu trong phòng họp như mẫu thiết kế phòng họp này để phục vụ nội dung cuộc họp, trao đổi được thuận tiện nhất khi cần thiết. Thiết kế phòng họp không chỉ đảm bảo được tính công năng thảo luận, bàn thảo giữa nội bộ trong công ty mà còn là nơi thể hiện phong cách, văn hóa mà công ty hướng tới góp phần hình thành hình ảnh thương hiệu trong tâm trí của nhân viên cũng như tạo ấn tượng cho đối tác khách hàng khi đến với công ty.
V. Tham khảo kinh nghiệm tổ chức cuộc họp của công ty Google
1. Không tổ chức các cuộc họp trừ khi cần thiết
Ngay trước khi dự định tổ chức một cuộc họp, bạn nên nghiêm túc đặt câu hỏi về mục đích của nó. Liệu nó có thực sự đáng giá để nhân viên của bạn gác lại tất cả mọi thứ khác và đi đến phòng hội nghị?
Trong cuốn sách “How Google Works”, Eric Schmidt, cựu CEO và chủ tịch điều hành hiện tại của Alphabet Inc., đã đề cập đến cách ông yêu cầu nhóm của mình xây dựng guideline cuộc họp cho tất cả nhân viên của Google.
Một trong những nguyên tắc đầu tiên là chỉ họp khi thấy hoàn toàn cần thiết. Nhân viên được khuyến khích không tổ chức các cuộc họp mà không có mục đích rõ ràng.
Các nghiên cứu cho thấy rằng gần 67% các cuộc họp đều vô dụng hoặc có thể giảm tải. Đây chính là lý do tại sao bạn cần xem xét lại chúng.
Bạn có thể áp dụng điều này cho doanh nghiệp của bạn bằng cách trả lời các câu hỏi sau mỗi lần có một lịch họp:
Mục đích đó có thể đạt được bằng việc gọi điện thoại hoặc gửi email không?
Đối với nhiều công ty hoạt động kém hiệu quả, dường như giải pháp đầu tiên cho bất kỳ trục trặc nào cũng là một cuộc họp điều hành lớn. Bạn cần phải học hỏi Google và cân nhắc điều này trước đưa ra quyết định đúng đắn cuối cùng.
2. Có agenda rõ ràng cho mọi cuộc họp
Một cuộc họp mà không có agenda và cấu trúc rõ ràng sẽ dễ bị kéo dài trong nhiều giờ. Để nâng cao năng suất làm việc, các cuộc họp của bạn luôn cần một phác thảo rõ ràng về các chủ đề sẽ được thảo luận. Quan trọng hơn, những người tham gia cần nhận được agenda đó ít nhất 24 giờ trước khi cuộc họp bắt đầu để có thể chuẩn bị tốt và đưa ra những đóng góp tích cực.
Marissa Mayer, cựu Giám đốc Điều hành của Google và là Giám đốc Điều hành của Yahoo! là một tấm gương tuyệt vời để bạn noi theo.
Tại Google, Marissa Mayer đã tổ chức gần 70 cuộc họp mỗi tuần và được coi là một trong những người ra quyết định sáng tạo và xuất sắc nhất. Một trong những yêu cầu quan trọng của bà đối với bất kỳ cuộc họp nào là phải có sẵn một agenda tốt. Bất kỳ nhân viên nào muốn gặp Marissa đều phải đưa ra agenda trước. Cách tiếp cận này đã giúp bà và các Giám đốc điều hành khác của Google giảm thiểu đáng kể số lượng các cuộc họp không quan trọng
3. Chọn người đưa ra quyết định sau cùng cho mỗi cuộc họp
Bạn có thường xuyên tham dự các cuộc họp mà mọi người đều có vai trò ngang nhau, khiến cho cuộc họp kết thúc trong bế tắc và không có bất kỳ cách nào tiến triển?
Thật đáng buồn, tình trạng này diễn ra rất phổ biến.
Đó chính là lý do tại sao Google yêu cầu mọi cuộc họp bắt buộc phải có một người chủ trì rõ ràng để đưa ra quyết định sau cùng. Đó là người sẽ kiểm soát cuộc họp, đặt ra agenda và quyết định thành phần tham dự. Nhờ vậy, ngay cả khi có rất nhiều tranh luận và bất đồng trong một cuộc họp, quyết định sau cùng vẫn được đưa ra để đảm bảo hướng đi tiếp theo cho công việc.
