Nhật Bản là một trong những thị trường hấp dẫn để thành lập doanh nghiệp nhờ nền kinh tế phát triển cùng hệ thống pháp lý minh bạch và cơ hội kinh doanh rộng mở. Tuy nhiên thành lập công ty tại Nhật Bản đòi hỏi doanh nhân phải tuân thủ nhiều quy trình và quy định chặt chẽ. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các thủ tục cần thiết để bạn có thể thành lập công ty thành công tại Nhật Bản.
1. Lựa Chọn Loại Hình Doanh Nghiệp
Trước khi thành lập công ty, bạn cần xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Nhật Bản có bốn loại hình doanh nghiệp phổ biến
Công ty Cổ phần (Kabushiki Kaisha – KK)
- Là loại hình công ty phổ biến nhất tại Nhật Bản, phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc có kế hoạch huy động vốn từ các nhà đầu tư.
- Có cơ cấu quản lý chặt chẽ, yêu cầu tối thiểu một giám đốc và một cổ đông.
Công ty TNHH (Godo Kaisha – GK)
- Tương tự như công ty TNHH tại Việt Nam, ít yêu cầu pháp lý hơn so với công ty cổ phần.
- Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa, có ít nhà đầu tư.
Công ty Hợp danh (Gomei Kaisha – GMK) và Công ty Hợp danh Trách nhiệm Hữu hạn (Goshi Kaisha – GSK)
- Các thành viên trong công ty hợp danh phải chịu trách nhiệm vô hạn hoặc hữu hạn về các khoản nợ của công ty.
- Ít phổ biến hơn so với hai loại hình trên.
Nếu bạn là doanh nhân nước ngoài muốn mở công ty tại Nhật, công ty cổ phần (KK) và công ty TNHH (GK) là hai lựa chọn phổ biến nhất.
2. Điều Kiện Thành Lập Công Ty Tại Nhật Bản
Để thành lập doanh nghiệp, bạn cần đáp ứng một số điều kiện quan trọng sau
- Tên công ty: Không được trùng lặp với các công ty đã đăng ký trước đó.
- Địa chỉ trụ sở chính: Công ty phải có địa chỉ cụ thể tại Nhật Bản, có thể là văn phòng thuê hoặc văn phòng ảo.
- Vốn đầu tư: Không có quy định vốn tối thiểu, nhưng để xin visa kinh doanh, doanh nghiệp nên có vốn từ 5 triệu yên trở lên.
- Người đại diện: Công ty phải có ít nhất một giám đốc (có thể là người nước ngoài).
- Mục đích kinh doanh: Cần mô tả rõ ràng lĩnh vực hoạt động và ngành nghề kinh doanh.
3. Thủ Tục Thành Lập Công Ty Tại Nhật Bản
Bước 1: Soạn Thảo Điều Lệ Công Ty
- Điều lệ công ty cần nêu rõ thông tin về tên công ty, địa chỉ, vốn điều lệ, mục tiêu kinh doanh, cơ cấu quản lý.
- Nếu thành lập công ty cổ phần (KK), điều lệ phải được công chứng tại văn phòng công chứng.
Bước 2: Chuyển Tiền Góp Vốn
- Số vốn đầu tư cần được chuyển vào tài khoản ngân hàng của người đại diện công ty tại Nhật Bản.
- Nếu chưa có tài khoản công ty, bạn có thể sử dụng tài khoản cá nhân của giám đốc để thực hiện giao dịch này.
Bước 3: Đăng Ký Thành Lập Công Ty
- Hồ sơ đăng ký thành lập công ty cần nộp tại Cục Pháp vụ địa phương (法務局 – Homukyoku).
- Hồ sơ bao gồm đơn đăng ký, điều lệ công ty, chứng nhận chuyển tiền vốn đầu tư và các tài liệu liên quan.
- Thời gian xét duyệt thường mất từ 1 – 2 tuần.
Bước 4: Đăng Ký Con Dấu Công Ty
- Con dấu (inkan) là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh tại Nhật Bản.
- Công ty cần đăng ký con dấu chính thức tại cơ quan pháp luật để sử dụng trong các hợp đồng và giao dịch tài chính.
Bước 5: Mở Tài Khoản Ngân Hàng Doanh Nghiệp
- Sau khi công ty được đăng ký thành công, bạn có thể mở tài khoản ngân hàng dưới tên công ty.
- Tài khoản này sẽ được sử dụng để giao dịch tài chính và thanh toán các khoản chi phí kinh doanh.
Bước 6: Thông Báo Thành Lập Công Ty Với Cơ Quan Thuế
- Công ty phải thông báo với Văn phòng Thuế địa phương trong vòng 2 tuần sau khi được cấp giấy phép kinh doanh.
- Các hồ sơ liên quan đến thuế bao gồm
- Đơn thông báo thành lập công ty
- Giấy đăng ký thuế thu nhập doanh nghiệp
- Đăng ký chế độ kế toán nếu sử dụng hệ thống kế toán điện tử
Bước 7: Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội Và Lao Động
- Nếu công ty có nhân viên, phải đăng ký bảo hiểm xã hội và bảo hiểm lao động tại cơ quan bảo hiểm Nhật Bản.
4. Chi Phí Thành Lập Công Ty Tại Nhật Bản
Chi phí thành lập công ty phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và các dịch vụ pháp lý liên quan. Dưới đây là mức phí tham khảo
| Hạng mục | Công ty Cổ phần (KK) | Công ty TNHH (GK) |
|---|---|---|
| Phí đăng ký tại Homukyoku | 150.000 yên | 60.000 yên |
| Phí công chứng điều lệ | 50.000 yên | Không cần |
| Phí đăng ký con dấu | 10.000 – 20.000 yên | 10.000 – 20.000 yên |
| Tổng chi phí ước tính | 250.000 – 300.000 yên | 70.000 – 100.000 yên |
5. Xin Visa Quản Lý Kinh Doanh (Visa Kinh Doanh Tại Nhật Bản)
Nếu bạn là người nước ngoài muốn thành lập công ty tại Nhật và trực tiếp điều hành, bạn cần xin Visa Quản lý Kinh doanh (経営・管理ビザ – Keiei Kanri Visa). Điều kiện để xin visa này bao gồm
- Công ty có vốn điều lệ tối thiểu 5 triệu yên.
- Có địa điểm kinh doanh thực tế tại Nhật Bản.
- Có kế hoạch kinh doanh rõ ràng.
- Có ít nhất một nhân viên toàn thời gian là người Nhật (khuyến nghị).
Thành lập công ty tại Nhật Bản là một quá trình phức tạp nhưng đầy tiềm năng. Nếu bạn có kế hoạch mở rộng kinh doanh tại Nhật hãy chuẩn bị kỹ lưỡng về vốn với pháp lý và chiến lược hoạt động. Công ty cổ phần (KK) phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, trong khi công ty TNHH (GK) là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ.
Việc hợp tác với một công ty tư vấn pháp lý tại Nhật có thể giúp bạn giảm bớt gánh nặng thủ tục và đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi. Nếu bạn có ý định xin Visa Quản lý Kinh doanh hãy đảm bảo công ty của bạn đáp ứng đầy đủ điều kiện cần thiết.
Với sự chuẩn bị tốt thì thành lập công ty tại Nhật Bản có thể là bước đệm vững chắc để bạn phát triển kinh doanh trong một trong những nền kinh tế hàng đầu thế giới.