Điều 5. Nguyên tắc hành nghề công chứng
1. Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.
2. Khách quan, trung thực.
3. Tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
4. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc hành nghề công chứng.
Điều 6. Hiệu lực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng
1. Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ thời điểm được công chứng viên ký và tổ chức hành nghề công chứng đóng dấu vào văn bản; trường hợp là văn bản công chứng điện tử thì có hiệu lực theo quy định tại khoản 2 Điều 64 của Luật này.
2. Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan, là cơ sở để các bên tham gia giao dịch đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện các thủ tục liên quan đến giao dịch đã được công chứng.
3. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
Điều 7. Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng
Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt; trường hợp người yêu cầu công chứng sử dụng tiếng nói, chữ viết không phải là tiếng Việt hoặc sử dụng ngôn ngữ của người khuyết tật thì phải dịch sang tiếng Việt.
Điều 35. Quyền của tổ chức hành nghề công chứng
1. Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 37 của Luật này và người lao động khác làm việc cho tổ chức mình.
2. Thu phí công chứng, phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng, chi phí khác theo quy định của Luật này và luật khác có liên quan.
3. Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức.
4. Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu có liên quan theo quy định của pháp luật để phục vụ hoạt động công chứng.
5. Quyền khác theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Điều 36. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng
1. Theo dõi, bảo đảm cho công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc thực hiện thủ tục công chứng theo quy định của pháp luật, tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và thực hiện các quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.
3. Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước và bảo đảm việc công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình thực hiện đúng quy định về ngày, giờ làm việc của tổ chức.
4. Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình; báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt và niêm yết danh sách cộng tác viên dịch thuật của tổ chức mình.
5. Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định tại Điều 39 của Luật này; bồi thường thiệt hại theo quy định tại Điều 40 của Luật này.
6. Tiếp nhận, quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình.
7. Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình trong việc hành nghề công chứng, tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.
8. Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về giao dịch đã công chứng; giấy tờ, tài liệu đã chứng thực.
9. Lập sổ yêu cầu công chứng, sổ công chứng, các loại sổ khác và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật.
10. Cung cấp thông tin để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại Điều 66 của Luật này.
11. Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác.
12. Sử dụng con dấu tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng và thực hiện quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
13. Tiếp nhận hồ sơ công chứng do Sở Tư pháp chỉ định theo quy định tại Điều 68 của Luật này.
14. Nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Điều 40. Bồi thường thiệt hại trong hoạt động công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức khác do lỗi của công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình gây ra trong quá trình công chứng.
Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã chuyển đổi, hợp nhất, sáp nhập thì tổ chức hành nghề công chứng kế thừa quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng đó có trách nhiệm bồi thường thiệt hại; trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã giải thể, chấm dứt hoạt động thì công chứng viên, nhân viên trực tiếp gây thiệt hại phải tự mình bồi thường thiệt hại, kể cả trường hợp người đó không còn là công chứng viên hoặc nhân viên của 01 tổ chức hành nghề công chứng.
2. Công chứng viên, nhân viên trực tiếp gây thiệt hại phải hoàn trả cho tổ chức hành nghề công chứng khoản tiền mà tổ chức đã bồi thường cho người bị thiệt hại theo quy định của pháp luật, kể cả trường hợp người đó không còn là công chứng viên hoặc nhân viên của 01 tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp công chứng viên, nhân viên trực tiếp gây thiệt hại không hoàn trả thì tổ chức hành nghề công chứng có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết.
Điều 41. Tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên
1. Tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên là tổ chức tự quản, đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các công chứng viên, bao gồm Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và Hội công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
2. Hiệp hội công chứng viên Việt Nam ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng để áp dụng trên phạm vi toàn quốc. Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng không được trái với quy định của pháp luật và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.
3. Tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
a) Đại diện, bảo vệ quyền, lợi ích của công chứng viên trong hành nghề công chứng;
b) Thực hiện rà soát, đánh giá hằng năm chất lượng đội ngũ công chứng viên; giám sát công chứng viên tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng;
c) Tham gia cùng cơ quan nhà nước trong việc tổ chức đào tạo, tập sự hành nghề công chứng, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm, hướng dẫn nghiệp vụ cho hội viên;
d) Nhiệm vụ và quyền hạn khác liên quan đến hoạt động công chứng theo quy định của Luật này và quy định của Chính phủ.
4. Bộ Tư pháp có trách nhiệm phê duyệt Điều lệ của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam sau khi thống nhất ý kiến với Bộ Nội vụ; đình chỉ thi hành và yêu cầu sửa đổi nghị quyết, quyết định, quy định, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng do Hiệp hội công chứng viên Việt Nam ban hành trái với quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.
