Nhân viên Lễ Tân – Văn thư có nhiệm vụ như một tuyến liên lạc của công ty, hỗ trợ các công việc hành chính như tiếp đón khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận các cuộc gọi đến công ty
II. Mô tả công việc lễ tân công ty
Lễ tân được xem là hình ảnh đại diện cho bộ mặt của doanh nghiệp. Công việc của nhân viên lễ tân doanh nghiệp không đơn giản chỉ là trực điện thoại hay tiếp nhận thư từ như nhiều bạn vẫn nghĩ.
Khi đến công ty để liên hệ làm việc, nhân viên lễ tân phải niềm nở chào đón và tìm hiểu nhu cầu của khách muốn gặp ai, làm gì…
Liên hệ với các phòng ban để xác nhận có khách đến làm việc.
Sau khi nhận được yêu cầu của bộ phận, nhân viên lễ tân hướng dẫn khách thực hiện theo đúng nội dung được truyền đạt.
Dẫn khách đến phòng đợi, mời nước.
Tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin được hỏi hoặc chuyển đến các bộ phận liên quan.
Đảm bảo việc tiếp nhận cuộc gọi nhanh chóng và hướng dẫn thông tin chính xác.
Tiếp nhận các loại thư từ, công văn, bưu kiện… được chuyển đến cho các bộ phận của công ty.
Liên hệ với bộ phận được nhận về thư từ, bưu kiện được chuyển đến và thực hiện việc chuyển phát một cách nhanh chóng.
Thực hiện việc gửi các công văn, thư từ… cho các đơn vị bên ngoài khi có yêu cầu của các bộ phận.
Thống kê tình hình tiếp nhận, chuyển phát thư từ, công văn hàng tháng.
Phối hợp với các bộ phận liên quan mua sắm công cụ, dụng cụ, cấp phát văn phòng phẩm,…
Cập nhật thông tin, làm các báo cáo về các khoản chi phí mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, dụng cụ văn phòng phẩm…
Thực hiện việc in ấn, scan, photo tài liệu… khi được các bộ phận yêu cầu.
In ấn tài liệu chuẩn bị cho các cuộc họp.
Đảm bảo tính chính xác của các tài liệu được yêu cầu in ấn, scan, photo…
Đảm bảo phòng họp phải sạch sẽ trước khi cuộc họp được diễn ra.
Chuẩn bị trà nước, thức ăn nhẹ cho các cuộc họp của công ty.
Phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức các sự kiện của công ty.
Soạn thảo các văn bản hành chính khi có yêu cầu.
Cung cấp các biểu mẫu của công ty cho các nhân viên, các bộ phận… (cả bản cứng và bản mềm)
Thực hiện việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn… cho cán bộ, nhân viên của công ty đi công tác.
Sử dụng, lưu giữ con dấu công ty theo đúng quy định của pháp luật và của công ty.
Tiếp nhận các thông tin phàn nàn của khách, giải quyết trong thẩm quyền hoặc báo cáo bộ phận liên quan xử lý.
Phối hợp xây dựng hệ thống lưu trữ, bảo quản văn bản của công ty.
Quản lý các trang thiết bị như máy tính, máy photo, máy scan, điện thoại…
Thông báo các quyết định, chính sách mới… của công ty cho toàn thể nhân viên được biết.
Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.
III. Các kỹ năng cơ bản của vị trí lễ tân văn phòng
Sử dụng thành thạo ứng dụng văn phòng: Office Word, Excel, Powerpoint hoặc Google Docs, Open Office.
Sử dụng các thiết bị văn phòng thông dụng như máy fax, máy in,… thành thạo.
Luôn biết cách ứng phó và xử lý tốt những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
Biết cách quản lý thời gian hiệu quả, ưu tiên các công việc quan trọng lên hàng đầu.
Có kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt.
