Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ

Hóa đơn điện tử hợp lệ là như thế nào

 Cũng giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:

• Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn

• Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế

• Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế

 Nội dung hàng hoá dịch vụ:

• STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
• Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng  tiền thanh toán.
• Tiền hàng bằng chữ
• Người  mua hàng, người bán hàng
• Ký và đóng dấu của người bán hàng

 So với hóa đơn giấy, các tiêu chí của Hóa đơn điện tử có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn điện tử ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:

• Bản thể hiện hóa đơn điện tử
• Hóa đơn điện tử không có liên
• Ký hiệu số Serial
• Chữ ký điện tử
• Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
• Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

 Một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ:

 – Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

 – Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

Cách tra cứu tính hợp lệ của hóa đơn điện tử

 Do hóa đơn điện tử được chia thành 2 nhóm sử dụng là có mã xác thực và không có mã xác thực của cơ quan thuế nên sẽ có 2 cách tra cứu hóa đơn điện tử tương ứng với 2 nhóm sử dụng này. Cụ thể như sau:

1. Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã xác thực

 Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục thuế tại địa chỉ:  http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html.

 Khi đó màn hình sẽ hiển thị như sau:

 Bước 2: Chọn mục “Thông tin hóa đơn, biên lai”

 => “Hóa đơn”

 => “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”

 Bước 3: Nhập đầy đủ có trường thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu.

• Nếu chọn mục Tra cứu nhiều hóa đơn các bạn cần chuẩn bị một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu để có thể import lên hệ thống.
• Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, hóa đơn Invoice thì các bạn tích vào “Hóa đơn bưu chính viễn thông

 Bước 4: Kiểm tra kết quả tra cứu trả về

 – Nếu kết quả trả về hiển thị đầy đủ cả 2 trường “Thông tin người bán hàng hóa, dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn” thì Hóa đơn điện tử đó là hợp lệ, hợp pháp.

 – Nếu kết quả trả về thiếu một trong hai trường thì hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp.

 Điều này có thể do bên bán chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được update lên cổng thông tin.

 Trường hợp như vậy, các bạn thực hiện lần lượt như sau:

• Liên hệ ngay bên bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên người bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì chụp ảnh cho xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được CQT chấp nhận.
• Trường hợp khác, có thể do bạn đang mở qua trình duyệt Google chrome, Cococ,… các bạn vui lòng hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.

 – Nếu trường hợp tra cứu hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua của CQT, Cục thuế, Chi Cục Thuế:

• Thông tin sẽ chỉ hiện thông tin của DN mua hóa đơn mà không có thông tin hóa đơn.
• Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng là Đúng, hợp pháp. Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục Thuế, do Cục Thuế quản lý.

2. Tra cứu hóa đơn điện tử có mã xác thực

 Bước 1: Truy cập trang web xác minh hóa đơn có mã xác thực của Tổng cục thuế tại https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit

 Hoặc trang web tra cứu hóa đơn điện tử http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

 => Chọn “Hóa đơn có mã xác thực” => Chọn “Xác minh hóa đơn”

 Theo 2 cách trên, màn hình đều hiển thị như sau:

 Bước 2: Nhập đầy đủ các chỉ tiêu: “Số HĐ xác thực” => “Mã xác thực” => “Mã kiểm tra”

 => Chọn “Tra cứu”

 Bước 3: Kiểm tra kết quả xác nhận trả về

 – Hóa đơn hợp pháp, hợp lệ nếu chỉ tiêu “Trạng thái hóa đơn” ở kết quả trả về là một trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn gốc có giá trị sử dụng và không bị thay đổi
• Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số …
• Là hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số …
• Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số …

 – Hóa đơn sẽ không có giá trị pháp lý nếu chỉ tiêu “Trạng thái hóa đơn” ở kết quả trả về là một trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn bị xóa bỏ bởi hóa đơn xác thực số … ngày….
• Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số … ngày….
• Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số ….

 Theo quy định, khi xóa bỏ hoặc thay thế hóa đơn thì bên bán và bên mua cần có văn bản thỏa thuận. Nếu bên mua không được thông báo trước thì có quyền yêu cầu bên bán giải thích và cung cấp thông tin.

Ngày lập hóa đơn điện tử khác với ngày ký hóa đơn có được xem là hợp lệ

 Theo Công văn 5373/CT-TTHT của Cục thuế tỉnh Bắc Giang ngày 28/11/2018 thì Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau là không hợp lệ, không đủ điều kiện để kê khai thuế.

 Tuy nhiên, thực tế phát sinh có một số trường hợp sau:

• Một số Hóa đơn điện tử chỉ có ngày lập, không có ngày ký.
• Ngày ký khác với ngày lập hóa đơn điện tử là chuyện thường phát sinh.

 ⇒ Trường hợp ngày ký Hóa đơn điện tử thực hiện sau ngày lập hóa đơn điện tử thì Công ty phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.

 Tag: chuyển gia tăng vat đầu biết làm sao coi