Quy luật Parkinson được phát triển bởi nhà sử học tác giả người Anh C. Northcote Parkinson trong những năm 1950, là một nguyên lý nổi tiếng trong quản lý thời gian với công việc. Quy luật này cho rằng: “Công việc sẽ mở rộng để chiếm thời gian được phân bổ cho nó.” Ngắn gọn hơn quy luật Parkinson giải thích rằng nếu bạn cho công việc nhiều thời gian, công việc đó sẽ kéo dài tốn nhiều thời gian hơn so với cần thiết.
Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu về quy luật Parkinson, lý thuyết đằng sau nó, các ứng dụng trong cuộc sống, cách giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Quy Luật Parkinson Là Gì
Quy luật Parkinson được C. Northcote Parkinson đề cập lần đầu tiên trong một bài viết vào năm 1955. Ông nhận thấy rằng trong công việc hành chính, khối lượng công việc không chỉ tăng lên theo mức độ yêu cầu mà còn mở rộng để chiếm hết thời gian được phân bổ cho nó.
Câu hỏi đặt ra là: Tại sao công việc thường trở nên phức tạp và kéo dài hơn khi có quá nhiều thời gian để hoàn thành?
Thực tế là khi có nhiều thời gian cho một nhiệm vụ, con người có xu hướng sử dụng hết khoảng thời gian đó dù công việc thực tế không đòi hỏi nhiều thời gian đến vậy. Do đó, công việc trở nên ít hiệu quả hơn và lãng phí thời gian.
Ví Dụ Về Quy Luật Parkinson
-
Công Việc Hành Chính: Nếu bạn được giao một dự án và có ba tuần để hoàn thành, bạn có thể thấy rằng bạn sẽ không bắt đầu làm việc nghiêm túc cho đến tuần cuối cùng. Bạn đã có nhiều thời gian, nhưng cuối cùng công việc lại kéo dài đến phút cuối và có thể trở nên căng thẳng hơn.
-
Việc Làm Hàng Ngày: Nếu bạn dành cả ngày để làm một công việc đơn giản như dọn dẹp bàn làm việc, cuối cùng bạn sẽ thấy rằng bạn đã tốn nhiều thời gian hơn cần thiết vì bạn đã không đặt mục tiêu cụ thể và có đủ thời gian để làm mọi thứ theo cách riêng của mình.
-
Dự Án Sáng Tạo: Nếu bạn có một tháng để viết một bài luận dài, ban đầu bạn sẽ cảm thấy thoải mái. Nhưng cuối cùng, nếu không có deadline cụ thể và bạn không có kế hoạch rõ ràng, bài luận có thể kéo dài và không đạt được hiệu quả tốt nhất.
Tại Sao Quy Luật Parkinson Lại Xảy Ra
Có một số lý do chính khiến quy luật Parkinson tồn tại trong cuộc sống và công việc
-
Tính Thụ Động Của Con Người: Khi chúng ta biết rằng có nhiều thời gian, chúng ta thường không cảm thấy cần thiết phải làm việc ngay lập tức. Điều này dẫn đến sự trì hoãn và công việc kéo dài vô tận.
-
Thiếu Kỷ Luật và Mục Tiêu Rõ Ràng: Nếu không có mục tiêu rõ ràng hoặc không biết mức độ công việc cụ thể, chúng ta dễ dàng bị lạc hướng và lãng phí thời gian.
-
Tự Tạo Ra Phức Tạp: Khi có thời gian dư thừa, chúng ta có xu hướng làm công việc phức tạp hơn và chi tiết hơn, dù điều này không phải lúc nào cũng cần thiết.
-
Sự Thiếu Hạn Chế: Thời gian dư thừa tạo ra một không gian cho sự kéo dài công việc, làm cho mọi thứ có vẻ quan trọng và cần được hoàn thành với sự tỉ mỉ mà có thể không cần thiết.
Ứng Dụng Quy Luật Parkinson Trong Cuộc Sống
Hiểu và áp dụng quy luật Parkinson vào cuộc sống có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian. Dưới đây là một số cách áp dụng quy luật Parkinson để cải thiện hiệu quả công việc:
-
Đặt Thời Gian Hạn Chế Cho Công Việc: Một trong những cách dễ dàng để tránh kéo dài công việc là đặt ra thời gian cụ thể để hoàn thành nhiệm vụ. Khi bạn chỉ có 1 giờ để hoàn thành một công việc, bạn sẽ cố gắng làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
-
Chia Nhỏ Công Việc Thành Các Phần Nhỏ: Đừng để công việc trở nên quá lớn và mơ hồ. Hãy chia công việc thành các phần nhỏ, dễ quản lý và đặt thời gian cho từng phần công việc. Điều này sẽ giúp bạn cảm thấy có động lực để hoàn thành từng bước.
-
Thực Hiện Công Việc Một Cách Quyết Đoán: Quyết đoán trong công việc giúp bạn tránh sự trì hoãn. Khi bạn quyết định rằng một nhiệm vụ phải được hoàn thành trong thời gian quy định, bạn sẽ tập trung hơn và tránh việc làm phức tạp hóa công việc.
-
Áp Dụng Kỹ Thuật Pomodoro: Kỹ thuật Pomodoro yêu cầu bạn làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Sau 4 chu kỳ như vậy, bạn nghỉ dài hơn. Kỹ thuật này giúp tăng cường sự tập trung và tránh việc công việc trở nên kéo dài.
-
Tránh Lãng Phí Thời Gian: Nếu bạn có thể hoàn thành một công việc trong thời gian ngắn hơn dự tính, hãy làm vậy. Đừng kéo dài công việc mà không có lý do hợp lý. Bạn có thể sử dụng thời gian tiết kiệm được để làm những công việc khác.
Quy luật Parkinson là một trong những khái niệm quan trọng trong quản lý thời gian với công việc. Quy luật này chỉ ra rằng công việc sẽ kéo dài để chiếm hết thời gian được phân bổ cho nó. Hiểu rõ về quy luật này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn tránh tình trạng trì hoãn lãng phí thời gian. Bằng cách đặt ra các mục tiêu rõ ràng, tạo ra thời gian giới hạn, tập trung vào công việc bạn sẽ trở nên năng suất hơn cũng như đạt được kết quả tốt hơn trong công việc với cuộc sống hàng ngày.