IV. Cơ hội nghề nghiệp cho công việc Lễ Tân – Văn Thư
Hiện nay, khá nhiều bạn vẫn còn phân vân không biết liệu công việc Lễ Tân – Văn thư liệu có mang lại triển vọng trong tương lai hay không. Một số nhận định cho rằng nghề này có triển vọng thấp, hoàn toàn không có cơ hội thăng tiên. Tuy nhiên, lộ trình của một nhân viên lễ tân cũng khá rõ ràng được chia thành 3 cấp bậc chính như sau:
Cấp nhân viên gồm nhân viên lễ tân – Văn thư với công việc chính là đón tiếp khách, giao nhận thư,… Mức lương ở vị trí này khoảng 4,5 – 7 triệu VNĐ.
Cấp thư ký gồm thư ký riêng và thư ký tổng quát gồm:
Thư ký riêng có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc những công việc hành chính như soạn thảo văn bản, lên lịch làm việc,…
Thư ký tổng quát chuyên thực hiện các công việc văn phòng như quản lý hồ sơ, giấy tờ,….
Mức lương ở bậc thư ký khoảng từ 6 triệu đồng
Ở cấp bậc này được chia thành 2 vị trí là nhân viên hành chính văn phòng và trưởng phòng/giám đốc hành chính.
Nhân viên hành chính văn phòng đòi hỏi trình độ chuyên môn cao, có vốn kiến thức sâu rộng ở nhiều lĩnh vực và đã có kinh nghiệm 2 năm trong nghề lễ tân – văn thư. Mức lương của vị trí này từ 8 triệu VNĐ.
Trưởng phòng/giám đốc hành chính phải là người hội tụ đầy đủ các phẩm chất của nhà quản trị với trình độ chuyên môn cùng kinh nghiệm 4 năm trở lên trong công việc lễ tân – văn thư. Mức lương hiện nay của một trưởng phòng/giám đốc hành chính từ 12-15 triệu đồng.
Công việc hành chính này thu hút nữ giới nhiều hơn hẳn so với các bạn nam. Thông thường, nam giới khi đã lựa chọn lĩnh vực này thường có mong muốn thăng tiến, tham vọng được trải nghiệm những vị trí cao hơn không chỉ là thực hiện một số công việc giấy tờ mà nhiều người cho là “nhàm chán”. Đối với nữ giới cũng như vậy, đầu óc lãnh đạo cùng kinh nghiệm phong phú đã giúp rất nhiều bạn nữ vươn lên vị trí quản lý cùng mức lương hấp dẫn
V. Trang trí bàn lễ tân công ty
Trang trí quầy lễ tân tạo nên điểm nhấn cho quầy lễ tân. Sự kết hợp giữa các yếu tố như vật dụng trang trí, ánh sáng đèn tạo độ lung linh và ấn tượng chô không gian quầy lễ tân.
Để không gian cuốn hút và thêm sinh khí bạn có thể trang trí thêm điện thoại đặt bàn, chậu hoa, cây cảnh phong thủy…với sắc màu tươi trẻ tràn đầy sức sống.
Các tủ tài liệu nhỏ cho dùng để lưu trữ nên được bố trí sau hoặc dưới quầy lễ tân để che đi, không gây bức mắt trật trội, kém thẩm mỹ lại tạo cảm giác rộng rãi, thoáng đãng cho khu vực sảnh lễ tân. Khu vực ghế sofa, ghế chờ kê thêm kệ sách, báo hoặc profile về doanh nghiệp để giúp khách hàng không bị cảm giác chán chường hay phải đợi lâu đồng thời lại khéo léo đưa thông tin giới thiệu của doanh nghiệp đến với khách hàng, tạo lòng tin và uy tín cho công ty.
Để có được quầy tiếp tân văn phòng đẹp, yếu tố quyết định chính là đơn vị thực hiện thi công thiết kế văn phòng. Cùng đội ngũ kiến trúc sư tận tâm, am hiểu sâu sắc về kiến trúc văn phòng mới có thể đáp ứng đầy đủ các yêu tố trên.
Tham khảo 4 mẫu thiết kế lễ tân đẹp
Tag: tuyển tphcm tiếng trung bảng dịch tại nha nanoco tnhh