Trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ thì việc cho nhân viên nghỉ việc luôn là một tình huống nhạy cảm không chỉ là quyết định về nhân sự mà còn liên quan đến pháp lý, tinh thần nội bộ và hình ảnh doanh nghiệp. Một sai sót nhỏ trong cách xử lý cũng có thể dẫn đến tranh chấp lao động, kiện tụng và tổn thất danh tiếng. Vì vậy hiểu rõ và thực hiện đúng quy định pháp luật khi chấm dứt hợp đồng lao động là điều mà mọi doanh nghiệp đều cần quan tâm. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ cách cho nhân viên nghỉ việc đúng luật tránh những rủi ro không đáng có.
Khi nào doanh nghiệp được phép cho nhân viên nghỉ việc
Theo quy định của pháp luật lao động hiện hành người sử dụng lao động không được tùy tiện cho nhân viên nghỉ việc. Việc chấm dứt hợp đồng lao động phải dựa trên những căn cứ rõ ràng và hợp pháp. Có ba hình thức chủ yếu mà doanh nghiệp có thể thực hiện để kết thúc hợp đồng với người lao động
Thứ nhất là hết thời hạn hợp đồng lao động. Khi hợp đồng lao động có thời hạn kết thúc và hai bên không có thỏa thuận gia hạn, hợp đồng mặc nhiên chấm dứt. Trong trường hợp này người sử dụng lao động chỉ cần thông báo cho người lao động trước ít nhất 15 ngày để đảm bảo sự chuẩn bị.
Thứ hai là thỏa thuận chấm dứt hợp đồng là hình thức lý tưởng nhất vì hai bên tự nguyện đồng thuận. Khi đạt được sự thống nhất cần lập văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng để làm căn cứ pháp lý tránh phát sinh tranh chấp về sau.
Thứ ba là đơn phương chấm dứt hợp đồng từ phía người sử dụng lao động. Hình thức này chỉ được thực hiện khi có lý do rõ ràng theo luật định và phải báo trước theo thời gian quy định.
Các lý do hợp pháp để đơn phương chấm dứt hợp đồng
Không phải lý do nào cũng đủ điều kiện để doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng. Dưới đây là một số lý do được pháp luật cho phép
Nhân viên thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động tuy nhiên đánh giá phải dựa trên tiêu chí rõ ràng có báo cáo hoặc biên bản cụ thể.
Người lao động tự ý bỏ việc không lý do từ năm ngày làm việc trở lên trong một tháng hoặc mười ngày cộng dồn trong một năm mà không có lý do chính đáng.
Người lao động bị ốm đau, tai nạn, điều trị liên tục quá thời hạn luật định nhưng vẫn không đủ sức khỏe trở lại làm việc.
Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ, thu hẹp sản xuất hoặc gặp khó khăn kinh tế buộc phải cắt giảm nhân sự.
Người lao động đến tuổi nghỉ hưu hoặc không còn đủ điều kiện làm việc theo yêu cầu nghề nghiệp.
Tất cả các lý do nêu trên đều cần có hồ sơ, biên bản và chứng cứ chứng minh đầy đủ trước khi ra quyết định nghỉ việc.
Thời gian báo trước khi cho nhân viên nghỉ việc
Thời gian báo trước là yếu tố bắt buộc trong trường hợp doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng. Nếu không tuân thủ thì quyết định cho nghỉ việc có thể bị coi là trái pháp luật
Với hợp đồng lao động không xác định thời hạn, thời gian báo trước là 45 ngày
Với hợp đồng lao động xác định thời hạn cần báo trước ít nhất 30 ngày
Với hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc dưới 12 tháng, thời gian báo trước là 3 ngày làm việc
Ngoài ra trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi cơ cấu hoặc sáp nhập cần thông báo sớm và có phương án sử dụng lao động trình cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
Quy trình chấm dứt hợp đồng đúng luật
Doanh nghiệp nên tuân theo quy trình chặt chẽ để đảm bảo minh bạch và đúng quy định pháp luật
Bước một là xác minh lý do nghỉ việc thu thập đầy đủ hồ sơ, chứng cứ. Nếu nhân viên vi phạm nội quy cần có biên bản làm việc cả kết luận kỷ luật và các văn bản có chữ ký liên quan.
Bước hai là lập thông báo chấm dứt hợp đồng bằng văn bản, nêu rõ lý do, thời gian hiệu lực, quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên. Văn bản này cần gửi cho người lao động đúng thời hạn báo trước.
Bước ba là tổ chức bàn giao công việc, tài sản và tài liệu liên quan cần có biên bản bàn giao có chữ ký xác nhận của các bên.
Bước bốn là thanh toán đầy đủ các khoản liên quan bao gồm tiền lương còn lại, trợ cấp thôi việc nếu có, bảo hiểm xã hội, giấy tờ chứng nhận quá trình làm việc. Tất cả phải được thực hiện trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng.
Những rủi ro khi cho nhân viên nghỉ việc sai quy định
Nếu doanh nghiệp đơn phương cho nhân viên nghỉ việc mà không có lý do hợp pháp hoặc không tuân thủ quy trình pháp lý, hậu quả có thể rất nghiêm trọng.
Doanh nghiệp có thể bị buộc phải nhận người lao động trở lại làm việc đồng thời phải bồi thường tiền lương trong thời gian người lao động không được làm việc.
Trường hợp không muốn nhận lại doanh nghiệp phải bồi thường ít nhất hai tháng tiền lương và các chi phí liên quan.
Doanh nghiệp có thể bị thanh tra lao động xử phạt hành chính ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu và khả năng tuyển dụng nhân sự sau này.
Cho nhân viên nghỉ việc là một quyết định không dễ đòi hỏi sự thận trọng về cả pháp lý và đạo đức. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro pháp lý mà còn thể hiện sự tôn trọng người lao động duy trì môi trường làm việc minh bạch và chuyên nghiệp. Trong mọi tình huống nên ưu tiên đối thoại thương lượng cả ghi nhận thỏa thuận bằng văn bản. Một doanh nghiệp phát triển bền vững là doanh nghiệp biết cách đối xử công bằng và nhân văn với người lao động ngay cả khi hai bên không còn đồng hành cùng nhau.