Trước năm 2006 hoạt động công chứng tại Việt Nam chủ yếu do các phòng công chứng nhà nước thực hiện Trước nhu cầu mở rộng và cấp bách của xã hội về thủ tục xác nhận giao dịch pháp lý như mua bán bất động sản tặng cho di sản hợp đồng kinh doanh thì hoạt động công chứng bị giới hạn rõ rệt Chính vì vậy Quốc hội khóa XI kỳ họp thứ 10 đã thông qua Luật Công chứng số 82 năm 2006 Quy định cơ bản về phạm vi công chứng công chứng viên tổ chức hành nghề thủ tục công chứng và quản lý nhà nước Thiết lập hệ thống công chứng có hệ thống rõ ràng hơn.
Nội dung và mục tiêu của Luật Công chứng 2006
Luật Công chứng 2006 mở đầu bằng các quy định về nguyên tắc hành nghề như tuân thủ Hiến pháp và pháp luật khách quan trung thực chịu trách nhiệm trước pháp luật và tuân theo quy tắc đạo đức nghề nghiệp Cụ thể pháp luật định nghĩa công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực tính hợp pháp của văn bản lý giải rõ công chứng viên là người đủ tiêu chuẩn do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm đảm bảo tư cách pháp lý vững vàng để thực hiện công chứng.
Luật cũng quy định tổ chức hành nghề bao gồm phòng công chứng nhà nước và văn phòng công chứng dân sự tổ chức này phải có tư cách pháp nhân phối hợp quản lý công chứng viên chịu trách nhiệm mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp và lưu trữ hồ sơ đầy đủ.
Các quy định về công chứng viên và hành nghề
Theo Luật Công chứng 2006 công chứng viên phải có bằng cử nhân luật và tối thiểu 5 năm kinh nghiệm tại cơ quan pháp luật Sau đó họ phải hoàn thành khóa đào tạo nghề công chứng rồi tập sự trong tổ chức hành nghề từ 6 đến 12 tháng Trên cơ sở đó Bộ Tư pháp sẽ bổ nhiệm Nếu có sai phạm họ phải chịu trách nhiệm và có thể bị xử lý kỷ luật.
Một điều đặc biệt là công chứng viên phải hành nghề độc lập tức không bị chi phối từ bên ngoài Chính vì vậy hệ thống văn phòng cần đảm bảo việc tổ chức chặt chẽ tránh tình trạng lợi ích nhóm Phòng công chứng hay văn phòng cũng không được mở chi nhánh đại diện ngoài trụ sở.
Thủ tục công chứng và phạm vi áp dụng
Luật mô tả quy trình công chứng rõ ràng Người yêu cầu nộp văn bản dự thảo giấy tờ tùy thân rồi công chứng viên kiểm tra xác minh pháp lý và tự nguyện Nếu hợp lệ sẽ ký và đóng dấu văn bản công chứng Theo luật thời hạn công chứng thường không kéo dài Thủ tục công chứng bao gồm hợp đồng dân sự giao dịch chuyển nhượng bất động sản di chúc thỏa thuận phân chia di sản và nhận lưu giữ di chúc Ngoài ra còn cho phép chứng thực bản dịch nếu công chứng viên đáp ứng điều kiện biết ngoại ngữ.
Một quy định linh hoạt là công chứng có thể thực hiện ngoài trụ sở nếu người yêu cầu không thể di chuyển như người già yếu người thi hành án hoặc vì lý do chính đáng Việc này giúp đảm bảo quyền tiếp cận dịch vụ công chứng.
Các quy định về hồ sơ lưu trữ và phí công chứng
Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu hợp đồng giấy tờ liên quan bản chính và bản sao các giấy tờ xác minh Quy trình lưu trữ hồ sơ theo thứ tự thời gian hồ sơ cần bảo mật và cung cấp khi cơ quan nhà nước yêu cầu.
Về kinh phí người yêu cầu công chứng phải trả phí do tổ chức hành nghề thu đúng đủ theo quy định Luật cho phép thu thêm phí lập hợp đồng đánh máy sao chụp và các chi phí khác nếu có yêu cầu Ngoài ra tổ chức hành nghề còn phải mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên.
Quản lý nhà nước và xử lý vi phạm
Luật xác định Bộ trưởng Bộ Tư pháp chịu trách quản lý nhà nước về công chứng Sở Tư pháp địa phương chịu trách cấp phép kiểm tra giám sát thanh tra tổ chức hành nghề Bộ xây dựng văn bản hướng dẫn chương trình đào tạo quy tắc đạo đức bồi dưỡng nghiệp vụ và đào tạo công chứng viên Các địa phương phải báo cáo kết quả hoạt động.
Với hành vi vi phạm như giả mạo giấy tờ cố ý công chứng hợp đồng sai trái nhận hối lộ hay trốn tránh trách nhiệm luật quy định xử lý nghiêm có thể thu hồi thẻ phạt hành chính truy cứu hình sự nếu gây hậu quả lớn.
Hiệu lực và ý nghĩa khi Luật áp dụng
Luật Công chứng 82 năm 2006 được Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2006 và có hiệu lực thi hành từ ngày 1 tháng 7 năm 2007 Sau khi luật áp dụng đến đầu năm 2007 cả nước có 131 phòng công chứng với gần 400 công chứng viên Sau khi luật đi vào vận hành số lượng văn phòng và công chứng viên liên tục tăng rõ rệt chứng tỏ nhu cầu lớn và hiệu quả xã hội.
Hạn chế và tiền đề cho bước tiếp theo
Dù mang nhiều cải cách nhưng Luật 2006 vẫn gặp hạn chế như chưa có quy định về công chứng điện tử chưa có hệ thống cơ sở dữ liệu tra cứu toàn quốc chưa đảm bảo thông tin minh bạch giữa các văn phòng Khi xã hội phát triển yêu cầu giao dịch nhanh gọn hơn đòi hỏi công chứng phải số hóa liên thông.
Những bất cập đó tạo động lực để xây dựng Luật Công chứng năm 2014 nhằm hoàn thiện hơn Mở rộng tổ chức hành nghề tư nhân yêu cầu bảo hiểm trách nhiệm ràng buộc hơn và dần hướng đến cơ sở dữ liệu công chứng quốc gia những nền tảng để luật sau tiếp tục phát triển.
Luật Công chứng 2006 là văn bản mở ra hệ thống công chứng hiện đại đầu tiên tại Việt Nam Thiết lập quy trình tiêu chuẩn đạo đức nghiệp vụ và quản lý nhà nước Luật tạo ra tiền đề cho xã hội hóa hoạt động công chứng qua mô hình văn phòng công chứng tư nhân nhưng vẫn giữ vai trò quản lý từ nhà nước Ý nghĩa quan trọng là giúp hoạt động công chứng trở nên chuyên nghiệp minh bạch và dễ tiếp cận hơn Dù còn hạn chế nhưng đây là bước chuyển lớn mở đường cho các bản Luật sau tiếp tục đổi mới đáp ứng tiến trình công nghệ số và hội nhập Quốc tế.