Phông lưu trữ là khái niệm dùng để chỉ một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một quốc gia, một cơ quan hay một cá nhân, gia đình, dòng họ. Như vậy, để xác định một phông lưu trữ, chúng ta cần xem xét đến các yếu tố như: đơn vị hình thành phông là một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân hay một gia đình, dòng họ; khối tài liệu trong phông hoàn chỉnh hay tương đối hoàn chỉnh… Trong một phông lưu trữ có thể có nhiều loại tài liệu khác nhau.
Từ khái niệm về phông lưu trữ chúng ta có thể thấy mỗi một quốc gia trong quá trình hình thành và phát triển của mình sẽ hình thành một khối tài liệu phong phú, đa dạng. Khối tài liệu đó hợp lại thành Phông lưu trữ quốc gia. Mỗi cơ quan trong quá trình hình thành và phát triển sẽ hình thành nên phông lưu cơ quan và mỗi cá nhân, gia đình, dòng họ trong quá trình sống và hoạt động sẽ hình thành nên Phông lưu trữ cá nhân, Phông lưu trữ gia đình, Phông lưu trữ dòng họ…
Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001: “Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó”.
Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm hai phông lớn Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
“Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị- xã hội; tài liệu về thân thế sự nghiệp và hoạt động của chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị – xã hội”.
“Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhân vật lịch sử tiêu biểu và tài liệu khác có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ”…
Ở nhiều nước trên thế giới Phông Lưu trữ Quốc gia được định nghĩa thống nhất và trong thực tế cũng được quản lý thống nhất. Ở nước ta công tác lưu trữ cũng được tổ chức theo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Trong thực tế Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam được chia làm hai phông lớn và chịu sự quản lý của hai hệ thống cơ quan khác nhau dưới sự quản lý thống nhất của nhà nước.
Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do hệ thống các cơ quan Đảng quản lý thống nhất về tài liệu lưu trữ và chỉ đạo thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Cơ quan quản lý Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là Cục Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng; còn Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ quản lý. Cả hai Phông lưu trữ Đảng và phông Lưu trữ nhà nước đều chịu sự quản lý thống nhất của hệ thống luật pháp về công tác lưu trữ và chịu sự quản lý của Chính phủ.
Thành phần của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam đã được làm rõ trong bài Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá tình hình thành và phát triển sẽ sản sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức đó.
Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, một tổ chức chính trị, tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội hoặc một đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.
Thời gian của một Phông lưu trữ cơ quan được tính bắt đầu từ khi cơ quan, tổ chức đó thành lập đến khi cơ quan, tổ chức đó ngừng hoạt động hoặc giải thể.
Phông lưu trữ cơ quan phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản của một phông lưu trữ, tức là ngoài yếu tố của một phông lưu trữ.
Vì vậy, một cơ quan, tổ chức muốn thành lập một phông lưu trữ cần đáp ứng những yêu cầu sau:
– Cơ quan tổ chức đó phải hoạt động độc lập: tức là có văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập và hoạt động, có tài khoản riêng, có biên chế riêng, có văn thư và con dấu riêng (có tư cách pháp nhân).
– Tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức phải phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan đó.
Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân.
Phông Lưu trữ cá nhân được bắt đầu từ khi người đó sinh ra và kết thúc khi người đó qua đời. (Tuy nhiên, vẫn có quan điểm cho rằng thời điểm kết thúc của phông lưu trữ cá nhân có thể kéo dài cho đến khi không còn các cá nhân khác viết về người đó).
Phông lưu trữ cá nhân bao gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú đa dạng, từ tài liệu về tiểu sử đến các tài liệu phản ánh quá trình học tập, làm việc và những tài liệu thư từ trao đổi, tài liệu của những cá nhân khác viết về người đó. Trong đó có nhiều loại hình tài liệu khác nhau như: tài liệu hành chính; tài liệu nghiên cứu khoa học; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu chuyên môn; tài liệu phim ảnh, ghi âm; tài liệu điện tử… Do đặc điểm tài liệu phông lưu trữ cá nhân rất phong phú đa dạng và nhiều thể loại nên không thể xây dựng một phương án phân loại thống nhất đối với các loại phông lưu trữ cá nhân mà trong quá trình phân loại cần vận dụng linh hoạt nhiều đặc trưng phân loại tài liệu. Người ta thường căn cứ vào tính chất hoạt động của cá nhân hình thành phông mà quy định một phương án phân loại và sắp xếp thứ tự các nhóm trong phông riêng biệt (vấn đề này sẽ được trình bày kỹ ở phần sau).
4. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ
Phông lưu trữ gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một gia đình, dòng họ hoặc tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ.
Phông lưu trữ gia đình, dòng họ cũng có những đặc trưng khác biệt với phông lưu trữ cơ quan hay phông lưu trữ cá nhân. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ phản ánh quá trình sống và hoạt động của một gia đình, một dòng họ hoặc nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ. Vì vậy, thành phần tài liệu trong phông lưu trữ gia đình, dòng họ rất đa dạng và phức tạp. Do đó việc xây dựng và lựa chọn phương án phân loại cho loại hình phông lưu trữ này là rất khó khăn và phức tạp.
