Hóa đơn khách sạn là gì?
Hóa ở đây là hàng hóa, dịch vụ. Đơn là bảng kê, danh sách đơn hàng. Có thể hiểu rằng hóa đơn là bảng kê khai danh sách các loại hàng hóa, dịch vụ, thông tin liên quan (chi phí mua hàng, sử dụng dịch vụ, v..v..).
Trong kinh doanh khách sạn, hóa đơn là chứng từ thương mại thể hiện quan hệ mua bán hoặc trao đổi giữa các chủ thể khi sử dụng dịch vụ như đặt phòng, nghỉ ngơi, ăn uống, vui chơi, giải trí.. Hóa đơn có ý nghĩa giữa hai bên đối tác. Nó là giấy chứng nhận cho sự chuyển nhượng hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên.
Ngày nay trong ngành kinh doanh khách sạn, hóa đơn được khách hàng chấp nhận và xem đó như một loại xác nhận quyền sở hữu hợp pháp sản phẩm, dịch vụ mình đã mua trong thời gian nghỉ dưỡng.
Bên cạnh việc giúp nhà đầu tư quản lý khách sạn dễ dàng hơn, hóa đơn còn được dùng để làm chứng từ gốc trong kế toán. Các chủ đầu tư sẽ căn cứ vào hóa đơn để xác định tình trạng kinh doanh của khách sạn trong từng thời điểm.
Hóa đơn bán ra của khách sạn là các dịch vụ như chất lượng phòng nghỉ, đồ ăn uống, khu vui chơi giải trí,…Nói cách khác, loại hóa đơn này chỉ đơn thuần ghi nhận doanh thu dịch vụ.
Cách viết hóa đơn khách sạn? Khi nào cần viết hóa đơn?
Hóa đơn khách sạn bao gồm 2 loại.
- Hóa đơn doanh thu
Loại hóa đơn này giống như bill thanh toán các dịch vụ mà khách sạn cung cấp cho khách lưu trú.
- Hóa đơn mua hàng
Dạng hóa đơn này bao gồm các chi phí xây dựng và quản lý khách sạn: tiếp khách, chi phí văn phòng phẩm, điện nước, Internet, v..v..
Đối với hóa đơn doanh thu, nhân viên sẽ lập hóa đơn vào ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ. Sau khi check-out, nhân viên sẽ kiểm tra phòng, báo lại các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng (ăn uống, đi lại, giải trí,..) để tiến hành thanh toán.
Tại một số khách sạn khách hàng cần đặt cọc tiền theo tỉ lệ nhất định cho những dịch vụ mà khách hàng muốn sử dụng. Hai bên sẽ tiến hành viết hóa đơn. Đây giống như lời cam kết của khách sạn với khách hàng, rằng sẽ cung cấp đầy đủ tất cả các dịch vụ mà khách yêu cầu.
Đối với trường hợp khách hàng trả trước 100% thì có thể xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu và tính thuế GTGT trong thời điểm đó.
Thế nào là hóa đơn khách sạn hợp lệ?
Để đảm bảo tính pháp lý, cách viết hóa đơn khách sạn phải chính xác và hợp lệ theo các tiêu chuẩn của pháp luật.
Hóa đơn khách sạn phải đáp ứng đúng 3 điều kiện là hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. Hợp lý ở đây là nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền, tên, địa chỉ, mã số thuế…được thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh khách sạn trong phạm vi được cấp phép.
Còn hóa đơn khách sạn hợp lệ là phải phù hợp với các thông lệ. Cụ thể là hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn ví dụ:
- Ngày, tháng lập hóa đơn
- Thông tin bên mua và bán (họ tên khách hàng, khách sạn cung ứng dịch vụ, mã số thuế, phương thức thanh toán,..)
- Tên hàng hóa, loại dịch vụ sử dụng
- Đơn vị tính, số lượng dịch vụ, thành tiền, thuế,…
- Tổng chi phí cần thanh toán cho các hàng hóa, dịch vụ
Để một hóa đơn được tính là hợp lệ, hợp pháp thì ngoài những thông tin trên, hóa đơn cần có:
- Chữ kí bên mua – bán
- Chữ kí giám đốc
- Dấu liên quan
- v..v..
Tag: hạch mẫu thuê hướng dẫn hải