Hóa Đơn Giấy Là Gì – Nhược Điểm Của Hóa Đơn Giấy

 Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Có 4 đặc điểm để phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy: Căn cứ vào số liên: hóa đơn điện tử không có trường liên; Trường ký hiệu trên hóa đơn; Hóa đơn điện tử có trường thông tin: “Hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” trong trường hợp là hóa đơn điện tử chuyển đổi hóa đơn giấy; Chữ ký

1. Căn cứ vào số liên: hóa đơn điện tử không có trường liên

Cụ thể: Phần mẫu số của hóa đơn giấy là 01GTKT3 hoặc 01GTKT2 nghĩa là 2 hoặc 3 liên. Trong khi đó, mẫu số hóa đơn điện tử là 01GTKT0 nghĩa là 0 liên.

2. Trường ký hiệu trên hóa đơn

• Ký hiệu của hóa đơn điện tử tận cùng bằng E, ví dụ: SV/18E

• Ký hiệu của hóa đơn giấy (đặt in, tự in) tận cùng bằng P, T, ví dụ: SV/18P hoặc SV/18T

3. Hóa đơn điện tử có trường thông tin: “Hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” trong trường hợp là hóa đơn điện tử chuyển đổi hóa đơn giấy.

4. Chữ ký

• Hóa đơn điện tử: chữ ký số

• Hóa đơn giấy: ký tay, dấu đỏ

Nhược điểm của hóa đơn giấy

Bất cập đầu tiên khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy phải kể đến thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn rườm rà, mất nhiều thời gian chờ đợi được phê duyệt. Sau khoảng 7 ngày chờ đợi, doanh nghiệp phải đem mẫu hóa đơn đã được đăng ký tới xưởng in để đặt in một số lượng nhất định để lưu trữ.

Giá in mỗi quyển hóa đơn xê dịch từ khoảng 350.000 – 500.000 đồng/quyển. Thông thường doanh nghiệp sẽ in chừng 5 – 10 quyển mỗi lần tương ứng với khoảng 2 – 5 triệu đồng.

Việc quản lý hóa đơn cũng đặc biệt cẩn thận bởi nếu để mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải làm những giải trình rất chi tiết với cơ quan thuế. Hàng tháng, kế toán doanh nghiệp phải thống kê số hóa đơn đã sử dụng và hóa đơn bị hỏng do gạch xóa, hóa đơn chưa sử dụng để cơ quan thuế kiểm soát.

Ngoài ra, trong quá trình tạo lập háo đơn, kế toán phải làm mọi thao tác thủ công với giấy than và viết tay các thông tin. Công việc viết hóa đơn bị sai sót là chuyện thường xuyên xảy ra và do vậy, việc báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn sẽ mất nhiều thời gian hơn.

Tuy nhiên những bất cập kể trên vẫn chưa phải là ám ảnh lớn nhất của doanh nghiệp với hóa đơn giấy. Điều mà nhiều doanh nghiệp lo lắng khi sử dụng hóa đơn giấy là tình trạng hóa đơn giả, hóa đơn không còn giá trị sử dụng tràn lan trên thị trường.

Hiện nay, mức phạt cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn trái phép từ 20 – 50 triệu đồng và có thể phạt hình sự nếu như hành vi này nghiêm trọng. Với những bất cập kể trên, có lẽ ít doanh nghiệp nào muốn sử dụng hóa đơn giấy trong khi hóa đơn điện tử lại có thể khắc phục hết nhược điểm đó và còn tiết kiệm chi phí.

Xử lý hóa đơn giấy viết sai

1. Cách xử lý hóa đơn viết sai đối với hoá đơn viết sai nhưng chưa giao cho người mua. (Dù là đã xé khỏi cuống hay chưa xé khỏi cuống).

Đối với trường hợp này khi kế toán lập hoá đơn bị sai với bất cứ lỗi nào. Thì các bạn áp dụng cách xử lý hóa đơn viết sai như sau:

  –  Bước 1: Gạch chéo tất cả các liên của hoá đơn viết sai và lưu giữ.

  –  Bước 2: Lập lại hoá đơn mới. (Hoá đơn mới ghi ngày xuất lại hoá đơn, không phải ngày của hoá đơn cũ)

Ví dụ: Ngày 15/08/2018 các bạn xuất hoá đơn nhưng bị viết sai tên hàng hoá. Thì kế toán chỉ cần gạch chéo các liên của hoá đơn viết sai này. Sau đó xuất lại hoá đơn mới ở ngày hiện tại.

Cụ thể:

+ Trường hợp chưa xé khỏi cuống thì kế toán gạch chéo cả 03 liên và để nguyên tại cuống, sau đó xuất hoá đơn mới.

+ Trường hợp đã xé khỏi cuống kế toán cũng gạch chéo 03 liên và lưu lại. (Các bạn có thể bấm ghim hoặc dính lại luôn tại cuống để sau này dễ tìm và tránh thất lạc).

 LƯU Ý:

  + Kế toán không được xé hay vứt bỏ hoá đơn bị sai này mà phải lưu lại để giải trình với Cơ quan thuế khi cần.

  + Các hóa bị lập sai này sẽ được điền vào cột số (15) – Cột XÓA BỎ khi làm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

2. Cách xử lý hóa đơn viết sai đối với hoá đơn viết sai và đã giao cho người mua.

2.1 Bên bán và bên mua CHƯA KÊ KHAI Cách xử lý hóa đơn viết sai như thế nào?

Đối với trường hợp này Cách xử lý hóa đơn viết sai như sau:

Bước 1: Hai bên lập Biên bản thu hồi hoá đơn và bên bán thu lại các liên của số hoá đơn đã viết sai.(Biên bản thu hồi phải thể hiện được lý do thu hồi hoá đơn).

Bước 2:  Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ hoá đơn lập sai và xuất lại hoá đơn mới.

 2.2 Cách xử lý hóa đơn viết sai đối với hoá đơn ĐÃ KÊ KHAI mới phát hiện ra sai sót.

Theo khổ cuối của khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC.

“Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.” 

TRƯỜNG HỢP 1Bên bán xuất hoá đơn bị sai nhưng KHÔNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỐ TIỀN.

Nếu CHỈ bị sai sót về tên, địa chỉ của bên mua (Tức là các chỉ tiêu đều đúng ngoại trừ hai chỉ tiêu tên và địa chỉ người mua). Cách xử lý hóa đơn viết sai là chỉ cần làm biên bản điều chỉnh mà KHÔNG CẦN XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH.

TRƯỜNG HỢP 2: Cách xử lý hóa đơn viết sai đối với các sai sót còn lại đối với trường hợp đã kê khai này thì chúng ta xử lý như sau:

Bước 1: Hai bên lập Biên bản điều chỉnh sai sót.

Bước 2: Người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót.

Một số lưu  ý khi lập hoá đơn điều chỉnh:

+ Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…

+ Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

+ Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

 

 

 

Tag: gì quy set a5 a4 atm tiếng anh hủy bay mực nữa sang dùng song hạn chót form ủy quyền giới thiệu gắn máy gtgt năm 2019 k80 lẻ lắp mục đích đâu tẩy nên ngừng đề nghị phương pháp kinh nhận thanh xin pos đóng rẻ tra cứu vừa xác thay xprinter 2018 80mm nhiệt qua lệ carbon lực cầu sơn bao giờ nộp độc