Việc thay đổi CCCD (Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân) của người đại diện theo pháp luật là một thủ tục quan trọng mà các doanh nghiệp cần thực hiện khi có sự thay đổi thông tin cá nhân của người đại diện. Không chỉ đảm bảo tính hợp pháp còn giúp cập nhật dữ liệu đầy đủ trên các hệ thống quản lý của nhà nước từ đó tránh những rủi ro pháp lý trong các giao dịch của doanh nghiệp.
1. Tại sao cần thay đổi CCCD của người đại diện theo pháp luật
Việc thay đổi CCCD của người đại diện theo pháp luật có thể xảy ra trong một số trường hợp sau
-
Thay đổi thông tin cá nhân: Người đại diện theo pháp luật có thể đổi số CCCD khi có sự thay đổi như bị mất CCCD cũ, chuyển từ CMND sang CCCD, thay đổi thông tin liên quan đến giấy tờ cá nhân (ví dụ như tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ).
-
Chuyển từ CMND sang CCCD: Khi cá nhân thay đổi từ CMND 9 số, 12 số sang CCCD gắn chip, cần thực hiện cập nhật thông tin này tại các cơ quan chức năng để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trong hồ sơ doanh nghiệp.
-
Sự thay đổi về trách nhiệm pháp lý: Khi người đại diện theo pháp luật có thay đổi trong vai trò lãnh đạo, các thông tin liên quan đến giấy tờ cá nhân của họ sẽ phải được cập nhật.
2. Quy trình cập nhật CCCD của người đại diện theo pháp luật
Để cập nhật CCCD của người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ cần thiết
Hồ sơ cần chuẩn bị gồm
-
Giấy tờ chứng minh thay đổi CCCD: Bản sao công chứng hoặc bản sao CCCD mới của người đại diện theo pháp luật.
-
Thông báo thay đổi người đại diện (nếu có sự thay đổi): Nếu không chỉ thay đổi thông tin CCCD mà có sự thay đổi về người đại diện (ví dụ bổ nhiệm người đại diện mới), cần kèm theo mẫu Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu Phụ lục II-2 của Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
-
Biên bản họp (nếu có): Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện và thay đổi một trong số họ, cần kèm theo biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông, ghi rõ quyết định thay đổi người đại diện.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền
-
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Hồ sơ cần nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Có thể nộp trực tiếp tại cơ quan này hoặc thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
Bước 3: Cập nhật thông tin trong hệ thống
-
Cập nhật dữ liệu: Sau khi hồ sơ được tiếp nhận và xét duyệt, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành cập nhật thông tin của người đại diện theo pháp luật mới (hoặc thông tin mới về CCCD của người đại diện).
-
Cấp Giấy chứng nhận thay đổi thông tin: Sau khi thông tin được cập nhật, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có thông tin người đại diện mới hoặc thông tin CCCD đã được cập nhật.
Bước 4: Cập nhật với các cơ quan khác
-
Sau khi hoàn tất việc thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật tại cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cũng cần thông báo thay đổi cho các cơ quan, tổ chức có liên quan như ngân hàng, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, đối tác kinh doanh…
3. Mẫu thông báo thay đổi thông tin CCCD của người đại diện theo pháp luật
Dưới đây là mẫu thông báo thay đổi thông tin CCCD của người đại diện theo pháp luật mà bạn có thể sử dụng khi thực hiện thủ tục thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
CÔNG TY TNHH ABC
Mã số doanh nghiệp: 0123456789
Địa chỉ trụ sở chính: 123 Đường ABC, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Số điện thoại: (08) 1234 5678
THÔNG BÁO
Về việc thay đổi thông tin CCCD của người đại diện theo pháp luật
Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh
Công ty TNHH ABC thông báo về việc thay đổi thông tin CCCD của người đại diện theo pháp luật của công ty như sau
1. Người đại diện theo pháp luật cũ
Họ và tên: Nguyễn Văn A
Chức vụ: Giám đốc
Số CMND/CCCD cũ: 012345678
Ngày cấp: 01/01/2000
Cấp bởi: Công an TP. Hồ Chí Minh
2. Người đại diện theo pháp luật mới (CCCD mới)
Họ và tên: Nguyễn Văn A
Chức vụ: Giám đốc
Số CMND/CCCD mới: 012345679
Ngày cấp: 01/01/2025
Cấp bởi: Công an TP. Hồ Chí Minh
3. Lý do thay đổi
-
Đổi số CCCD từ CMND cũ sang CCCD mới gắn chip.
Kính mong Quý Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin mới cho công ty. Các thông tin còn lại không có thay đổi.
Trân trọng cảm ơn!
Ngày … tháng … năm 2025
Người đại diện theo pháp luật
(ký, ghi rõ họ tên)
4. Lưu ý khi thay đổi thông tin CCCD của người đại diện
-
Đảm bảo tính chính xác: Kiểm tra kỹ thông tin của người đại diện trước khi nộp hồ sơ, đảm bảo số CCCD, ngày cấp và thông tin cá nhân khác là chính xác.
-
Cập nhật thông tin kịp thời: Việc thay đổi thông tin CCCD cần được thực hiện càng sớm càng tốt để tránh xảy ra rủi ro khi giao dịch, ký hợp đồng hoặc tham gia các cuộc họp quan trọng.
-
Cập nhật thông tin trong các hệ thống liên quan: Sau khi thay đổi thông tin, bạn cũng cần thông báo cho ngân hàng, đối tác, cơ quan thuế để tránh sự cố trong giao dịch pháp lý.
Việc cập nhật CCCD của người đại diện theo pháp luật là một thủ tục pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp trong các hoạt động của mình. Đảm bảo tuân thủ đúng quy trình thay đổi thông tin sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người đại diện và tổ chức