Điều 42. Công chứng giao dịch đã được soạn thảo sẵn
1. Người yêu cầu công chứng nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu công chứng trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính đến tổ chức hành nghề công chứng. Hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Dự thảo giao dịch;
b) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, gồm: thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật;
c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc bản án, quyết định của Tòa án hoặc quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc xử lý tài sản hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản đó;
d) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác được các thông tin quy định tại các điểm b, c và d khoản này trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người yêu cầu công chứng không phải nộp các giấy tờ này nhưng phải nộp phí khai thác dữ liệu theo quy định của pháp luật để tổ chức hành nghề công chứng khai thác dữ liệu.
2. Công chứng viên kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, nếu hồ sơ đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì tiếp nhận giải quyết; trường hợp từ chối tiếp nhận thì trực tiếp giải thích rõ lý do hoặc trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người yêu cầu công chứng.
3. Công chứng viên hướng dẫn, giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia giao dịch.
4. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc tham gia giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, bị cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc công chứng viên tiến hành xác minh, yêu cầu giám định theo đề nghị của người yêu cầu công chứng; trường hợp người yêu cầu công chứng không làm rõ được và từ chối việc xác minh, yêu cầu giám định hoặc đã xác minh, giám định nhưng vẫn không làm rõ được thì công chứng viên từ chối công chứng.
5. Công chứng viên kiểm tra dự thảo giao dịch. Nếu trong dự thảo giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa; trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên từ chối công chứng.
6. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.
7. Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì ký vào từng trang của giao dịch và ký, ghi đủ họ, tên của cá nhân, đóng dấu của tổ chức (nếu có) vào trang cuối của giao dịch; trường hợp điểm chỉ thì thực hiện theo quy định tại Điều 50 của Luật này. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại các điểm b, c và d khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ký vào lời chứng và từng trang của giao dịch; đối với các giấy tờ quy định tại điểm d khoản 1 Điều này mà người yêu cầu công chứng không có bản chính tại thời điểm công chứng viên ký vào lời chứng thì có thể xuất trình bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực.
8. Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, đóng dấu, giao bản gốc văn bản công chứng cho người yêu cầu công chứng, vào sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định tại Điều 68 của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Điều 47. Chữ viết và cách ghi thời điểm trong văn bản công chứng
1. Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xóa, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Thời điểm công chứng phải được ghi cụ thể ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con số thể hiện thời điểm công chứng phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Điều 51. Việc đánh số trang, đóng dấu giáp lai trong văn bản công chứng
1. Văn bản công chứng có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, bắt đầu từ số 1 tại trang thứ nhất của giao dịch và liên tục cho đến trang cuối cùng của lời chứng.
2. Văn bản công chứng có từ 02 tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
3. Việc đánh số trang, xác nhận tính toàn vẹn của văn bản công chứng điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Điều 52. Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng
1. Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn văn bản công chứng mà việc sửa lỗi đó không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia giao dịch.
2. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đã thực hiện việc công chứng đó; trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hoặc giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng tạm ngừng hoạt động thì việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 32 của Luật này.
3. Công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề của trang được sửa lỗi kỹ thuật, ghi thời điểm sửa lỗi kỹ thuật kèm theo họ, tên, chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp khoảng trống bên lề không đủ chỗ để ghi nội dung sửa lỗi kỹ thuật thì có thể ghi vào trang đính kèm có đủ các nội dung nêu trên.
Công chứng viên có trách nhiệm sửa lỗi kỹ thuật đối với tất cả các bản gốc của văn bản công chứng, trừ trường hợp không thể thu hồi được tất cả các bản gốc. Việc sửa lỗi kỹ thuật phải được thông báo bằng văn bản cho những người tham gia giao dịch trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày hoàn thành việc sửa lỗi kỹ thuật.
4. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Điều 61. Gửi giữ di chúc và công bố di chúc được lưu giữ
1. Người lập di chúc có thể yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ di chúc của mình. Khi nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên phải niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, ghi giấy nhận lưu giữ và giao cho người lập di chúc. Giấy nhận lưu giữ di chúc phải có thông tin về tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên niêm phong di chúc, người lập di chúc.
2. Đối với di chúc đã được tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ nhưng sau đó tổ chức này chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hoặc giải thể thì trước khi chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hoặc giải thể, tổ chức hành nghề công chứng phải thỏa thuận với người lập di chúc về việc chuyển cho tổ chức hành nghề công chứng khác lưu giữ di chúc. Trường hợp không có thỏa thuận hoặc không thỏa thuận được thì di chúc và phí lưu giữ di chúc phải được trả lại cho người lập di chúc. Trường hợp không liên hệ được với người lập di chúc thì di chúc được chuyển giao cho tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ của tổ chức hành nghề công chứng đã chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hoặc giải thể.
3. Việc công bố di chúc lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định của Chính phủ.