Thư ký luật là vị trí quan trọng trong hệ thống hành chính và pháp lý không chỉ ở tòa án còn trong các văn phòng luật sư hay cơ quan pháp luật. Không chỉ là công việc ghi chép cuộc họp hay chuẩn bị hồ sơ. Vai trò thư ký luật đòi hỏi hiểu biết pháp lý cơ bản, kỹ năng tổ chức tốt và tố chất giao tiếp linh hoạt. Người giữ vị trí này như là cầu nối giữa luật sư, thẩm phán, khách hàng, các bên liên quan với quy trình tố tụng hay giải quyết vụ việc.
Nhiệm vụ chính của thư ký luật
Người làm thư ký luật đảm nhiệm nhiều công việc đa dạng. Trước hết là chuẩn bị tài liệu cho phiên tòa hoặc buổi hội thẩm Luật sư cần. Việc này có thể bao gồm sao chụp hồ sơ soạn thảo đơn từ với cả tổng hợp chứng cứ và cập nhật công văn văn bản pháp quy mới. Trong quá trình xét xử thư ký ghi biên bản phiên tòa sau đó lưu trữ quản lý hồ sơ để đảm bảo không có sai sót.
Ngoài ra thư ký luật thường hỗ trợ công tác hành chính như đăng ký hồ sơ qua mạng, nộp lệ phí, cập nhật lịch làm việc hoặc liên hệ với các cơ quan tố tụng, chứng thực hoặc công chứng. Đây là người đệm lót để luật sư tập trung vào lập luận pháp lý còn mình lo phần hậu cần quan trọng.
Các hoạt động như tổng hợp tài liệu hội thảo chuẩn bị cho buổi tư vấn pháp luật hỗ trợ khách hàng tìm thông tin cũng thường xuyên được giao. Trong một số phòng khám chữa luật sư hoặc văn phòng luật sự cố này còn tham gia xây dựng hợp đồng soạn thảo phiếu thu gửi thư bảo mật thông tin đến khách hàng.
Kỹ năng cần có của thư ký luật
Muốn trở thành thư ký luật chuyên nghiệp trước hết phải có kiến thức pháp luật cơ bản. Không nhất thiết có bằng luật như luật sư nhưng phải hiểu khái niệm về tố tụng dân sự, tố tụng hình sự, hợp đồng, bảo hiểm, tài sản, thủ tục hành chính. Điều này giúp kiểm tra tài liệu pháp lý đúng cách biết phân biệt văn bản có hiệu lực và tài liệu chấp nhận được.
Thứ hai là kỹ năng tổ chức và quản lý hồ sơ. Hồ sơ pháp lý có nhiều loại hình phức tạp cần sắp xếp cẩn thận đảm bảo không mất hay sai thứ tự dẫn đến hậu quả không đáng có. Việc đặt tên file, phân loại giấy tờ theo bao quy định và lưu trữ bản gốc bản sao nhanh chóng là khả năng thiết yếu.
Thứ ba là kỹ năng giao tiếp. Thư ký liên tục làm việc với thẩm phán, luật sư, khách hàng, các cơ quan và đơn vị liên quan. Đồng hành với luật sư trong phiên tòa cần diễn đạt rõ nội dung giấy tờ, trao đổi lịch họp. Ngoài ra còn cần khả năng viết email chuyên nghiệp báo cáo ngắn gọn đúng chuẩn mực pháp lý.
Ngoài ra phần mềm soạn thảo văn bản với quản lý tài liệu với tra cứu pháp luật qua hệ thống trực tuyến là kỹ năng cần thiết. Trong bối cảnh ứng dụng công nghệ số ngày càng rộng, thư ký còn cần học cách khai thác phần mềm tố tụng hoặc nền tảng pháp lý trực tuyến để rút ngắn thời gian tra cứu tìm ra quy định và án lệ nhanh chóng.
Con đường trở thành thư ký luật
Đa số thư ký luật xuất phát từ những bạn có chuyên ngành luật hoặc khối ngành xã hội có liên quan. Nhiều trường đại học và cao đẳng mở ngành văn thư lưu trữ, quản trị văn phòng, tư pháp hành chính. Sau khi tốt nghiệp, nếu có thêm chứng chỉ về tố tụng hoặc nghiệp vụ hành chính tố tụng càng dễ được tuyển dụng tại tòa án hoặc văn phòng luật.
Một số người đi theo con đường hội thảo tình nguyện tại văn phòng luật sư, học hỏi kinh nghiệm qua thực tế và sau đó đảm nhận vị trí thư ký chính thức. Việc học thêm các khóa kỹ năng xã hội như giao tiếp hay đàm phán hay viết văn bản pháp lý, kỹ năng tổ chức làm việc nhóm cũng đóng vai trò quan trọng trong hành trang nghề nghiệp.
Thách thức và cơ hội
Thách thức lớn nhất với thư ký luật là áp lực về tính chính xác và thời gian. Tòa án và văn phòng luật thường có yêu cầu nghiêm ngặt về hạn nộp hồ sơ, chuẩn bị biên bản nhanh và không sai sót. Trong một phiên tòa kéo dài, giọng đọc nội dung từ hồ sơ đến biên bản phải rõ ràng, nhanh nhạy khi luật sư cần tích hợp thêm thông tin bổ sung.
Ngoài ra thỉnh thoảng thư ký phải làm việc ngoài giờ vào buổi tối hoặc cuối tuần. Một phiên tòa dài cùng lịch làm việc dày đặc với thông báo đột xuất đôi khi kéo dài ngày khiến nghề này không phải lựa chọn nhẹ nhàng.
Trong khi đó cơ hội lại rất rõ ràng. Người làm tốt có thể thăng tiến trở thành thư ký trưởng, trợ lý luật sư hoặc chuyển sang vị trí hành chính pháp lý doanh nghiệp. Nhiều luật sư sau khi tích lũy kinh nghiệm quan trọng với thư ký rồi tự mở văn phòng riêng, nhờ hệ thống và phương pháp tổ chức bài bản được học từ giai đoạn thầm lặng hỗ trợ.
Ở các tổ chức chính phủ, thẩm định pháp lý, công chứng, kiểm toán pháp lý, kiểm tra nội bộ, thư ký luật là bước đệm cho vị trí chuyên viên pháp chế, cán bộ tư pháp, chuyên viên kiểm soát nội bộ. Với kỹ năng tổ chức cả soạn thảo văn bản cùng với tố tụng am hiểu hồ sơ pháp lý nghề này mở ra khả năng phát triển nghề nghiệp dài hơi và chuyên sâu.
Thư ký luật không chỉ là người lưu trữ tài liệu mà là mắt thứ hai của luật sư, chân tay tổ chức của nhóm pháp lý. Công việc tưởng đơn giản nhưng đòi hỏi kỷ luật cao, trí nhớ tốt rồi cả hiểu biết pháp lý chuẩn xác cùng tinh thần trách nhiệm. Với định hướng đúng đắn, kỹ năng chuyên nghiệp cùng tích lũy kinh nghiệm thư ký có thể mở rộng cơ hội nghề nghiệp sang trợ lý luật sư tham gia lập hội đồng tư vấn pháp lý doanh nghiệp, công chức pháp chế Chính phủ hay tự xây dựng thương hiệu hành chính pháp lý riêng.