Từ khi được phát biểu lần đầu tiên trong một bài báo hài hước dành cho một tạp chí quân đội ở Anh vào đầu thập niên 1950 định luật Parkinson dần trở thành một kinh điển trong quản trị với phân tích năng suất làm việc. Thoạt nghe có vẻ là một câu nói đùa nhưng thực chất định luật này phản ánh một thực trạng đáng lưu ý trong hoạt động tổ chức và quản lý.
Định luật Parkinson là gì
Định luật Parkinson phát biểu rằng công việc thường sẽ mở rộng để lấp đầy toàn bộ thời gian được phân bổ cho nó. Nói cách khác khi bạn có thời hạn dài để hoàn thành một nhiệm vụ bạn sẽ sử dụng toàn bộ quãng thời gian đó cho dù nhiệm vụ có thể hoàn thành sớm hơn. Lý do đơn giản có thể là bạn trì hoãn, bạn thêm những chi tiết không cần thiết vào kế hoạch làm việc. Nếu được cho một tuần bạn sẽ tìm cách dài đủ bảy ngày để giải quyết dù nhiệm vụ chỉ mất hai ngày. Nếu được cho một tháng bạn sẽ kéo dài hiệu quả giải quyết trong cả tháng.
Căn nguyên của định luật Parkinson
Tác giả định luật chính là quan sát thực tiễn trong bộ máy hành chính. Ông thấy rằng bộ máy quan liêu mở rộng nhanh hơn thực tế công việc cần thiết. Khi có thêm nhân viên mới công việc cũng không tăng tương ứng mà có xu hướng tự sinh ra các nhiệm vụ thừa thãi. Công việc cứ thế mở rộng để mọi người có lý do tồn tại trong cơ quan. Từ thực trạng này ông rút ra một quy luật mang tính phổ quát hơn ra đời để diễn đạt sự bành trướng trong tổ chức nói chung.
Định luật Parkinson phản ánh hành vi tự bảo vệ tổ chức. Các cá nhân hoặc bộ phận sẽ tạo ra thêm nhiệm vụ, báo cáo, giấy tờ giấy mực để giữ vị thế hoặc tạo ra sự bận rộn, dù điều đó không đóng góp vào mục tiêu chính. Đây chính là khởi nguồn để bàn về cách dùng thời gian và cách tổ chức công việc hiệu quả hơn.
Ảnh hưởng của định luật Parkinson trong công việc
Với cá nhân nhân viên nếu bạn nhận nhiệm vụ trong thời hạn dài thay vì một khung thời gian ngắn hơn bạn dễ dàng trì hoãn mọi việc đến sát hạn rồi mới tập trung. Bạn cũng có xu hướng tạo ra thêm nội dung bổ sung, kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết không cần thiết hoặc làm cho báo cáo trở nên dài hơn dù nội dung không thêm giá trị. Việc lạc vào chi tiết nhỏ không giúp nâng cao chất lượng mà còn khiến bạn tốn thời gian hơn cần thiết.
Trên góc độ tổ chức định luật Parkinson dẫn đến hệ quả là cồng kềnh, chậm chạp. Các phòng ban có thể tự tạo ra các quy trình bổ sung để trao đổi thông tin, phê duyệt, báo cáo qua nhiều khâu. Quy trình càng dài thì thời gian quyết định càng chậm và phản ứng của đơn vị càng mất linh hoạt. Chi phí vận hành khi đó cũng tăng theo quy trình mà không cần thêm con người hay tài nguyên mới.
Trong tổ chức với mục đích phát triển định luật Parkinson dẫn đến hậu quả là các đơn vị không dẫn dắt chiến lược mà tạo ra các quy trình kiểm tra tồn tại để chính mình tồn tại. Nhân viên bận rộn với giấy tờ nhưng không mang lại giá trị quyết định làm suy giảm chất lượng công việc và khiến tổ chức trở nên trì trệ.
Cách chống lại định luật Parkinson
Để vượt qua hệ quả tiêu cực của định luật Parkinson cá nhân và tổ chức cần có cách thức linh hoạt hơn.
Hạn chế thời gian thực thi cho nhiệm vụ với mức đủ nhưng không dư
Khi bạn đặt thời hạn cho nhiệm vụ lúc giao việc hãy đặt ngắn hơn mức bạn nghĩ là cần. Điều này buộc bạn tập trung, loại bỏ phần thừa thãi và hoàn thành đúng hạn. Với nhóm nhỏ hãy thống nhất thời điểm giao và tập trung vào việc đạt mục tiêu thay vì phê duyệt từng bước.
Xác lập mục tiêu rõ ràng và ưu tiên
Dành thời gian xác định các phần công việc quan trọng nhất và ít tạo giá trị hơn. Mục tiêu càng rõ ràng sẽ giúp bạn không lan man tạo thêm nội dung không cần. Khi biết phần nào quan trọng bạn có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
Giảm thiểu quy trình không cần thiết
Tổ chức hãy rà soát lại quy trình nội bộ từng khâu phê duyệt, báo cáo, họp hành. Nếu khâu nào ít đóng góp vào quyết định cuối cùng hãy thực hiện hợp nhất hoặc loại bỏ. Việc này giúp giảm bớt trách nhiệm phê duyệt không mang thêm giá trị và tiết kiệm thời gian cho mọi người.
Dùng kỹ thuật quản lý thời gian như Pomodoro
Với cá nhân bạn có thể sử dụng phương pháp Pomodoro để làm việc theo từng đoạn thời gian ngắn cố định. Cách này giúp bạn tập trung tránh bị lan man và kiểm soát tốt hơn lượng thời gian đã dùng.
Nhìn rộng hơn trong đánh giá hiệu quả
Tổ chức và cá nhân nên đánh giá hiệu quả bằng kết quả chứ không phải bằng lượng tài liệu hay thời gian sử dụng. Khi đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành bạn sẽ hình thành thói quen tập trung vào kết quả thay vì mở rộng thời gian làm.
Tác động trong kỷ nguyên số
Trong thời đại công nghệ tri thức làm việc không còn gắn chặt với vị trí cố định và giờ hành chính truyền thống. Định luật Parkinson dễ lan rộng trong mô hình làm việc linh hoạt. Nếu không đề ra nhiệm vụ rõ ràng và thời hạn chuẩn thì nhân viên hoàn toàn có thể kéo dài thời gian xử lý tới sát cuối kỳ mà không tạo ra thêm giá trị.
Công nghệ lại đang giúp dẫn dắt công việc theo hướng linh hoạt nhanh gọn. Nhờ ứng dụng công cụ quản lý dự án nhóm, theo dõi thời gian và báo cáo ngắn gọn, việc giao việc và hoàn thành trở nên minh bạch hơn. Điều này chính giúp hạn chế hậu quả lan rộng do Parkinson đề xuất.
Định luật Parkinson đôi khi bị hiểu nhầm là chỉ một câu nói dí dỏm nhưng thực tế đây là cảnh báo đáng giá cho cách tổ chức công việc không hiệu quả. Định luật dạy ta một nguyên lý cơ bản trong quản lý thời gian đó là công việc sẽ chiếm hết thời gian bạn cho nó nếu bạn không chủ động kiểm soát.
Biết được định luật mang tính phổ quát này giúp cá nhân với tổ chức nhận ra những vùng việc lan man từ đó loại bỏ sự kém hiệu quả do quy trình không cần thiết. Từ đó ta có thể xây dựng môi trường làm việc năng suất kiểm soát kết quả thực hơn là kiểm tra bận rộn. Chính là cách thức thích nghi để làm việc hiệu quả trong kỷ nguyên tri thức linh động hiện nay.