Khi thành lập doanh nghiệp, công tác kế toán đóng vai trò quan trọng giúp quản lý tài chính với tuân thủ quy định pháp luật và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Nếu không có kế toán chuyên trách ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc kê khai thuế, ghi nhận chi phí, lập báo cáo tài chính…
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết những việc kế toán cần làm khi doanh nghiệp mới thành lập từ mở sổ sách, thực hiện nghiệp vụ kế toán đến hạch toán vốn điều lệ và lập bảng cân đối kế toán.
1. Kế Toán Cần Làm Gì Khi Doanh Nghiệp Mới Thành Lập
Ngay sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, kế toán cần thực hiện các công việc sau
1.1. Đăng Ký Thuế Ban Đầu
- Đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý.
- Kê khai lệ phí môn bài và nộp thuế môn bài (miễn năm đầu cho doanh nghiệp mới thành lập).
- Đăng ký phương pháp kế toán (kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp).
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (nếu có phát sinh doanh thu).
- Mở tài khoản ngân hàng và thông báo với cơ quan thuế.
1.2. Mở Sổ Kế Toán Và Hệ Thống Sổ Sách
- Mở sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ quỹ tiền mặt.
- Thiết lập hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (doanh nghiệp lớn) hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC (doanh nghiệp nhỏ và vừa).
- Lưu trữ chứng từ, hợp đồng, hóa đơn theo quy định.
1.3. Quản Lý Hóa Đơn, Chứng Từ
- Phát hành hóa đơn điện tử nếu doanh nghiệp có giao dịch.
- Ghi nhận và lưu trữ chứng từ đầu vào, đầu ra để phục vụ kê khai thuế.
1.4. Hạch Toán Vốn Điều Lệ
- Ghi nhận vốn góp của chủ sở hữu và các cổ đông/thành viên.
- Hạch toán các khoản chi phí thành lập công ty.
1.5. Kê Khai Và Nộp Thuế Định Kỳ
- Thuế giá trị gia tăng (VAT): Kê khai theo tháng hoặc quý.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Kê khai và tạm nộp hàng quý.
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Nếu có nhân viên, cần kê khai thuế TNCN và nộp bảo hiểm xã hội.
2. Mở Sổ Kế Toán Cho Công Ty Mới Thành Lập
Theo quy định kế toán, công ty mới thành lập cần lập và duy trì các sổ sách kế toán sau
2.1. Sổ Nhật Ký Chung
Ghi nhận tất cả các giao dịch kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.
2.2. Sổ Cái
Ghi nhận tổng hợp các tài khoản kế toán quan trọng như
- Tài khoản 111 – Tiền mặt
- Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng
- Tài khoản 331 – Phải trả nhà cung cấp
2.3. Sổ Quỹ Tiền Mặt, Sổ Ngân Hàng
Theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt và giao dịch ngân hàng.
2.4. Sổ Chi Tiết Công Nợ
Theo dõi công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp.
2.5. Sổ Tài Sản Cố Định Và Khấu Hao
Theo dõi giá trị tài sản cố định, phương pháp tính khấu hao theo quy định.
3. Nghiệp Vụ Kế Toán Cho Công Ty Mới Thành Lập
3.1. Hạch Toán Vốn Điều Lệ
Bút toán đầu tiên khi thành lập công ty chính là ghi nhận vốn điều lệ
Nếu góp vốn bằng tiền mặt
- Khi chủ sở hữu góp vốn vào công ty
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 411 – Vốn góp chủ sở hữu
Khi cổ đông góp vốn vào công ty (công ty cổ phần)
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 4111 – Vốn cổ phần phổ thông
Nếu góp vốn bằng tài sản
- Khi nhận tài sản góp vốn
Nợ TK 211 – Tài sản cố định
Có TK 411 – Vốn góp chủ sở hữu
3.2. Định Khoản Các Khoản Chi Phí Thành Lập Doanh Nghiệp
-
Chi phí đăng ký kinh doanh, công bố thông tin doanh nghiệp
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 111, 112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Chi phí khắc dấu, mua phần mềm kế toán
Nợ TK 642
Có TK 111, 112
Chi phí tư vấn pháp lý, dịch vụ kế toán ban đầu
Nợ TK 642
Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp
3.3. Bút Toán Đầu Tiên Của Công Ty Mới Thành Lập
-
Ghi nhận vốn góp của cổ đông
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 411 – Vốn góp chủ sở hữu
Chi phí thành lập doanh nghiệp
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 111, 112
Mua tài sản cố định cho công ty
Nợ TK 211 – Tài sản cố định
Có TK 111, 112
4. Bảng Cân Đối Kế Toán Công Ty Mới Thành Lập
Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính ngay từ đầu.
Ví dụ Bảng Cân Đối Kế Toán Đơn Giản
| Tài sản | Số tiền (VNĐ) | Nguồn vốn | Số tiền (VNĐ) |
|---|---|---|---|
| Tiền mặt | 100.000.000 | Vốn góp chủ sở hữu | 500.000.000 |
| Tiền gửi ngân hàng | 300.000.000 | Lợi nhuận chưa phân phối | 50.000.000 |
| Tài sản cố định | 150.000.000 | Phải trả nhà cung cấp | 0 |
| Tổng tài sản | 500.000.000 | Tổng nguồn vốn | 500.000.000 |
5. Tuyển Kế Toán Cho Công Ty Mới Thành Lập
Công ty mới thành lập có thể lựa chọn
- Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài: Chi phí rẻ, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.
- Tuyển kế toán nội bộ: Nếu công ty có nhiều giao dịch tài chính cần xử lý.
Lưu ý khi tuyển kế toán
- Kế toán cần có kinh nghiệm về thuế và quy định doanh nghiệp.
- Sử dụng tốt phần mềm kế toán như MISA, Fast, Excel.
- Nắm vững các chuẩn mực kế toán, luật thuế hiện hành.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và quản lý tài chính doanh nghiệp ngay từ những ngày đầu. Việc thực hiện đúng quy trình kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro về thuế và tối ưu hóa lợi nhuận.