Sưu tập tài liệu là nhóm tài liệu được sưu tầm và thu thập chủ yếu theo chủ đề nhất định dựa trên đặc trưng nội dung, vấn đề, thời gian, tác giả hoặc vật liệu, kỹ thuật chế tác ra tài liệu. Đây là khối tài liệu thường có số lượng ít, chưa có đủ các yếu tố để thành lập một phông lưu trữ. Khối tài liệu này lại không đủ điều kiện thoả mãn là thành phần của một phông lưu trữ cơ quan hay một phông lưu trữ cá nhân bất kỳ. Vì vậy, người ta thu thập, sưu tầm và để thành một khối riêng biệt gọi là sưu tập tài liệu. Ví dụ: Sưu tập tài liệu về Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh năm 1930-1931.
III. Nội dung về xác định, phân phông lưu trữ cơ quan
1.1. Việc xác định phông lưu trữ cơ quan
Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức.
Các cơ quan, tổ chức được xác định có phông lưu trữ riêng khi có đủ điều kiện, tiêu chuẩn thành lập phông như: cơ quan, tổ chức được thành lập theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản và tài sản riêng; có văn thư độc lập; có trụ sở, biên chế và đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.
a) Phông lưu trữ đóng: là phông lưu trữ đã kết thúc giai đoạn bổ sung tài liệu.
Trường hợp, cơ quan, tổ chức thay đổi chức năng, nhiệm vụ, sáp nhập, chia tách, giải thể hoặc ngừng hoạt động thì tài liệu trước đó được lập phông riêng, không còn tài liệu bổ sung tiếp, gọi là phông đóng.
Tài liệu thuộc phông lưu trữ đóng cần được phân loại, chỉnh lý và lập mục lục hồ sơ để tổ chức quản lý và sử dụng.
b) Phông lưu trữ mở: là phông lưu trữ còn nguồn bổ sung, cập nhật định kỳ.
Phông lưu trữ mở được thiết lập từ tài liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị là nguồn nộp lưu đang còn hoạt động. Khi đó, Lưu trữ cơ quan sẽ thu thập hồ sơ, tài liệu của các đơn vị khi đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Lưu trữ lịch sử sẽ thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào phông hiện có khi đến hạn.
1.2. Về phân, tách phông lưu trữ
a) Phân và tách phông lưu trữ: Phân phông lưu trữ là việc chia tách để lập các phông lưu trữ độc lập của một kho lưu trữ hoặc một khối phông lưu trữ.
Phân phông lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ dựa theo nguyên tắc xuất xứ và phân kỳ lịch sử. Theo nguyên tắc này, tài liệu hình thành qua hoạt động của một cơ quan, tổ chức được phân chia và lập thành phông lưu trữ riêng. Cơ quan, tổ chức có tài liệu là “Đơn vị hình thành phông”.
Tuy nhiên, tài liệu của một cơ quan, tổ chức (có chung đơn vị hình thành phông) có quá trình hoạt động dài, được thay đổi chức năng, nhiệm vụ hoặc đổi tên, thì tài liệu lưu trữ của từng thời kỳ có chung chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó, được phân và lập thành phông lưu trữ riêng.
Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản, có chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập phông mới) thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông.
b) Về giới hạn phạm vi của phông lưu trữ: Khoảng thời gian hoạt động của một cơ quan, tổ chức (đơn vị hình thành phông), trong đó tạo ra phông lưu trữ.
Giới hạn phạm vi của phông lưu trữ được xem xét đến trường hợp một cơ quan, tổ chức có quá trình hoạt động dài, được thay đổi chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức. Khi đó, tạo ra các khối tài liệu có nội dung khác nhau. Khoảng thời gian thay đổi chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức nêu trên được phân giới hạn phạm vi của một phông lưu trữ riêng.
2. Về áp dụng xác định, phân phông lưu trữ cơ quan
2.1. Xác định phông trong xây dựng phương án phân loại chỉnh lý
Căn cứ đặc điểm tình hình tài liệu lưu trữ của cơ quan cụ thể về tổ chức bộ máy về chức năng nhiệm vụ của cơ quan qua các giai đoạn để có phương án phân loại, chỉnh lý phù hợp, trong đó chú ý đến việc xác định số lượng và tên phông lưu trữ cơ quan.
Quá trình khảo sát xây dựng phương án chỉnh lý tài liệu cần chú ý đến từng giai đoạn hình thành tài liệu liên quan đến yếu tố pháp lý về cơ chế chính sách về tổ chức bộ máy.
2.2. Về kiểm tra, giám sát nâng cao chất lượng phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ
a) Sau khi Phương án phân loại, chỉnh lý được thông qua và triển khai thực hiện, các cơ quan, tổ chức cần gửi về Chi cục Văn thư – Lưu trữ để rà soát, tổng hợp.
b) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phân công trách nhiệm của người làm công tác lưu trữ và lãnh đạo Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) thường xuyên theo dõi kiểm tra việc phân loại, chỉnh lý nhất là việc xác định và phân phông lưu trữ, tránh trường hợp sau chỉnh lý kết quả chưa đạt yêu cầu, phải khắc phục, thực hiện lại nhiều lần, mất thời gian và lãng phí chi phí./.