Hồ sơ pháp lý là gì
Hồ sơ pháp lý là các dạng hồ sơ có giá trị cao về mặt pháp luật và tất cả các công ty kinh doanh đều có các loại hồ sơ này. Chúng là các loại hồ sơ cần độ bảo mật trong lưu trữ cực kỳ cao và rất quan trọng của mỗi công ty.
Hồ sơ pháp lý dự án gồm những gì
Bộ hồ sơ pháp lý của dự án căn hộ chung cư
Đầu tiên là kiểm tra bộ hồ sơ dự án đầy đủ các giấy tờ, thủ tục.
Tiếp theo đó, khách hàng cần phải lưu ý các thông tin dưới đây:
- Sổ hồng / đỏ: kiểm tra nguồn gốc của đất dự án cũng như quyền sử dụng đất với mục đích gì. So sánh thông tin trong sổ đỏ với tình hình và số liệu thực tế.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hoặc Quyết định cấp đất, cho thuê đất cho chủ dự án (Luật Đất đai 2013): xác định nguồn gốc và thẩm quyền của của chủ đầu tư đối với diện tích đất dự án.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của chủ đầu tư (Luật doanh nghiệp 2014): trong đó phải có ngành nghề kinh doanh bất động sản.
- Văn bản xác nhận chủ đầu tư đã hoàn thành nghĩa vụ thuế: chủ đầu tư dự án có nghĩa vụ nộp các loại thuế Giá trị gia tăng (Khoản 10 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC), Thuế thu nhập doanh nghiệp (Khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC), Lệ phí môn bài (Nghị định 139/2016/NĐ-CP), Thuế sử dụng đất phi nông nghiệp (Thông tư 153/2011/TT-BTC). Tuy nhiên, đây là quan hệ giữa chủ đầu tư và cơ quan thuế nên người mua nhà không bắt buộc phải kiểm tra.
- Văn bản chấp thuận đầu tư (Điều 9 Nghị định 99/2015/NĐ-CP): đảm bảo sự chấp thuận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Giấy phép xây dựng (Điều 89 Luật xây dựng 2014): nếu dự án thuộc đối tượng phải có giấy phép xây dựng thì người mua cũng cần kiểm tra để tránh rủi ro
- Cam kết bảo lãnh của Ngân hàng đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ cho chủ đầu tư (Điều 56 Luật Kinh doanh bất động sản 2014, Điều 12 Thông tư 07/2015/TT-NHNN): đối với nhà ở hình thành trong tương lai thì văn bản này là bắt buộc để tránh việc chủ đầu tư giao trễ hoặc treo dự án dẫn đến không giao nhà đúng thời hạn cam kết với khách hàng. Cam kết bảo lãnh phải được lập thành Thư bảo lãnh và Hợp đồng bảo lãnh mới có giá trị ràng buộc nghĩa vụ pháp lý của Ngân hàng.
- Biên bản nghiệm thu (khoản 1 Điều 55 Luật kinh doanh bất động sản 2014): chỉ ký hợp đồng mua nhà hình thành trong tương lai khi có Biên bản nghiệm thu phần móng nhà. Khi các bên giao nhận nhà đã hoàn thành cũng cần có Biên bản nghiệm thu để đảm bảo cho việc khiếu nại về những phát sinh sau này.
Kiểm tra hợp đồng mua căn hộ chung cư
Hợp đồng mua bán là giấy tờ quan trọng liên quan trực tiếp đến quyền lợi và trách nhiệm của hai bên, do vậy người mua phải lưu ý xem xét thật kỹ trước khi ký vào văn bản này. Một số thông tin trong hợp đồng mà người mua cần lưu ý kiểm tra như:
- Người ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền phía chủ đầu tư, hoặc có giấy ủy quyền của chủ đầu tư
- Tiến độ thanh toán, phương thức thanh toán, thỏa thuận về phí phạt nếu thanh toán trễ hoặc sai phương thức
- Thông tin về căn hộ (Mã căn hộ, vị trí tầng, tên dự án, đơn giá…)
- Các điều kiện thỏa thuận về phí dịch vụ (phí quản lý chung cư, phí vệ sinh, điện, nước…)
- Diện tích sử dụng, những trang thiết bị sở hữu chung/riêng…
Hồ sơ pháp lý trước khi khởi công xây dựng
Trước một tuần khởi công xây dựng, các chủ đầu tư nên điền thông báo khởi công theo mẫu của ủy ban nhân dân phường.
Ngoài mẫu thông báo cần chuẩn bị hồ sơ pháp lý trước khi khởi công gồm các giấy tờ:
- Giấy phép hoạt động kinh doanh;
- Hợp đồng thi công xây dựng;
- Giấy phép xây dựng;
- Hợp đồng lao động của người chỉ huy thi công với công ty;
- Quyết định bổ nhiệm chỉ huy thi công;
- Bảo hiểm tai nạn lao động công nhân;
- Bằng cấp chuyên môn liên quan;
- Bản vẽ đã được duyệt;
- Giấy phép xin sử dụng lòng lề đường;
- Hợp đồng ép cọc và giấy phép đăng ký với công trình sử dụng máy ép, bản thiết kế chi tiết với công trình trên 3 sàn;
Ngoài ra các chủ đầu tư cần yêu cầu nhà thầu thi công dựng các biển cảnh báo an toàn lao động và tên công trình. Các vấn đề này ảnh hưởng đến tiến độ thi công của công trình nên cần chuẩn bị trước để gây trễ nãy khi bị lập biên bản.
