Kế toán công nợ là gì – Tổng quan về kế toán công nợ

Kế toán công nợ là gì

 Kế toán công nợ là một phần hành kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tùy vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô, ngành nghề kinh doanh, trình độ quản lý trong doanh nghiệp và trình độ đội ngủ kế toán để tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp. Tổ chức công tác kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Lý do phát sinh công nợ là gì?

 Nói đến vấn đề phát sinh công nợ thì sẽ có rất nhiều, dưới đây là một số nguyên nhân cụ thể như:

 – Nguyên nhân thường gặp: Khách hàng mua nhưng chưa thể thanh toán hết được số tiền cần trả nên có thể chịu nợ để lấy hàng ngay và sẽ trả tiền vào một thời gian sau.

 – Có thể ở khía cạnh của người bán, họ mong muốn bán được hàng nên sẽ cho phép người mua thực hiện mua mà chưa cần phải thanh toán ngay mà vẫn có thể được lấy hàng. Việc này sẽ thúc đẩy việc kinh doanh của người bán.

 – Sau khi hoàn tất việc thương mại hàng hóa thì người mua mới trả tiền. Điều này có thể sẽ gây ra ít chi phí hơn cho người mua, ít vốn nhưng vẫn có thể hoạt động được. Có thể nói trong trường hợp này người mua sẽ có lợi thế.

 – Trong trường hợp nợ tiền có lãi suất thấp hơn với việc đi vay tiền trả nhưng có lãi suất cao hơn. Đây chính là một lợi thế dành cho người mua.

 – Chưa thanh toán ngay mặc dù có đủ tiền là để thực hiện những giao dịch khác nhằm thu lợi nhuận.

 Trên đây là những ưu điểm hay mặt lợi của việc ghi công nợ. Nhưng bên cạnh đó thì cần lưu ý tới những nhược điểm (mặt hại) của nó như:

 – Gây ra rủi ro nếu như không thu hồi được nợ

 – Làm tổn thất chi phí cho việc theo dõi, quản lý nợ

 – Quá trình đòi nợ có thể gây ảnh hưởng tới hoạt động, hiệu quả kinh doanh

Mô tả công việc kế toán công nợ

 + Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời.

 + Phải kiểm tra đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối tháng từng khoản nợ phát sinh, số phải thu và số còn phải thu.

 + Phải theo dõi cả bằng nguyên tệ và quy đổi theo “ Đồng ngân hàng nhà nước Việt Nam” đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ, cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá qui đổi thực tế.

 + Phải chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ phải thu bằng vàng , bạc, đá quý. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế.

 + Phải phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng.

 + Phải căn cứ vào số dư chi tiết bên nợ của một số tài khoản thanh toán như 131,331… để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.

Nhiệm vụ của kế toán công nợ

 Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi, phân tích, đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doang nghiệp. Đó là:

 + Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán, đôn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau.

 + Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế tóan cần tiến hành kiếm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản.

 + Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán

 + Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý ( nợ trong hạn, nợ quá hạn, các đối tượng có vấn đề…)

Kinh nghiệm làm kế toán công nợ

 1. Kỹ năng cứng:

 – Bước 1: Quản lý công nợ khách hàng bằng cách ghi chép sổ sách: Hằng ngày các bạn tập hợp các phiếu bán hàng khách hàng còn chưa thanh toán (phải có xác nhận của khách hàng) sau đó ghi chép vào cuốn sổ theo dõi công nợ hằng ngày (ghi theo hình thức nhật ký chung). Gồm có: Ngày Tháng, Khách hàng, Địa chỉ, ĐT, Hàng hóa, SL, Đơn Giá, Thành Tiền… (Như file đính kèm)

 – Bước 2: Từ sổ ghi chép đó lên công nợ vào bảng tổng hợp công nợ bằng Ecxel, nếu muốn bạn có thể tải về tại đây: Bảng tổng hợp công nợ khách hàng bằng ecxel

 Trong bảng trên các bạn sẽ quản lý công nợ theo từng sheet khách hàng riêng biệt và có một bảng tổng hợp toàn bộ lại khách hàng trên một bảng, các bạn có thể kích vào bảng để xem công thức. Liên kết các dữ liệu bạn làm như sau:

 +Insert\Hyperlink, hộp thoại hiện ra bạn chọn phần Link to là Place in this document, Sau đó bạn chọn file cần liên kết là được.

 – Bước 3: Sau khi lên sổ và vào sổ trên Ecxel các bạn có thể đối chiếu công nợ hằng ngày.