Bạn có thể áp dụng quy tắc này cho các cuộc họp ở mọi cấp độ. Ngay cả với cuộc họp nhóm nhỏ chỉ để brainstorm, hãy chắc chắn rằng bạn có một người làm chủ để cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
4. Mỗi người tham gia họp đều cần một lý do
Bạn có bao giờ cảm thấy chán nản hoặc xấu hổ khi không được mời đến một cuộc họp quan trọng hoặc cuộc họp liên phòng ban?
Nếu câu trả lời là có, thì bạn không đơn độc.
Kristen Gill, Phó Chủ tịch hoạt động kinh doanh của Google, tin rằng rất nhiều người được mời tham gia họp chỉ như một huy hiệu danh dự chứ không hề có đóng góp gì cho cuộc họp cả. Để thay đổi lối tư duy này, Kristen đã ban hành quy tắc 10 người tại Google, chủ trương rằng các cuộc họp không có càng ít người tham dự càng tốt, và con số không nên vượt quá 10 người.
Jeff Bezos thì có “nguyên tắc 2 chiếc pizza”, tức là số người tham gia 1 cuộc họp không vượt quá số suất ăn của 2 chiếc pizza có thể chia được.
Quả thực, nghiên cứu cho thấy các cuộc họp với ít hơn 10 người thường hiệu quả và thuyết phục hơn.
Cách đơn giản để đạt được điều này là bạn hãy đặt câu hỏi tại sao một người cụ thể được mời tham dự cuộc họp. Người đó có đóng góp trực tiếp gì trong cuộc họp hay không?
Đừng khuyến khích mọi người xuất hiện tại các cuộc họp chỉ để cảm thấy bản thân quan trọng hoặc đóng vai trò khán giả. Mỗi người tham dự đều cần một lý do chính đáng nhất định.
5. Vạch rõ các mục hành động và chỉ định trách nhiệm bằng phương pháp “Buck stops here”
Một trong những lý do chính khiến hầu hết các cuộc họp lãng phí thời gian là vì mọi người tụ tập, thảo luận các ý tưởng khác nhau nhưng không xác định rõ ràng các mục hành động và trách nhiệm của từng người.
Khi bạn không phân công trách nhiệm rõ ràng, mọi người đều tư duy giả định rằng người khác sẽ thực hiện công việc.
Google đã từng gặp phải vấn đề tương tự. Nhưng họ đã chống lại nó bằng phương pháp “Buck stops here” (Trách nhiệm này dừng lại tại đây), hiểu đơn giản là mọi mục hành động được xác định trong một cuộc họp cần phải có thời hạn và một người chịu trách nhiệm trực tiếp. Điều này tương tự như D.R.I. (Directly Responsible Individual – cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp), một cách tiếp cận được sử dụng tại Apple.
Quy tắc này áp dụng cho tất cả các cuộc họp, bao gồm cả các cuộc họp brainstorm và đưa ra ý tưởng. Một khi cuộc họp được tổ chức, nó không thể kết thúc mà không có các mục hành động được gắn với trách nhiệm rõ ràng.
Cách tiếp cận đơn giản này đã giúp Google hoàn thiện và phát hành hơn 100 tính năng của Google+ trong 90 ngày.
6. Gạt bỏ quan điểm cá nhân và hợp lý hóa việc ra quyết định bằng phương pháp tiếp cận theo hướng dữ liệu
Google đồng nghĩa với sự đổi mới và thử nghiệm liên tục. Những người sáng lập Google tuân theo nguyên tắc “khởi động chiến lược sớm và thường xuyên” trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp.
Điều này cho phép họ nhanh chóng thử nghiệm các sản phẩm và tính năng mới trên các mẫu nhỏ đối tượng, từ đó đo lường được hiệu suất và thực hiện thay đổi.
Nhờ vào văn hóa này, quá trình ra quyết định tại Google hoàn toàn dựa trên bằng chứng dữ liệu chứ không phải ý kiến cá nhân. Đây cũng là một trong những điểm chính trong “9 khái niệm đổi mới” của Marissa Mayer.
Ví dụ: Khi hai nhà thiết kế đưa ra các biểu tượng và kết hợp màu sắc khác nhau cho nút call-to-action, người chiến thắng không được chọn dựa theo sở thích cá nhân. Thay vào đó, cả hai mẫu thiết kế đều được thử nghiệm trên một mẫu đối tượng nhỏ và thiết kế nào hiệu quả hơn sẽ được công nhận.
Cách tiếp cận tương tự nên được thực hiện trong các cuộc họp để góp phần xây dựng và thúc đẩy văn hoá minh bạch trong doanh nghiệp. Đừng để một quyết định được đưa ra mà không có bằng chứng rõ ràng về dữ liệu.
