Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, sai sót trong quá trình lập và phát hành hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Nhiều kế toán còn thắc mắc: khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử? Mẫu biên bản nào đúng theo quy định pháp luật hiện hành? Liệu có thể lập và gửi biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử tức thời cho khách hàng?
Tất cả những câu hỏi trên sẽ được meInvoice.vn giải đáp cụ thể tại bài viết dưới đây:
1. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Theo Khoản 3 điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để xuất hàng hóa, dịch vụ phát hiện ra sai sót trong nội dung sẽ được xử lý như sau:
- Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:
– Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định.
– Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
- Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:
– Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
– Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
– Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
Như vậy, trong Trường hợp 2 ở trên, kế toán cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn để ghi nhận sai sót và căn cứ để lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
2. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất 2019
meInvoice.vn cung cấp mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất bao gồm:
- Mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai đơn giá
- Mẫu biên bản điều chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty
- Mẫu biên bản điều chỉnh chung cho các trường hợp khác
Tại đường dẫn : https://www.meinvoice.vn/wp-content/uploads/2019/08/Mau-bien-ban-dieu-chinh-hoa-don.docx
Một số lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử:
- Ngày trên BBĐC hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày.
- Nội dung trên BBĐC phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.
- Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, ngoài việc lập BBĐC hóa đơn viết sai thì doanh nghiệp còn phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập BBĐC và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
3. Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử ngay trên meInvoice.vn
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn, kế toán có thể dễ dàng tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bằng biểu mẫu có sẵn trên hệ thông và gửi tới khách hàng tức thời.
Sau đây là hướng dẫn lập BBĐC hóa đơn điện tử ngay trên meInvoice.vn
1. Vào mục Hóa đơn\ chọn tab Hóa đơn điều chỉnh.
3. Khai báo thông tin tìm kiếm hóa đơn điện tử cần lập BBĐC\ nhấn Lấy dữ liệu
6. Khai báo các thông tin chung trên BBĐC và lý do điều chỉnh.
Lưu ý: Có thể xóa BBĐC đã lập bằng cách nhấn Xóa biên bản
8. Nhấn Cất/ Cất và gửi nếu muốn gửi ngay biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn cho khách hàng.
Để hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử, MISA có chương trình ưu đãi đặc biệt về giá và MIỄN PHÍ thiết kế mẫu hóa đơn điện tử cơ bản cũng như thủ tục thông báo phát hành với cơ quan thuế.