 2. Kỹ năng mềm – kinh nghiệm 8 năm làm kế toán công nợ của mình:

 Với kinh nghiệm làm 8 năm kế toán công nợ, mình chia sẻ rằng các bạn chỉ cần “tai điếc, mặt dày”. Nói thì xa xôi thế thôi nhưng cũng đúng là như thế đấy. Nếu các công ty khác gọi đến yêu cầu thanh toán thì bạn phải tai điếc [ nghĩa là làm ngơ thôi. Sau đó báo cáo cấp trên để có hướng xử lý đúng đắn. Còn mặt dày vì sao, mặt dày là phải đòi nợ, có những “khách hàng” khó đòi thì phải làm sao để khôn khéo nhất, họ hẹn lần hẹn lượt thì phải chốt được ngày liên hệ tiếp theo. Nếu họ bảo kế toán chưa giải quyết phải xin bằng được số kế toán. Họ chặn số thì dùng nhiều sim khác nhau đòi. Nếu họ kêu sai số, sai hóa đơn yêu cầu họ gửi lại cho mình. Rồi biện pháp cuối cùng là nhờ pháp luật can thiệp (thực ra chưa thấy có trường hợp này bao giờ).

 Khi bạn đã có lịch hẹn thì phải note vào, đừng đòi họ trong thời gian hẹn. Kinh nghiệm cho thấy mình đúng hẹn thì họ đúng hẹn. Mình tôn trọng họ thì sẽ nhanh đòi được nợ. Vì những doanh nghiệp mà mình đòi thì họ cũng đều có ý định trả cả (trừ doanh nghiệp phá sản – mình sẽ chia sẻ kinh nghiệm đòi DN phá sản bên dưới).

 Tiếp theo là bạn phải cứng, nghĩa là đừng “em xin anh hãy trả cho bên em” là không được. Mình không xin mà mình đòi cho DN mình, lấy tiền họ nợ mình, chứ mình không đi xin xỏ ai hết trơn. Cứ mạnh miệng bảo đã giao hẹn là bên anh ngày này ngày này trả cho bên em rồi, anh nên trả, chứ không mất uy tín DN anh lắm.

 Đối với những con nợ khó đòi khác, cứ ngày mùng 1 hay ngày nghỉ là gọi điện đòi. Nếu họ khó chịu thì tạm dừng, sau đó đòi tiếp, bao giờ họ cho 1 cái hẹn thì thôi. Những trường hợp này chỉ áp dụng cho những con nợ rất rất khó đòi nhé.

 Những doanh nghiệp phá sản thì phải có người cầm đầu, thường là chủ DN. Họ cũng rất đau khổ rồi, mình phải cho họ đường lui. Tức là thu nợ dần dần. Những trường hợp này mình thu nợ dần dần, nếu mất sẽ mất ít hơn. Trong trường hợp DN phá sản, bạn phải khôn khéo, tức là biết được địa chỉ của con nợ, sau đó đến trực tiếp đòi tiền. Vì lúc này chắc chắn họ sẽ thay số điện thoại. Nếu ở xa thì bạn phải tra hết số điện thoại từ giám đốc, kế toán… Điều này đòi hỏi bạn phải thật khéo léo thì mới đòi được. Nhớ nhé, thu nợ dần dần.

Phân loại công nợ

 Công nợ phải thu của khách hàng

 Trong kế toán, phải thu của khách hàng thể hiện sự xuất hàng hóa, thành phẩm của công ty bạn cho khách hàng, hoặc một cách vĩ mô hơn thì nó là việc xuất hoàn thành công trình cho chủ đầu tư, đã viết hóa đơn bán hàng, kê khai thuế nhưng khách hàng chưa thực hiện thanh toán hoặc là đã thanh toán một phần

Công nợ phải thu của khách hàng
Công nợ phải thu của khách hàng

 Dưới đây là các loại giấy tờ để theo dõi công nợ phải thu của khách hàng:

4.1.1. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng

 Cách ghi: Nợ TK 131

 Có TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa

 Có TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm

 Có TK 5113: Doanh thu dịch vụ

 Có TK 3331: Thuế GTGT bán ra

4.1.2. Căn cứ vào phiếu thu tiền

 Trên một phiếu thu tiền cần phải có đầy đủ các nội dung dưới đây:

 – Người nộp tiền

 – Địa chỉ

 – Lý do thu tiền

 Bắt buộc phiếu thu này cần phải có đầy đủ chữ ký và dấu của bên khách hàng để kế toán có thể hoạch toán. Công việc của kế toán công nợ lúc này là cần kiểm tra thật kỹ thông tin trên phiếu chi, sau đó, phiếu chi này sẽ được chuyển đến phòng kế toán để hoạch toán

 Cách ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt tăng lên

 Có TK 131: Công nợ của khách hàng cần phải thu (phải ghi chi tiết công nợ xem đó là công

 nợ của khách hàng nào)

4.1.3. Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng

 Việc này sẽ giúp cho kế toán biết được khách hàng nào thực hiện thanh toán vào tài khoản ngân hàng. Loại chứng từ này cũng cần có đầy đủ chữ ký của ngân hàng nơi mà công ty đã giao dịch

