Trong quá trình hoạt động thì thay đổi người đại diện theo pháp luật là tình huống khá phổ biến ở các doanh nghiệp. Có thể do thay đổi cơ cấu tổ chức, chiến lược kinh doanh, lý do cá nhân. Khi có sự thay đổi này doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật đến cơ quan đăng ký kinh doanh để cập nhật thông tin theo đúng quy định pháp luật.
Bài viết này sẽ hướng dẫn cụ thể trình tự thủ tục và cung cấp mẫu thông báo thay đổi người đại diện pháp luật chuẩn để bạn dễ dàng áp dụng.
1. Khi nào doanh nghiệp phải thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật trong các trường hợp sau
-
Thay thế người đại diện cũ bằng một cá nhân khác
-
Bổ sung thêm người đại diện trong trường hợp có nhiều người đại diện theo pháp luật
-
Loại bỏ một trong số những người đang là đại diện theo pháp luật (đối với doanh nghiệp có nhiều người đại diện)
-
Thay đổi thông tin cá nhân của người đại diện (CMND/CCCD, địa chỉ…)
Việc thông báo thay đổi phải được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi, nếu không doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.
2. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Hồ sơ bao gồm
-
Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (mẫu Phụ lục II-2 – ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
-
Bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân của người đại diện mới (CMND/CCCD/Hộ chiếu)
-
Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông (tùy theo loại hình doanh nghiệp)
-
Biên bản họp (đối với công ty TNHH có nhiều thành viên hoặc công ty cổ phần)
-
Điều lệ sửa đổi, bổ sung (nếu có)
Nơi nộp hồ sơ
Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Cách nộp hồ sơ
Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
3. Mẫu thông báo thay đổi người đại diện pháp luật (chuẩn quy định)
Dưới đây là mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật chuẩn theo quy định pháp luật hiện hành
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THÔNG BÁO
Về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư [tỉnh/thành phố]
Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): CÔNG TY TNHH XYZ
Mã số doanh nghiệp: 0123456789
Địa chỉ trụ sở chính: 123 Đường ABC, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Căn cứ vào quyết định của [chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông] về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, chúng tôi xin thông báo nội dung thay đổi như sau:
1. Người đại diện theo pháp luật cũ
-
Họ và tên: Nguyễn Văn A
-
Chức danh: Giám đốc
-
Số CMND/CCCD: 012345678xxx – Cấp ngày … tại …
-
Địa chỉ thường trú: …
2. Người đại diện theo pháp luật mới
-
Họ và tên: Trần Thị B
-
Chức danh: Tổng giám đốc
-
Số CMND/CCCD: 098765432xxx – Cấp ngày … tại …
-
Địa chỉ thường trú: …
3. Thời điểm thay đổi
Kể từ ngày … tháng … năm 2025
4. Lý do thay đổi
(Do thay đổi nhân sự lãnh đạo / nghỉ việc cá nhân / tái cơ cấu tổ chức / lý do khác…)
Doanh nghiệp cam kết rằng các thông tin trên là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã khai báo.
Đề nghị Quý Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin thay đổi người đại diện theo pháp luật trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Trân trọng cảm ơn!
Ngày … tháng … năm 2025
Người đại diện theo pháp luật mới
(ký và ghi rõ họ tên)
4. Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật
-
Doanh nghiệp cần cập nhật con dấu (nếu có ghi tên người đại diện) và hồ sơ thuế tại cơ quan thuế quản lý.
-
Cần thông báo cho đối tác, ngân hàng, cơ quan bảo hiểm xã hội… để điều chỉnh thông tin liên quan.
-
Tránh thay đổi người đại diện trong thời điểm doanh nghiệp đang thực hiện các giao dịch pháp lý phức tạp như vay vốn, tranh chấp, giải thể…
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một thủ tục pháp lý quan trọng, yêu cầu doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ quy trình với thời hạn khai báo. Mẫu thông báo chuẩn sẽ giúp quá trình xử lý hồ sơ diễn ra nhanh chóng, tránh bị trả hồ sơ hay yêu cầu bổ sung.
Nếu bạn đang trong quá trình thực hiện thay đổi người đại diện và cần mẫu biên bản họp, quyết định bổ nhiệm, điều lệ sửa đổi đi kèm, mình có thể hỗ trợ trọn bộ hồ sơ để bạn dễ dàng hoàn thiện.