Hồ sơ pháp lý do Chủ đầu tư tập hợp
Văn bản chấp thuận của các cơ quan có thẩm quyền về việc cho phép sử dụng công trình có liên quan đến dự án gồm:
- Sử dụng điện;
- Cấp thoát nước, sử dụng hệ thống nước thải chung;
- Khai thác dầu mỏ, khoáng sản;
- Khai thác nguồn nước ngầm;
- An toàn giao thông bộ, thủy;
- An toàn các công trình gần đê, bảo vệ, chui đê đem,…
Các tài liệu chứng minh điều kiện năng lực của nhà thầu tư vấn, nhà thầu thi công xây dựng kể cả các nhà thầu nước ngoài gồm:
- Chứng chỉ thiết kế xây dựng;
- Chứng chỉ thi công xây dựng;
- Chứng nhận giám sát thi công xây dựng, kiểm tra và đủ điều kiện đảm bảo an toàn chịu lực;
- Chứng nhận kiểm tra sự phù hợp về chất lượng công trình xây dựng;
Hồ sơ pháp lý khởi công của nhà thầu và chủ đầu tư bao gồm những gì?
Sau khi hoàn thành xin giấy phép, thì nhà thầu và chủ đầu tư cần hoàn thành các thông tin hồ sơ sau:
- Danh sách công nhân và hợp đồng lao động thi công.
- Hợp đồng thi công.
- Giấy chứng nhận hành nghề hoặc đăng ký kinh doanh.
- Thông báo quyết định giám sát- chỉ huy thi công.
- Hồ sơ năng lực, chứng chỉ giám sát của nhà thầu tại công trình.
- Bảo hiểm lao động của công nhân.
- Thông báo về việc khởi công xây dựng công trình.
- Cung cấp giấy phép xây dựng.
- Bản thiết kế xây dựng được cấp.
Hồ sơ pháp lý công ty xây dựng
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số Thuế.
- Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng (nếu có KTT).
- Quyết định bổ nhiệm Giám đốc hoặc tổng giám đốc.
- Điều lệ doanh nghiệp.
- Bản đăng ký mẫu dấu và chữ ký người chịu trách nhiệm trước pháp luật và người được ủy quyền theo mẫu của TK ngân hàng.
- CMND của Giám đốc hoặc tổng giám đốc và Kế toán trưởng.
- Danh sách Ban lãnh đạo và Hội đồng thành viên công ty.
Giấy chứng thực người đại diện pháp luật và các cổ đông
Với cổ đông là tổ chức thì cần các giấy tờ:
- Bản sao chứng thực cá nhân theo ủy quyền và quyết định ủy quyền.
- Bản sao điều lệ hoặc tài liệu khác.
- Bản sao quyết định thành lập công ty.
- Bản sao chứng nhận đăng ký thuế và kinh doanh.
- Dự thảo về điều lệ của công ty được thống nhất và có chữ ký của người đại diện pháp luật.
- Bản sao cá nhân chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
- Danh sách cổ đông và có chữ ký của từng thành viên.
- Chứng chỉ hành nghề của các doanh nghiệp và nộp kèm văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan thẩm quyền.
Hồ sơ pháp lý của dự án đất nền
Quy hoạch chi tiết 1/500 (đối với dự án quy mô lớn hơn 5ha) hoặc quy hoạch chi tiết mặt bằng 1/500 (đối với dự án quy mô nhỏ hơn 5ha). Những bản quy hoạch này phải được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Nếu dự án có tổng vốn đầu tư hạ tầng trên 15 tỷ, phải được cơ quan có thẩm quyền cấp công văn chấp thuận chủ trương đầu tư. Cụ thể, Sở Xây dựng sẽ đánh giá các yếu tố: năng lực chủ đầu tư, nguồn gốc quỹ đất, quy hoạch khu đất, tham vấn ý kiến các ban ngành có liên quan (hạ tầng kỹ thuật như giao thông, điện lực, cấp thoát nước, PCCC ngoài hàng rào để tránh tình trạng thi công chồng chéo lên đất ngầm gây cản trở, hư hại), sau đó làm tờ trình UBND tỉnh chấp thuận chủ trương đầu tư.
Trường hợp dự án xây dựng nhà ở, phải đảm bảo tuân thủ quy hoạch chi tiết 1/500 hoặc quy hoạch tổng mặt bằng 1/500 (ví dụ về số tầng, mật độ xây dựng, khoảng lùi dự án…).
Mẫu hồ sơ pháp lý
Tùy từng lĩnh vực hoạt động mà hồ sơ pháp lý sẽ bao gồm những tài liệu khác nhau