Trong hoạt động quản lý nhân sự thì xây dựng văn hóa tổ chức kỷ luật là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp hay cơ quan vận hành ổn định và hiệu quả. Tuy nhiên không thể tránh khỏi những trường hợp nhân viên vi phạm nội quy lao động. Khi đó một trong những bước không thể thiếu là lập biên bản xử lý vi phạm kỷ luật – văn bản ghi nhận toàn bộ sự việc chính là cơ sở pháp lý cho các hình thức xử lý tiếp theo.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản xử lý vi phạm kỷ luật nhân viên một cách chuyên nghiệp, đúng pháp luật, kèm theo mẫu tham khảo thực tế, dễ chỉnh sửa.
Biên Bản Xử Lý Vi Phạm Kỷ Luật Là Gì
Đây là một loại văn bản hành chính nội bộ, do người sử dụng lao động hoặc bộ phận nhân sự lập ra nhằm ghi nhận một hành vi vi phạm nội quy, quy chế của người lao động và quá trình xử lý kỷ luật liên quan.
Biên bản này đóng vai trò
-
Làm rõ nội dung, thời gian, mức độ vi phạm.
-
Ghi nhận ý kiến các bên liên quan.
-
Làm cơ sở pháp lý cho quyết định kỷ luật (nếu có).
-
Bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho cả người lao động và người sử dụng lao động.
Khi Nào Cần Lập Biên Bản
Biên bản xử lý kỷ luật nên được lập trong các trường hợp như
-
Nhân viên đi làm trễ, bỏ việc không phép, vi phạm giờ giấc nhiều lần.
-
Làm việc không đúng quy trình gây thiệt hại tài sản, uy tín của doanh nghiệp.
-
Gây mất đoàn kết nội bộ, xúc phạm cấp trên hoặc đồng nghiệp.
-
Có hành vi gian lận, trộm cắp, tiết lộ thông tin mật của công ty.
-
Không tuân thủ chỉ đạo quản lý, chống đối nhiệm vụ.
Tùy mức độ, doanh nghiệp có thể chỉ lập biên bản ghi nhận hoặc tiến hành họp xét kỷ luật và đưa ra hình thức xử lý tương ứng.
Nội Dung Cần Có Trong Biên Bản Xử Lý Kỷ Luật
Một biên bản xử lý vi phạm kỷ luật cần rõ ràng, khách quan, đầy đủ các thông tin sau
-
Thông tin chung
-
Tên doanh nghiệp, bộ phận
-
Quốc hiệu, tiêu ngữ
-
Số hiệu (nếu có)
-
Ngày, giờ, địa điểm lập biên bản
-
-
Thành phần tham dự
-
Người lập biên bản (đại diện bộ phận nhân sự hoặc quản lý)
-
Người vi phạm
-
Đại diện tổ chức công đoàn (nếu có)
-
Nhân chứng (nếu có)
-
-
Thông tin người vi phạm
-
Họ tên, chức vụ, bộ phận
-
Hợp đồng lao động số… ngày…
-
-
Mô tả hành vi vi phạm
-
Nêu cụ thể thời gian, nội dung, mức độ vi phạm
-
Dẫn chứng, tài liệu, hình ảnh kèm theo (nếu có)
-
-
Ý kiến của người vi phạm
-
Có quyền giải trình, trình bày nguyên nhân, lý do
-
-
Ý kiến của các bên liên quan
-
Đại diện quản lý, công đoàn, nhân sự…
-
-
Kết luận ban đầu
-
Đề xuất hình thức xử lý: khiển trách, cảnh cáo, hạ bậc lương, sa thải…
-
-
Chữ ký xác nhận
-
Người lập biên bản
-
Người vi phạm
-
Người làm chứng hoặc người tham dự
-
Mẫu Biên Bản Xử Lý Kỷ Luật Nhân Viên
Dưới đây là mẫu biên bản bạn có thể sử dụng và điều chỉnh cho phù hợp với tình huống cụ thể
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN XỬ LÝ VI PHẠM KỶ LUẬT
Hôm nay,o lúc … giờ … phút, ngày … tháng … năm …, tại [tên công ty hoặc phòng ban], chúng tôi tiến hành lập biên bản xử lý vi phạm kỷ luật đối với
Thông tin người vi phạm:
-
Họ và tên: ……………………………………………..
-
Chức vụ: ……………………………………………..
-
Bộ phận: ……………………………………………..
-
Hợp đồng lao động số: …………. ký ngày: ………….
Thành phần tham dự:
-
Ông/Bà: ……………………………….. – Đại diện quản lý trực tiếp
-
Ông/Bà: ……………………………….. – Đại diện Phòng nhân sự
-
Ông/Bà: ……………………………….. – Đại diện Công đoàn (nếu có)
-
Ông/Bà: ……………………………….. – Nhân chứng (nếu có)
Nội dung vi phạm:
Vào ngày … tháng … năm …, nhân viên [tên] đã có hành vi vi phạm sau:
[Mô tả cụ thể hành vi, địa điểm, thời gian, ảnh hưởng đến công việc]
Ý kiến của người vi phạm:
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
Ý kiến của các thành viên tham dự:
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
Kết luận và đề xuất
Sau khi xem xét, hội đồng thống nhất đề xuất hình thức xử lý: [ghi rõ hình thức]
Căn cứ theo quy định tại [nội quy lao động/luật lao động điều khoản số…]
Biên bản kết thúc vào lúc … giờ … phút cùng ngày.
Biên bản được lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau.
Xác nhận các bên:
Người lập biên bản Người vi phạm Người chứng kiến
(Ký, ghi rõ họ tên)
Lưu Ý Khi Lập Biên Bản
-
Phải ghi trung thực, rõ ràng, tránh ngôn từ cảm tính hoặc buộc tội.
-
Bảo đảm quyền giải trình, phản hồi của người vi phạm.
-
Tuân thủ đúng quy định của Bộ luật Lao động và nội quy lao động của đơn vị.
-
Không lập biên bản nếu thiếu căn cứ hoặc dựa vào lời đồn đoán.
Biên bản xử lý vi phạm kỷ luật không đơn thuần là một thủ tục giấy tờ mà là công cụ quan trọng bảo vệ tính minh bạch công bằng trong quản lý nhân sự. Khi được lập đúng cách biên bản không chỉ giúp doanh nghiệp xử lý đúng người, đúng việc, còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động trong mọi tình huống phát sinh sau này.