Lắng Nghe Góp Ý Của Nhân Viên – Cách Đơn Giản Nhất Để Doanh Nghiệp Đạt Thành Công

 Lắng nghe và thu thập ý tưởng

 Bạn có những nhân viên giỏi, cầu tiến và luôn có tư duy đổi mới, sáng tạo. Bí quyết là bạn phải biết họ là ai, họ có những ưu điểm gì để khuyến khích họ chia sẻ thông tin, đề ra những phát kiến mới. Họ là những người luôn gần gũi với doanh nghiệp và khách hàng, thích phát triển các ý tưởng mới và biết lắng nghe. Vai trò họ có thể đảm nhiệm giúp bạn là quản lý dự án dù thẩm quyền chính không nhiều. Hãy khích lệ, tạo động lực và lắng nghe ý tưởng của họ. Đánh giá cao sự đóng góp ý kiến của họ để họ tiếp tục phát triển ý tưởng sáng tạo. Họ sẽ là những đôi chân của bạn trên mặt đất.

 Bạn cần tôn trọng những đề xuất ý kiến cho công ty, dù là đề xuất ngây thơ nhất, để khuyến khích tinh thần đưa ý kiến góp ý tại doanh nghiệp
1. Tại sao hầu hết lãnh đạo xin ý kiến đều không nhận được ý kiến trung thực nào từ nhân viên

 Trong các cuộc họp hàng tháng của bộ phận. Giám đốc bộ phận đột nhiên hỏi nhân viên: “Có anh chị nào có đóng góp ý kiến cho phòng mình không? Cứ thẳng thắn trao đổi bây giờ với tôi!”

 Kết quả là anh ta chỉ nhận được những câu trả lời như: “Mọi chuyện đều tốt mà anh!” hoặc “Chưa có điều gì chưa hài lòng ạ.”

 Đây là tình huống phổ biến ở hầu hết các công ty khi lãnh đạo hỏi nhân viên về góp ý. Sự thật là nhân viên đều có điều muốn nói nhưng lại không dám nói ra, hoặc chưa nghĩ đến một lời thích hợp. Kết quả, lãnh đạo không nhận được bất kì ý kiến nào có giá trị, và nhân viên thì vẫn không hài lòng vì không được nêu lên ý kiến của mình.

 Vậy tại sao lại xảy ra điều này

 – Lãnh đạo hỏi quá đột ngột, chưa đủ thời gian cho nhân viên nghĩ đến một góp ý thật lòng và cách nói sao cho thích hợp.

 – Việc hỏi xin góp ý giữa cuộc họp (tuy là nội bộ) này khiến họ cảm thấy không có không gian riêng tư để thẳng thắn trao đổi, đơn giản vì họ vẫn là nhân viên, lãnh đạo vẫn là lãnh đạo.

 – Người lãnh đạo chỉ hỏi chung chung mà không giới hạn rõ ràng cho phản hồi về công việc hay môi trường làm việc, khiến nhân viên không biết bắt đầu nói từ đâu

 2. Kỹ năng kêu gọi góp ý cho sự phát triển công ty

 – Luôn nhắc đi nhắc lại với nhân viên về văn hóa góp ý

 – Hướng dẫn nhân viên thực hiện quyền góp ý bao gồm cách gửi góp ý, gửi cho ai, gửi vào thời gian nào (có thể là phát biểu trong buổi họp, hoặc viết góp ý gửi vào hòm thư góp ý tại công ty)

 – Dẫn chứng những trường hợp tiêu biểu có được sự thay đổi tích cực từ những góp ý của chính bản thân

 – Lợi ích của hòm thư đóng góp ý kiến công ty, đó là nhân viên có thể góp ý dưới dạng ẩn danh để trao đổi những gì đang bức xúc

 – mẫu thư góp ý cho công ty nên có những câu hỏi, câu hướng dẫn chi tiết giúp nhân viên xác định được vấn đề cần trao đổi. Các câu hỏi thiết thực và chi tiết có thể là:

 + Có điều gì cản trở bạn hoàn thành dự án này không?

 + Có điều gì khiến bạn không hài lòng trong cách tổ chức cuộc họp của bộ phận mình không?

 + Tôi có thể làm gì để hỗ trợ bạn liên hệ với khách hàng?

 + Tôi có thể làm gì để lần họp tới hiệu quả hơn?

 Càng đưa ra câu hỏi cụ thể về từng dự án, từng vấn đề trong công việc, giao tiếp, môi trường làm việc thì khả năng lãnh đạo nhận được góp ý thẳng thắn từ nhân viên càng cao. Chỉ cần không thờ ơ, qua loa mà thường xuyên hỏi để khuyến khích đối thoại như trên thì nhân viên sẽ mở lòng cho những góp ý thẳng thắn

 3. Thiết lập hòm thư & thủ tục tiếp nhận ý tưởng đóng góp cho công ty

 Bước 1. Thiết kế hòm thư góp ý với 1 khe bỏ thư và 1 ổ khóa, hình thức hòm thư cần thân thiện, dễ nhìn. Hòm thư nên được thiết kế những gam màu lạnh: xanh lá cây, xanh da trời, xanh lơ,…

 Bước 2. Đặt hòm thư góp ý tại những địa điểm mà tất cả mọi người có thể tiếp cận (nhà ăn, hành lang, lối đi lại). Hòm thư nên bố trí xa khối văn phòng, khu vực làm việc của quản lý,…, để tránh tâm lý lo lắng, sợ sệt của NLĐ.

 Bước 3. Thông báo với công nhân rằng họ có thể viết ra giấy những góp ý, phàn nàn hay sáng kiến của mình để cải tiến hoạt động bộ phận sản xuất của mình hoặc của cả nhà máy và bỏ vào hòm thư góp ý.

 Bước 4. Cử một cán bộ quản lý thường xuyên lấy thư từ hòm thư góp ý, có thể 1 tuần/1 lần và lấy trong giờ hành chính. Thư lấy ra sẽ được mang ngay về phòng làm việc của cán bộ, tránh làm thất lạc thư. Tất cả các thư sẽ được trả lời trong vòng 3 ngày, thư trả lời sẽ được dán trên bảng thông báo hoặc phổ biến trực tiếp với toàn thể NLĐ.

 Bước 5. Nên lập 1 Ban phụ trách việc rà soát và xử lý thông tin thu thập được trong hòm thư góp ý, lựa chọn các sáng kiến, góp ý có thể thực hiện được và đề xuất biện pháp cải tiến. Ban phụ trách gồm: Đại diện BGĐ công ty, Trưởng phòng nhân sự, Chủ tịch Công đoàn và Quản đốc phân xưởng.

 Bước 6. Triển khai các sáng kiến, góp ý hay và hữu ích ngay sau khi cấp trên đồng ý, và giải đáp cho NLĐ biết những ý kiến không thực hiện được.

 Bước 7. Tuyên dương và thưởng cho những công nhân có những sáng kiến, góp ý hay để thể hiện sự ghi nhận của công ty cho những đóng góp của công nhân. Ví dụ: Dán thông tin kèm ảnh của NLĐ có sáng kiến hay lên bảng thông báo của toàn công ty; thưởng nóng cho NLĐ; ghi nhận và lưu hồ sơ để xét bình bầu danh hiệu vào cuối tháng/quý/năm
Tag: xây dựng trúc việt đảng ủy ajinomoto du lịch tập thaco hải toán vinamilk tnhh mô sinh cáo