7. Thoát khỏi Email, smartphone và các phiền nhiễu không cần thiết khác
Nghiên cứu cho thấy gần 87% mọi người nghĩ rằng việc nghe điện thoại và nhắn tin trong các cuộc họp chính thức là không phù hợp. Tuy nhiên, đa số mọi người lại đang làm điều đó.
Nếu sử dụng smartphone hoặc laptop trong một cuộc họp quan trọng có nhịp độ nhanh, không những bạn bị mất tập trung mà người khác cũng cảm thấy phiền nhiễu. Điều này càng tồi tệ hơn khi một số công ty cho phép uống trà và ăn đồ ăn nhẹ trong các cuộc họp.
Loại bỏ những thói quen này không hề dễ dàng bởi vì nó là một phần của văn hóa doanh nghiệp. Chính Eric Schmidt đã thừa nhận rằng rất khó để thuyết phục nhân viên đóng laptop lại trong các cuộc họp, tuy nhiên Google vẫn cố gắng thay đổi.
Bạn có thể lấy thêm cảm hứng từ cách nhân viên của Nhà Trắng thực hiện điều này trong cuộc họp. Họ đều được yêu cầu dán tên của mình lên smartphone và để chúng trong một chiếc giỏ ở bên ngoài phòng họp.
8. Đẩy nhanh việc ra quyết định bằng các cuộc họp đứng (stand-up meeting)
Các stand-up meeting thường được coi là một phần của văn hóa khởi nghiệp. Nhưng còn hơn cả thế, một nghiên cứu tại Đại học Washington cho thấy mọi người có xu hướng năng động, hào hứng và năng suất hơn khi tham gia các stand-up meeting.
Trong hầu hết các status update meeting, người tham gia cần phải đứng chứ không được ngồi ghế. Bạn cũng có thể áp dụng điều này cho các loại cuộc họp khác.
Kristen Gill thậm chí ủng hộ việc đi lại trong các cuộc họp khi có nhu cầu. Triết lý của bà tại Google rất đơn giản – nếu quyết định đang chờ họp để được xử lý, nó cần được xử lý ngay lập tức, kể cả khi cần phải đi vào văn phòng của người ra quyết định và thảo luận bằng một stand-up meeting.
9. Giữ các cuộc họp không vượt quá 15 phút
Theo luật Parkinson, các cuộc họp của công ty chỉ nên diễn ra trong ít hơn hoặc bằng 15 phút. Đừng lên kế hoạch cho một cuộc họp liên tục trong 1 hoặc 2 giờ đồng hồ. Tất nhiên, không phải tất cả các cuộc họp đều có thể kết thúc nhanh chóng, nên bạn cần linh hoạt nếu có nhu cầu chính đáng để kéo dài thời gian.
Marissa Mayer thường tổ chức các cuộc họp 10 phút với thành viên trong nhóm của mình tại Google. Theo cách nói của bà, các cuộc họp ngắn khiến bạn tập trung hơn và được nhiều hơn.
Thời gian 15 phút cũng mang ý nghĩa khoa học. Theo người phụ trách TED Chris Anderson, 18 phút là cột mốc thú vị để thu hút sự chú ý của mọi người. Bất kỳ thứ gì xung quanh con số này đều dẫn đến năng suất và sự chú ý cao hơn. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi hầu hết các bài diễn thuyết của TED đều kéo dài từ 15-18 phút.
10. Tính toán và ghi lại chi phí của mỗi cuộc họp để tạo nhận thức
Mỗi khi bạn và nhân viên của bạn có một cuộc họp, nhiều chi phí trực tiếp và gián tiếp có liên quan. Mức lương của bạn là chi phí liên quan rõ ràng nhất. Các nghiên cứu cho thấy một khi một nhân viên rời khỏi bàn làm việc cho một cuộc họp, họ thường mất khoảng 25 phút để tái tập trung vào công việc.
Hầu hết mọi người không nhận ra rằng các cuộc họp đều bao gồm chi phí. Nếu có, chắc chắn họ sẽ nhận thức tốt hơn về cách dành thời gian làm việc.
Bạn có thể thực hiện đơn giản bằng cách ghi lại chi phí các cuộc họp và chia sẻ với nhân viên vào cuối tháng. Khi các con số nói lên rằng nhân viên đã dành 30-35 giờ cho các cuộc họp cùng với chi phí của nó, chắc hẳn nhân viên của bạn sẽ cẩn thận hơn trong tương lai.
