Bổ sung người đại diện theo pháp luật: Quy trình và thủ tục cần biết

Bổ sung người đại diện theo pháp luật là một thủ tục quan trọng khi doanh nghiệp cần thay đổi hay bổ sung thêm người đại diện. Để phù hợp với yêu cầu hoạt động hay pháp lý. Bổ sung này có thể diễn ra khi công ty muốn có nhiều người đại diện, thay đổi thông tin cá nhân của người đại diện hiện tại khi có yêu cầu từ các đối tác hay cơ quan nhà nước.

Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật cùng các bước cần thực hiện để đảm bảo việc bổ sung hợp pháp.

1. Khi nào cần bổ sung người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật trong các trường hợp sau

  • Công ty có nhiều người đại diện: Thông thường trong các công ty TNHH với công ty cổ phần thì doanh nghiệp có thể bổ sung thêm người đại diện theo pháp luật ngoài giám đốc hay tổng giám đốc.

  • Bổ sung thêm người đại diện để thực hiện công việc cụ thể: Nếu doanh nghiệp cần thêm người đại diện để quản lý các lĩnh vực khác nhau như tài chính, nhân sự, marketing, v.v., thủ tục bổ sung có thể được thực hiện.

  • Bổ sung người đại diện sau khi người đại diện cũ không còn khả năng thực hiện nhiệm vụ: Trường hợp người đại diện theo pháp luật hiện tại không thể tiếp tục công việc do lý do sức khỏe, từ chức, nghỉ hưu, chuyển công tác, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm người đại diện.

2. Thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật

Để bổ sung người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp cần thực hiện các bước theo quy trình quy định của pháp luật

Bước 1: Quyết định bổ sung người đại diện

  • Quyết định của hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH) hay đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần). Quyết định này phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu. Quyết định bổ sung người đại diện sẽ nêu rõ thông tin của người được bổ sung và quyền hạn của họ trong công ty.

  • Biên bản họp của hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông ghi rõ việc bổ sung người đại diện.

Bước 2: Lập và nộp hồ sơ bổ sung người đại diện

Sau khi có quyết định doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bổ sung người đại diện bao gồm

  1. Thông báo bổ sung người đại diện theo pháp luật: Theo mẫu Phụ lục II-2 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

  2. Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng minh cá nhân của người đại diện mới: Bao gồm CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực.

  3. Quyết định bổ sung người đại diện: Quyết định của hội đồng thành viên, đại hội đồng cổ đông hay chủ sở hữu công ty.

  4. Biên bản họp (nếu có) hoặc văn bản đồng ý của các thành viên, cổ đông của công ty.

  5. Điều lệ công ty sửa đổi (nếu có sự thay đổi trong điều lệ công ty liên quan đến quyền và nghĩa vụ của người đại diện).

Bước 3: Nộp hồ sơ và cập nhật thông tin tại cơ quan đăng ký kinh doanh

  • Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ bổ sung người đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính.

  • Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 4: Cập nhật thông tin và nhận giấy chứng nhận

  • Sau khi hồ sơ được tiếp nhận với kiểm tra cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thông tin người đại diện mới.

3. Mẫu thông báo bổ sung người đại diện theo pháp luật

Dưới đây là mẫu Thông báo bổ sung người đại diện theo pháp luật theo quy định của pháp luật

CÔNG TY TNHH ABC
Mã số doanh nghiệp: 0123456789
Địa chỉ trụ sở chính: 123 Đường ABC, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: (08) 1234 5678

THÔNG BÁO
Về việc bổ sung người đại diện theo pháp luật

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh

Công ty TNHH ABC thông báo về việc bổ sung người đại diện theo pháp luật của công ty như sau

1. Người đại diện theo pháp luật hiện tại
Họ và tên: Nguyễn Văn A
Chức vụ: Giám đốc
Số CMND/CCCD: 012345678
Ngày cấp: 01/01/2020
Cấp bởi: Công an TP. Hồ Chí Minh

2. Người đại diện theo pháp luật mới bổ sung
Họ và tên: Trần Thị B
Chức vụ: Tổng Giám đốc
Số CMND/CCCD: 098765432
Ngày cấp: 01/01/2025
Cấp bởi: Công an TP. Hồ Chí Minh

3. Lý do bổ sung

Do công ty cần bổ sung người đại diện theo pháp luật để thực hiện nhiệm vụ quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tài chính.

Kính mong Quý Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin bổ sung người đại diện theo pháp luật cho công ty.

Trân trọng cảm ơn!

Ngày … tháng … năm 2025
Người đại diện theo pháp luật của công ty
(ký và ghi rõ họ tên)

4. Lưu ý khi bổ sung người đại diện theo pháp luật

  • Cập nhật thông tin trên các hệ thống: Sau khi bổ sung người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần thông báo cho các cơ quan như ngân hàng, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội về sự thay đổi này để đảm bảo các giao dịch, nghĩa vụ tài chính không bị gián đoạn.

  • Điều chỉnh Điều lệ công ty (nếu cần): Trong trường hợp có sự thay đổi về quyền hạn hoặc nghĩa vụ của người đại diện trong Điều lệ công ty, doanh nghiệp cần sửa đổi Điều lệ rồi thông báo cập nhật với cơ quan đăng ký.

  • Xác minh năng lực của người đại diện: Đảm bảo rằng người được bổ sung làm đại diện có đủ năng lực pháp lý và đáp ứng yêu cầu của công ty.

Bổ sung người đại diện theo pháp luật là một thủ tục quan trọng rất cần thiết để đảm bảo hoạt động pháp lý của doanh nghiệp luôn diễn ra suôn sẻ. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng các bước quy định, cập nhật thông tin kịp thời nhằm tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.