Lưu trữ là một lĩnh vực đặc thù trong quản lý nhà nước vận hành bộ máy hành chính. Công tác lưu trữ không chỉ đảm bảo cho việc quản lý thông tin hiệu quả còn góp phần gìn giữ ký ức quốc gia phục vụ nghiên cứu, học thuật bảo vệ quyền lợi của tổ chức, cá nhân. Trước khi có luật chuyên ngành hoạt động lưu trữ tại Việt Nam chủ yếu dựa vào các văn bản hành chính với quy chế nội bộ. Chính vì thế Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời là một dấu mốc quan trọng nhằm thiết lập nền tảng pháp lý toàn diện cho lĩnh vực này.
Hoàn cảnh ra đời với mục tiêu của luật
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2012. Đây là lần đầu tiên Việt Nam ban hành một đạo luật thống nhất điều chỉnh toàn bộ hoạt động lưu trữ trong phạm vi quốc gia. Luật được xây dựng dựa trên yêu cầu hiện đại hóa quản lý hồ sơ tài liệu đảm bảo an toàn thông tin tăng cường tính minh bạch trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Mục tiêu của luật là tạo lập hành lang pháp lý rõ ràng cho việc hình thành với xử lý rồi bảo quản với cả sử dụng khai thác tài liệu lưu trữ. Đồng thời luật cũng hướng tới việc xây dựng đội ngũ cán bộ lưu trữ chuyên nghiệp nâng cao trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc quản lý hồ sơ.
Những nội dung trọng tâm của Luật Lưu trữ 2011
Luật quy định về đối tượng, phạm vi điều chỉnh, nguyên tắc hoạt động lưu trữ, quyền nghĩa vụ của các bên liên quan cũng như trách nhiệm của Nhà nước trong quản lý phát triển công tác lưu trữ.
Một trong những điểm nổi bật của luật là việc phân định rõ trách nhiệm giữa lưu trữ cơ quan với cả lưu trữ lịch sử. Cơ quan, tổ chức có nghĩa vụ hình thành hồ sơ trong quá trình hoạt động lập danh mục hồ sơ rồi cả phân loại giao nộp tài liệu có giá trị vào kho lưu trữ của đơn vị. Sau thời gian bảo quản tại cơ quan, các tài liệu có giá trị vĩnh viễn sẽ được chuyển giao về lưu trữ lịch sử do Nhà nước quản lý.
Luật cũng đưa ra các tiêu chuẩn về bảo quản tài liệu bao gồm quy định về điều kiện kho lưu trữ, thiết bị kỹ thuật với kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm với phòng cháy chữa cháy. Đặc biệt luật khuyến khích ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ, số hóa tài liệu để nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng hồ sơ.
Bên cạnh đó, Luật Lưu trữ còn xác lập các quyền của công dân trong việc tiếp cận sử dụng tài liệu lưu trữ. Công dân có thể khai thác hồ sơ lưu trữ phục vụ học tập nghiên cứu cũng như khiếu nại hay tố cáo hay các mục đích hợp pháp khác. Việc sử dụng tài liệu phải tuân thủ quy định về bảo mật mà không được sao chép tẩy xóa hay hủy hoại thông tin gốc.
Một nội dung quan trọng khác là quy định về dịch vụ lưu trữ. Các tổ chức và cá nhân có thể cung cấp dịch vụ chỉnh lý với số hóa cũng như bảo quản tư vấn lưu trữ khi đáp ứng đủ điều kiện về năng lực, cơ sở vật chất đăng ký hợp pháp. Đây là tiền đề thúc đẩy xã hội hóa lĩnh vực lưu trữ khuyến khích sự tham gia của các tổ chức tư nhân trong bảo vệ di sản tài liệu quốc gia.
Hiệu lực hiện hành sự thay đổi sắp tới
Tính đến năm 2025 Luật Lưu trữ năm 2011 vẫn đang có hiệu lực là văn bản chính điều chỉnh hoạt động lưu trữ tại Việt Nam. Các cơ quan hay tổ chức vẫn thực hiện quản lý hồ sơ với giao nộp bảo quản sử dụng tài liệu theo các quy định của luật này.
Tuy nhiên ngày 21 tháng 6 năm 2024 Quốc hội đã thông qua Luật Lưu trữ sửa đổi với tên gọi chính thức là Luật số 33/2024/QH15. Luật mới này sẽ thay thế hoàn toàn Luật năm 2011 có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2025. Như vậy Luật Lưu trữ năm 2011 sẽ hết hiệu lực từ thời điểm đó.
Luật mới được kỳ vọng sẽ khắc phục những bất cập của luật hiện hành đặc biệt là trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ yêu cầu lưu trữ tài liệu điện tử, dữ liệu số với ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong lưu trữ. Luật mới cũng bổ sung quy định về lưu trữ tài liệu của tổ chức ngoài nhà nước, cá nhân, trách nhiệm của các bên trong lưu trữ di sản văn hóa, lịch sử.
Chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi
Trong thời gian từ nay đến khi luật mới có hiệu lực, các cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ cần rà soát lại toàn bộ quy trình lưu trữ nội bộ đánh giá năng lực cán bộ, kho tàng, trang thiết bị và phần mềm quản lý hồ sơ.
Các đơn vị lưu trữ cần cập nhật thông tin về luật mới tham gia các khóa đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu mới. Đặc biệt đối với tài liệu có giá trị vĩnh viễn cần lập kế hoạch bàn giao kịp thời cho lưu trữ lịch sử bảo đảm đúng thời hạn với quy chuẩn kỹ thuật.
Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lưu trữ cần đăng ký lại hoạt động theo quy định mới đồng thời đầu tư nâng cấp công nghệ chuẩn hóa quy trình đảm bảo chất lượng dịch vụ phù hợp với yêu cầu của thị trường và pháp luật.
Luật Lưu trữ năm 2011 là văn bản pháp lý đầu tiên tại Việt Nam điều chỉnh toàn diện lĩnh vực lưu trữ. Luật đã tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc hình thành hệ thống lưu trữ quốc gia nâng cao ý thức pháp lý của tổ chức và cá nhân trong quản lý tài liệu bảo vệ tài sản trí tuệ thông tin.
Tuy sắp được thay thế bởi luật mới từ năm 2025 Luật Lưu trữ 2011 vẫn còn nguyên giá trị về mặt lịch sử pháp lý vẫn là nền tảng quan trọng để xây dựng hệ thống lưu trữ hiện đại, minh bạch, hiệu quả. Việc chuyển đổi sang luật mới cần được chuẩn bị chu đáo có lộ trình cụ thể để bảo đảm sự ổn định phát triển bền vững của công tác lưu trữ tại Việt Nam trong thời kỳ chuyển đổi số với hội nhập quốc tế.