Theo quy định thì hóa đơn đã lập và kê khai thuế mà phát hiện sai sót thì người bán cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn và 4 lưu ý quan trọng khi lập biên bản này:
I. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
Sai sót là điều khó tránh khỏi trong quá trình sử dụng hóa đơn. Theo hướng dẫn tại Khoản 3 điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đồng thời người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả hai bên ghi rõ sai sót
– Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
– Sau đó, bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh và cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
Dưới đây là 03 mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cho các trường hợp:
- Mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai đơn giá
- Mẫu biên bản điều chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty
- Mẫu biên bản điều chỉnh chung cho các trường hợp khác
II. 4 Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
Người bán khi lập Biên bản điều chỉnh (BBĐC) hoá đơn cần chú ý:
- Ngày trên BBĐC hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày.
- Nội dung trên BBĐC phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.
- Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, ngoài việc lập BBĐC hóa đơn viết sai thì doanh nghiệp còn phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Đối với hóa đơn điện tử thì BBĐC cho hoá đơn điện tử sẽ được bên bán và bên mua ký điện tử và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Trường hợp người mua không có chữ ký điện tử thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận bằng giấy ghi rõ sai sót có chữ ký của người bán và người mua. (Theo hướng dẫn của Tổng cục thuế tại Công văn 3441/TCT-CS ngày 28/9/2019)
Ngoài ra, theo Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về Điều chỉnh hoá đơn bao gồm cả Hoá đơn điện tử thì với các trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
III. Phân biệt Biên bản điều chỉnh và Biên bản huỷ hoá đơn điện tử
Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP thì 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân và hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 1/11/2020. Do còn khá mới mẻ, nhiều kế toán còn bối rối trong việc sử dụng biên bản điều chỉnh hay biên bản huỷ hoá đơn điện tử.
- Về trường hợp sử dụng:
– Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử: dùng khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế
– Biên bant hủy hóa đơn điện tử: dùng khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế.
- Về tính bắt buộc của chữ ký điện tử:
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì BBĐC hoá đơn điện tử bắt buộc có chữ ký điện tử giữa bên bán và bên mua, còn biên bản huỷ hoá đơn không bắt buộc.
Tuy nhiên hiện nay để tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong khoảng thời gian chuyển tiếp áp dụng hoá đơn điện tử (từ 1/11/2018 đến 31/10/2020), Tổng cục Thuế vẫn cho phép doanh nghiệp sử dụng Hoá đơn điện tử có thể lập BBĐC trên giấy và ký tay.
IV. Phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn đáp ứng đầy đủ mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
meInvocie.vn là phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi MISA – thương hiệu uy tín 25 năm trong linh vực giải pháp công nghệ thông cho ngành tài chính – kế toán. Phần mềm hóa đơn điện tử của MISA được chứng nhận kết nối thành công với Cơ quan thuế và đáp ứng đầy đủ toàn bộ nghiệp vụ theo yêu cầu về hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn, kế toán có thể dễ dàng tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo từng trường hợp cụ thể như sai tên, sai đơn giá, sai địa chỉ công ty bằng biểu mẫu có sẵn trên hệ thống. Việc ký số trên BBĐC hóa đơn cũng được thực hiện nhanh chóng và gửi tới khách hàng tức thời.
Tag: sửa đặt in amis đổi chữa máy kiotviet xe