11. Thiết lập hẹn giờ để đẩy nhanh tiến độ cuộc họp
Các cuộc họp của bạn rất dễ bị lạc đề do các cuộc tranh luận nóng hoặc các cuộc thảo luận về sản phẩm sáng tạo. Nhưng như đã nói ở trên, các cuộc họp đều có chi phí nhất định, vì vậy bạn cần phải giữ cho chúng đi đúng hướng giống như agenda.
Jake Knapp, Đối tác thiết kế tại GV (nhánh đầu tư của Google), đã đạt được điều này với một bộ hẹn giờ đơn giản. Đối với các cuộc họp 30 phút, Jack sẽ thiết lập bộ hẹn giờ và đặt nó ở một nơi mà tất cả những người tham gia có thể nhìn thấy. Quy tắc rất đơn giản – ngay khi bộ hẹn giờ đổ chuông thì cuộc họp kết thúc.
Bộ hẹn giờ có hiệu ứng tâm lý mạnh mẽ, giúp tạo ra cảm giác cấp bách với tất cả những người tham gia cuộc họp. Nếu ai đó được phép nói chuyện trong vòng 5 phút và vượt quá thời gian của mình, bộ hẹn giờ đảm bảo mọi người đều biết ai sẽ phải chịu trách nhiệm cho việc cuộc họp bị kéo dài.
Tag: tnhh việt á cp mại an cổ bỉ việt-nhật hoàng dương hà dona nam dpc giáo dục vjcc gd qt sợi hàn vận hỗn hiệp xã xnk ja khang nhập khẩu ktc đt sx tm my & dịch medaz star đức cường tvxd sạn tuấn vinaco vno vật vương viễn xd vốn vay so sánh vũ dv anh khánh mtv phúc vạn vilexim máy tùng dầu nhờn quốc miyata lắp dạ thịnh cics rosemont âu vinanippon vinh hoà thơ nhôm đúc kim lc thái land trang y hồng phú sơn tây xơ lạng vinicorp nhánh thiên phố tân vọng hậu khoán rồng tuyến du xe tphcm quyền (cis law firm) sáp đấu tĩnh đà nẵng trái phiếu tt sài gòn nagecco (nagecco) cn miền bắc (tập đoàn geleximco) quân chuyển giao phước tp hcm (imexco) rai ( vinagimex bê tông tô đô khai thủ bệnh viện tuyển 3m đay powerpoint hùng thầu chất in procaffe lê hải (sơn bàng) thanh liệt savimex bích diện mỹ (hartexco) kiện vĩnh cmg machiko vic nguyễn tht tam thạnh củ c&c daedong thâm savico hnx song yên thủy nông bôn đòi nợ thuê địa phức softwin thép quang hiền hưng kiều dũng quảng cáo nhạc ngãi 705 vef hikari tanico gaa group mai akina asahi châu jtc tkv holdings daystar himari hasu himawari hạnh japan link kwh v&k nozomi ncc olv sora victory úc đào mạng tia slide khoáng thác (se) vượng lừa đảo tmqt act g coop quỳ website nhung hương ân chăn nuôi cảng tín tmdv xương sx-tm bếp (procaffe) hợp) ngọc (icd) jasa cẩm phả hệ thống giang khiêm phạm vamc avn cad sunshine nab thị isd giai aone vịnh newway knp (ica) mê btc hp auserco vũng tàu ocd sen nha vna vicen bì cmc fpt ht nhtm nics cts itech (cmc si) dgreen truyền boviet vina lào coecco qk4 la lộc phùng may tứ mệnh hoả ttq vi grand thọ găng dv-tm tay gạch ngói (hopthanhthinh) khuôn mst mười đỏ dệt sân 99 lạt bái cpxd tv&xd lưới htd kỷ laco nhựa pccc quận tbyt thuốc bvtv vệ tử balo túi xách ba lô dca hkb tmsx kt plastic lạnh pt t&t sinh đan vĩ dnt huỳnh logistics 62 thtp vải kalas kông mekong lâm lam lớp nối tấn jpvt vinayuuki jinno sado savavina sunrise s a stv viglacera (vinicorp) vân canh number one ayunpa vilcom mail gmail hiểm dhl đặc ipa vita ii bicsol hiếu sein asia tuyên lân tiền 69 (vaxuco) geleximco vincom đăng khanh saq nhiêu tăng stc rủi ro daewoo nổ băng keo honda cpđt kịch form sổ 12 pha cà phê bds bán bước nhảy beurer ninh nhơn evatech vn giầy giày jsc nomura thổ mua schneider navina ama technology sóc hỏa mộc (việt nam) vitraco yến lão asean al dpt psd vincommerce tuniver kst fa 5pm osc nasa hòn 1s tuyen investment javiet sắt