Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần phải chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động đó
2. Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội của đơn vị sử dụng lao động
Căn cứ theo Khoản 3, Điều 47 Bộ Luật lao động 2012 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.
Theo Khoản 5, Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định về trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động phối hợp với cơ quan bảo hiểm tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Như vậy, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động và người lao động không thể tự đi chốt sổ được.
3. Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động
Người sử dụng lao động cần chuẩn bị các thủ tục sau đây để chốt sổ BHXH cho người lao động chấm dứt hợp đồng lao động.
Đơn vị sử dụng lao động cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH đó.
Hồ sơ chuẩn bị cần có để báo giảm lao động:
Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT(mẫu D02-TS theo QĐ 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế QĐ 959)
Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có)
Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người)
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
Đơn vị sử dụng lao động hoàn thiện các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý
Căn cứ theo quy định tại Tiết 1.2 Điểm b Khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 bao gồm những giấy tờ sau:
Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).
Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ
Các tờ rơi của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.
01 công văn chốt sổ của đơn vị – mẫu D01b-TS
Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có)
Hoàn tất các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý với hình thức qua mạng bằng phần mềm BHXH hoặc gửi qua đường bưu điện.
4. Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Căn cứ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 47 Bộ luật lao động năm 2012 :
”Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”
Như vậy, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động thì công ty có trách nhiệm chốt sổ và trả sổ bảo hiểm xã hội cho, trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.
5. Trường hợp công ty không chịu chốt sổ bảo hiểm, cần làm gì khi công ty không chốt sổ bảo hiểm
Trường hợp công ty không chốt và trả sổ BHXH cho bạn xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của bạn thì bạn có quyền khiếu nại đến cơ quan bảo hiểm xã hội theo quy định tại Khoản 1 Điều 118 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 hoặc khởi kiện ra Tòa án theo quy định tại Khoản 1 Điều 201 Bộ luật Lao động 2012:
“Điều 118. Khiếu nại về bảo hiểm xã hội
1. Người lao động, người đang hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hằng tháng, người đang bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội và những người khác có quyền đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định, hành vi của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.”
“Điều 201. Trình tự, thủ tục hòa giải tranh chấp lao động cá nhân của hòa giải viên lao động
1. Tranh chấp lao động cá nhân phải thông qua thủ tục hòa giải của hòa giải viên lao động trước khi yêu cầu tòa án giải quyết, trừ các tranh chấp lao động sau đây không bắt buộc phải qua thủ tục hòa giải:
a) Về xử lý kỷ luật lao động theo hình thức sa thải hoặc tranh chấp về trường hợp bị đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động;
b) Về bồi thường thiệt hại, trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng lao động;
c) Giữa người giúp việc gia đình với người sử dụng lao động;
d) Về bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, về bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật về bảo hiểm y tế.
đ) Về bồi thường thiệt hại giữa người lao động với doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.”
6. Nghỉ ngang công ty có chốt sổ bảo hiểm không
Việc bạn nghỉ ngang bạn sẽ không được hưởng trợ cấp thôi việc, phải bồi thường cho công ty nửa tháng tiền lương và số tiền tương ứng với thời gian không báo trước khi nghỉ việc; nếu công ty có đào tạo bạn trong quá trình làm việc, bạn còn phải hoàn trả chi phí đào tạo. Tuy nhiên, bạn vẫn có quyền yêu cầu công ty chốt sổ bảo hiểm xã hội và trả lại cho bạn.
7. Công ty nợ bảo hiểm có chốt sổ được không
Trường hợp chốt sổ bhxh khi công ty phá sản nợ tiền bảo hiểm là trường hợp không phải là hiếm gặp.
Tại Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế có quy định như sau:
Đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.
Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.
Bạn hoàn toàn có thể yêu cầu Doanh nghiệp tiến hành đóng đủ số tiền BHXH cho cá nhân bạn theo như quy định trên. Sau đó cơ quan BHXH sẽ chốt sổ cho bạn.
Trường hợp công ty vẫn không có khả năng đóng đủ thì cơ quan BHXH sẽ chốt sổ đến thời điểm bạn đã được đóng BHXH đầy đủ.