Khi lưu trữ hóa đơn điện tử- Doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?
Một trong những ưu điểm vượt trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là khả năng bảo quản và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Việc này không chỉ cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, hư hỏng hóa đơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định để đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đúng cách, đúng định dạng và đầy đủ cơ sở pháp lý.
Tại sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử?
Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cũng sẽ giúp bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào tình trạng website/ phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng.
Định dạng của hóa đơn điện tửDoanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ song song 2 file PDF và XML.
– Trong đó file PDF là bản thể hiện của hóa đơn và XML là file dữ liệu hóa đơn.
– File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
– File PDF thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường
Tuy nhiên file PDF không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.
Hóa đơn như thế nào là đủ điều kiện để lưu trữ?
Trước khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng một số điều kiện dưới đây:
Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử: Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Cụ thể, hóa đơn điện tử có đầy đủ cơ sở pháp lý nếu đảm bảo đồng thời các điều kiện sau:
– Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
– Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.Tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Nội dung này được quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
Các quy định quan trọng mà doanh nghiệp nên lưu ý là các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn….
Hình thức hóa đơn
Hóa đơn lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc.
Thông tin trên hóa đơn
Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ, có đủ thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.
Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử – Cách lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử sau khi được khởi tạo và xử lý trên máy tính của doanh nghiệp thường được lưu trữ trên các thiết bị có chức năng ghi nhớ thông tin hoặc lưu trữ trực tuyến. Doanh nghiệp có thể căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC để tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử.
– Doanh nghiệp bên bán hoặc mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (10 năm). Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
– Doanh nghiệp bên bán/mua là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị có chức năng lưu trữ thông tin như bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD, đĩa cứng ngắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.
Hiện nay, các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu ngày càng hiện đại và đa dạng, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ, an toàn, dễ dàng tra cứu, truy xuất.
Tuy nhiên, khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, vẫn có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp gặp phải tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn. Để giảm thiểu tình trạng này, giải pháp tối ưu là các doanh nghiệp hợp tác với đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có chức năng sao lưu dữ liệu trực tuyến và hỗ trợ phục hồi thông tin hóa đơn khi xảy ra sự cố.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để lưu trữ
Trên đây là video hướng dẫn chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy của phần mềm hddt misa
Một số lỗi phạt tiền liên quan đến lưu trữ hóa đơn
Các lỗi vi phạm và mức xử phạt về lưu trữ và bảo quản hóa đơn ngày càng được Nhà nước siết chặt và khắt khe hơn.
Chính vì vậy mà người làm kế toán cần phải chú ý hơn trong công tác lưu trữ và bảo quản hóa đơn nếu không muốn vi phạm và phải chịu phạt nặng về vấn đề này.
Dưới đây là một số lỗi khi làm mất hay cháy hỏng hóa đơn:
- Phạt tiền từ 6 – 18 triệu đối với các hóa đơn GTGT chưa làm thông báo phát hành hóa đơn nếu khai báo với Cơ quan thuế sau ngày thứ 10.
- Phạt tiền từ 6 – 8 triệu với hóa đơn GTGT đã mua từ Cơ quan thuế nhưng chưa lập khai báo với Cơ quan thuế sau ngày thứ 10.
- Phạt tiền từ 10 – 20 triệu với hóa đơn GTGT nếu làm mất, cháy hỏng liên 2 (liên giao cho người mua) nhưng người mua chưa nhận được (dù cho hóa đơn đó đã được lập hay chưa), không lập hóa đơn khi bán hàng hóa có giá trị thanh toán từ 200.000đ trở lên.
- Phạt tiền từ 20 – 50 triệu đồng nếu sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Với những hạn chế trong việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn giấy khiến không ít kế toán doanh nghiệp gặp phiền phức.
Theo đó, hóa đơn điện tử sẽ là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong thời điểm này vừa có thể đáp ứng quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử của nhà nước vừa đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Tag: yêu cầu đầu lệ phí nguyên tắc