Chi Phí Trước Khi Thành Lập Doanh Nghiệp: Các Khoản Cần Chuẩn Bị & Cách Hạch Toán

Trước khi chính thức đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần bỏ ra một số chi phí để hoàn tất thủ tục pháp lý, thuê địa điểm với mua sắm trang thiết bị và triển khai các hoạt động ban đầu. Việc tính toán và quản lý chi phí trước khi thành lập công ty giúp doanh nghiệp có kế hoạch tài chính hợp lý nhằm tránh lãng phí và đảm bảo tuân thủ quy định kế toán.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các chi phí cần thiết trước khi thành lập doanh nghiệp và cách hạch toán theo quy định hiện hành.

1. Các Chi Phí Trước Khi Thành Lập Doanh Nghiệp

1.1. Chi Phí Đăng Ký Thành Lập Doanh Nghiệp

Đây là các khoản chi phí bắt buộc để doanh nghiệp có thể hoạt động hợp pháp

• Lệ phí đăng ký kinh doanh: 50.000 – 300.000 đồng (có thể miễn nếu đăng ký online).
• Chi phí khắc dấu công ty: 200.000 – 500.000 đồng.
• Chi phí đăng bố cáo thành lập doanh nghiệp: 100.000 – 300.000 đồng.
• Lệ phí cấp chữ ký số (Token): 1.500.000 – 3.000.000 đồng/năm tùy gói dịch vụ.
• Chi phí mở tài khoản ngân hàng & nộp ký quỹ (nếu có): Tùy theo yêu cầu từng ngân hàng.

1.2. Chi Phí Thuê Địa Điểm Kinh Doanh

Doanh nghiệp cần có địa chỉ trụ sở hợp pháp để đăng ký kinh doanh. Các chi phí liên quan gồm

• Chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng 5.000.000 – 50.000.000 đồng/tháng tùy vị trí và diện tích.
• Phí đặt cọc (nếu có): Thường từ 1 – 3 tháng tiền thuê.
• Phí dịch vụ văn phòng ảo (nếu không cần văn phòng thực tế): 500.000 – 2.000.000 đồng/tháng.

1.3. Chi Phí Mua Sắm Trang Thiết Bị & Văn Phòng Phẩm

Các khoản chi phí cần thiết để bắt đầu hoạt động

• Máy tính, máy in, điện thoại bàn: 10.000.000 – 50.000.000 đồng tùy quy mô.
• Bàn ghế, tủ hồ sơ: 5.000.000 – 20.000.000 đồng.
• Văn phòng phẩm (giấy, bút, sổ sách, danh thiếp): 500.000 – 2.000.000 đồng.

1.4. Chi Phí Tuyển Dụng & Nhân Sự

• Chi phí đăng tin tuyển dụng: 500.000 – 5.000.000 đồng (tùy vào nền tảng tuyển dụng).
• Chi phí đào tạo nhân viên ban đầu: 2.000.000 – 10.000.000 đồng.
• Lương tạm ứng cho nhân viên (nếu có): Tùy theo thỏa thuận hợp đồng.

1.5. Chi Phí Quảng Cáo & Xây Dựng Hình Ảnh

Để tăng độ nhận diện thương hiệu, doanh nghiệp cần đầu tư vào marketing ban đầu

• Thiết kế logo, bộ nhận diện thương hiệu: 3.000.000 – 10.000.000 đồng.
• Chi phí làm website: 5.000.000 – 30.000.000 đồng.
• Chạy quảng cáo Facebook, Google Ads: 3.000.000 – 20.000.000 đồng/tháng.

1.6. Chi Phí Dịch Vụ Tư Vấn Pháp Lý & Kế Toán

Nếu không có kế toán nội bộ, doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ bên ngoài

• Dịch vụ kế toán thuế ban đầu: 1.000.000 – 5.000.000 đồng/tháng.
• Dịch vụ tư vấn luật doanh nghiệp: 5.000.000 – 20.000.000 đồng tùy gói.

2. Hạch Toán Chi Phí Trước Khi Thành Lập Doanh Nghiệp

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC thì các khoản chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp có thể hạch toán theo hai cách

2.1. Hạch Toán Vào Chi Phí Chờ Phân Bổ (TK 242 – Chi Phí Trả Trước)

Các chi phí trước khi thành lập có thể được ghi nhận vào tài khoản 242 và phân bổ dần khi công ty đi vào hoạt động.

Bút toán hạch toán

• Khi phát sinh chi phí trước khi thành lập

  Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
  Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

• Khi phân bổ dần vào chi phí hoạt động

  Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
  Có TK 242 – Chi phí trả trước

2.2. Hạch Toán Vào Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp (TK 642)

Một số khoản chi phí có thể đưa thẳng vào tài khoản 642 nếu doanh nghiệp đi vào hoạt động ngay sau khi thành lập.

Ví dụ

• Khi thanh toán chi phí đăng ký kinh doanh
  

  Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
  Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

3. Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Hạch Toán Chi Phí Trước Khi Thành Lập

• Chỉ những chi phí có hóa đơn, chứng từ hợp lệ mới được tính vào chi phí doanh nghiệp.
• Chi phí trước khi thành lập không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, vì tại thời điểm đó doanh nghiệp chưa có tư cách pháp nhân để kê khai thuế.
• Nếu cá nhân đứng ra thanh toán trước, doanh nghiệp cần làm thủ tục hoàn lại tiền khi có tài khoản ngân hàng công ty.

4. Tổng Kết Chi Phí Trước Khi Thành Lập Doanh Nghiệp

Việc lập kế hoạch tài chính và kiểm soát chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp giúp chủ doanh nghiệp tránh được những chi tiêu không cần thiết. Đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định kế toán và thuế.

Tùy theo quy mô hoạt động, tổng chi phí có thể dao động từ 10 triệu đến hơn 100 triệu đồng. Khi hạch toán cần phân loại rõ chi phí trả trước và chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm bảo minh bạch tài chính.

Trước khi thành lập công ty, chủ doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ về các khoản chi phí bắt buộc cũng như lựa chọn dịch vụ phù hợp để tối ưu ngân sách.