 – Cách ghi:    Nợ TK 112

 Có TK 131

 – Lưu ý:

 + Có thể thực hiện theo dõi các khoản thu nội bộ thông qua TK 136 (đây là hình thức công ty mẹ – con)

 + Thực hiện theo dõi các khoản thu khác thông qua TK 1388 (nghiệp vụ cá nhân vay tiền). Công việc của kế toán chính là lập hợp đồng cho vay, phiếu chi cũng như ủy nhiệm chi đi kèm sau đó sẽ chuyển sang cho phòng kế toán

 Cách ghi: Nợ TK 1388

 Có TK 111, 112

 Ví dụ:

 Thông qua bảng công nợ phải thu bên trên thì bạn có thể thấy có cả số dư bên nợ và bên có (nõi một cách rõ ràng hơn là do TK 131 là tài khoản lưỡng tính). Khi đó, ta sẽ có:

 Số dư của bên nợ: Mục này được thể hiện bằng số tiền còn phải thu của khách hàng cuối kỳ. Thông qua bảng theo dõi này, kế toán cần có kế hoạch thu hồi nợ vào kỳ sau

 Số dư của bên có: Chính là sự thể hiện số tiền mà khách hàng ứng trước. Theo dõi khoản công nợ này để ta có thể xuất đơn cho khách hàng

 Công nợ phải trả cho nhà cung cấp

 Đây chính là việc theo dõi, đối chiếu về mua hàng, đã nhận hàng cũng như hóa đơn của nhà cung cấp nhưng chưa thực hiện thanh toán hoặc đã thanh toán một phần

 Dưới đây là những loại giấy tờ cần dùng để theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp:

Công nợ phải trả cho nhà cung cấp
Công nợ phải trả cho nhà cung cấp

 Căn cứ vào hóa đơn mua hàng đầu vào thì xác định khoản phải trả cho nhà cung cấp chính là số tiền phải trả đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng, được thể hiện ở bên có TK 331 bằng nghiệp vụ phát sinh

 Cách ghi: Nợ TK 152, 156

 Nợ TK 1331

 Có TK 331

 Trong trường hợp, công ty của bạn trả tiền mặt cho nhà cung cấp thì kế toán công nợ sẽ lập phiếu chi sau đó sẽ chuyển cho thủ quỹ. Trên giấy chi cần bắt buộc có chữ ký của người lập, thủ quỹ và người nhận tiền. Tiếp đó, cuối cùng sẽ chuyển cho kế toán để hoạch toán.

 Cách ghi: Nợ TK 331

 Có TK 1111

 Nếu trong trường hợp công ty bạn thanh toán bằng cách chuyển khoản thì kế toán công nợ sẽ là người cầm ủy nhiệm chi, yêu cầu có đầy đủ thông tin của nhà cung cấp, dấu và chữ ký của xếp bạn. Sau khi đã thực hiện ủy nhiệm chi xong thì kế toán công nợ sẽ mang những chứng từ này cho kế toán hoạch toán và lưu lại vào sổ thu ngân hàng năm

 Cách ghi: Nợ TK 331

 Có TK 1121

 Theo thời gian tháng, quý, năm sẽ in báo cáo tồn quỹ tiền mặt để cho thu quỹ đối chiếu lại

 Ví dụ:

 Thông qua bảng công nợ phải trả bên trên, ta thấy có cả số dư bên nợ và bên có (cụ thể hơn thì TK 331 là tài khoản lưỡng tính)

 Số dư bên có: Chính là số tiền cần phải trả cho nhà cung cấp vào thời điểm cuối kỳ. Việc căn cứ vào bảng theo dõi này thì kế toán sẽ cần phải lên kế hoạch trả nợ trong kỳ sau

 Số dư bên nợ: Số tiền mà công ty của bạn đã ứng trước cho nhà cung cấp, thực hiện theo dõi để lấy hàng hóa và hóa đơn về

Kế toán công nợ cần lưu ý

 – Chưa triển khai chặt chẽ công tác thu hồi công nợ

 – Không thực hiện đúng quy định trích lập dự phòng và xử lý nợ

 – Chưa thực hiện đầy đủ việc đối chiếu công nợ

 – Hạch toán nhầm các mã công nợ chi tiết

 – Việc hạch toán công nợ không thực hiện theo đúng quy định

 – Công tác theo dõi công nợ không đáp ứng yêu cầu chế độ kế toán

Báo cáo thực tập kế toán công nợ

 Báo cáo thực tập Kế toán công nợ tại công ty cổ phần xây dựng Sơn Trang

 

 

  

  

  

  

 Tag: tuyển tìm hà trách chuyên sạn tphcm phỏng