Luật Công chứng là nền tảng pháp lý quan trọng bảo vệ tính hợp pháp của các giao dịch dân sự, thương mại, hành chính tại Việt Nam. Sau hơn mười năm thực hiện Luật Công chứng 2014, hệ thống pháp luật về công chứng đã có nhiều bước tiến nhưng cũng bộc lộ không ít bất cập. Trước nhu cầu phát triển thích ứng với thời đại công nghệ số Luật Công chứng 2024 đã ra đời, kéo theo việc ban hành Nghị định hướng dẫn mới thay thế Nghị định 29 năm 2015. Bài viết này sẽ phân tích những điểm mới nổi bật của Nghị định hướng dẫn Luật Công chứng năm 2024 cùng những thay đổi quan trọng so với giai đoạn trước.
Những hạn chế trong hệ thống công chứng cũ
Luật Công chứng 2014 là bước chuyển lớn từ mô hình độc quyền của nhà nước sang mô hình xã hội hóa với sự tham gia của các Văn phòng Công chứng tư nhân. Tuy nhiên sau thời gian áp dụng nhiều vấn đề bắt đầu nảy sinh như thiếu cơ chế cho công chứng điện tử, không có hệ thống chia sẻ dữ liệu giữa các tổ chức hành nghề, khó kiểm tra lịch sử tài sản trong các giao dịch mua bán hoặc tặng cho, tình trạng giả mạo giấy tờ thông tin trong công chứng chưa được ngăn chặn hiệu quả. Thêm vào đó việc thiếu các quy định ràng buộc về bảo hiểm nghề nghiệp khiến rủi ro pháp lý gia tăng đối với người dân nếu công chứng viên mắc sai sót.
Sự ra đời của Luật Công chứng 2024, Nghị định hướng dẫn mới
Luật Công chứng 2024 được Quốc hội thông qua với nhiều sửa đổi đáng kể nhằm hiện đại hóa toàn bộ hệ thống công chứng. Để luật này có thể được thực thi hiệu quả, Chính phủ đã ban hành Nghị định hướng dẫn mới vào giữa năm 2025, thay thế hoàn toàn Nghị định 29/2015. Tạo ra một khuôn khổ pháp lý đồng bộ, mở đường cho việc áp dụng công chứng điện tử, kiểm soát chặt chẽ hơn chất lượng hành nghề bảo vệ tốt hơn quyền lợi của người dân.
Công chứng điện tử trở thành xu hướng chủ đạo
Một trong những điểm nổi bật nhất của Nghị định mới là hợp pháp hóa hoạt động công chứng điện tử. Theo đó người dân với doanh nghiệp có thể thực hiện công chứng thông qua nền tảng trực tuyến từ khai báo thông tin, gửi hồ sơ, xác thực danh tính cho đến ký số với nhận văn bản chứng thực. Tất cả quá trình này phải được ghi âm hoặc ghi hình, lưu trữ trong hệ thống an toàn có sự giám sát của cơ quan quản lý nhà nước.
Không chỉ rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục còn giúp tiếp cận dịch vụ công chứng ở mọi nơi, đặc biệt hữu ích trong các tình huống như dịch bệnh hay người dùng ở xa trung tâm. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả, các tổ chức hành nghề công chứng buộc phải đầu tư hệ thống công nghệ phù hợp với đào tạo lại công chứng viên theo chuẩn mới.
Bảo hiểm nghề nghiệp trở thành nghĩa vụ bắt buộc
Trước đây bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp chỉ mang tính chất khuyến khích thì với Nghị định mới đã trở thành quy định bắt buộc. Mỗi công chứng viên với tổ chức hành nghề công chứng phải tham gia bảo hiểm nhằm bảo vệ khách hàng trong trường hợp xảy ra sai sót gây thiệt hại. Là cơ chế bảo đảm quyền lợi quan trọng, giúp người dân yên tâm hơn khi sử dụng dịch vụ công chứng.
Ngoài ra, việc bắt buộc mua bảo hiểm còn tạo áp lực tích cực buộc công chứng viên phải làm việc cẩn trọng, chuyên nghiệp có ý thức trách nhiệm cao hơn trong quá trình thực hiện công việc.
Tăng cường quản lý thông tin, dữ liệu công chứng
Nghị định mới đặt ra yêu cầu xây dựng với vận hành hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng quốc gia. Cho phép lưu trữ thông tin các văn bản công chứng liên quan đến nhà đất, di chúc, hợp đồng tặng cho, ủy quyền với nhiều nội dung khác. Nhờ vậy các công chứng viên có thể tra cứu lịch sử giao dịch liên quan đến một tài sản, giúp giảm thiểu tình trạng công chứng trùng lặp hay giả mạo giấy tờ.
Đặc biệt, với các văn bản như di chúc hoặc văn bản khai nhận di sản, quy định mới yêu cầu cập nhật vào hệ thống ngay sau khi hoàn tất thủ tục. Là bước tiến lớn trong việc minh bạch hóa thông tin hạn chế tranh chấp sau này giữa các bên liên quan.
Quản lý chặt chẽ hoạt động hành nghề công chứng
Nghị định cũng đề cập đến các điều kiện chặt chẽ hơn trong việc cấp phép thành lập Văn phòng Công chứng mới. Theo đó, các tổ chức hành nghề phải chứng minh có cơ sở vật chất, nhân sự, vốn tối thiểu đảm bảo hoạt động đúng theo quy chuẩn kỹ thuật mới. Đồng thời, việc phân bổ các Văn phòng Công chứng sẽ dựa trên mật độ dân cư với nhu cầu thực tế tại từng địa phương nhằm tránh tình trạng dồn về đô thị lớn trong khi vùng nông thôn, miền núi bị bỏ trống.
Về phía công chứng viên, người hành nghề phải trải qua sát hạch định kỳ, cập nhật kiến thức pháp luật, đạo đức nghề nghiệp, công nghệ mới để đáp ứng yêu cầu trong môi trường làm việc hiện đại.
Những thách thức khi thực hiện
Dù Nghị định mang tính đột phá, việc triển khai vào thực tiễn không hề dễ dàng. Cơ sở hạ tầng công nghệ tại nhiều Văn phòng Công chứng còn yếu, đội ngũ công chứng viên thiếu kỹ năng sử dụng công cụ điện tử, tâm lý e ngại thay đổi vẫn còn phổ biến. Thêm vào đó người dân ở một số khu vực chưa quen với quy trình công chứng điện tử, dẫn đến tâm lý ngần ngại sử dụng dịch vụ.
Để vượt qua các thách thức đó, cần có sự phối hợp từ nhiều phía bao gồm cơ quan nhà nước, hiệp hội nghề nghiệp, tổ chức đào tạo với cả bản thân người hành nghề. Cần có lộ trình cụ thể, hỗ trợ tài chính kỹ thuật để các tổ chức hành nghề công chứng hiện đại hóa hoạt động, đồng thời tuyên truyền để người dân hiểu tin tưởng vào mô hình mới.
Nghị định hướng dẫn Luật Công chứng năm 2024 đánh dấu một bước tiến lớn trong cải cách hành chính, chuyển đổi số trong lĩnh vực tư pháp. Với việc hợp pháp hóa công chứng điện tử, bắt buộc bảo hiểm nghề nghiệp xây dựng hệ thống dữ liệu công chứng quốc gia, hệ thống công chứng Việt Nam đang tiệm cận các chuẩn mực hiện đại của thế giới. Tuy nhiên, thành công của Nghị định phụ thuộc rất nhiều vào sự chủ động thích nghi của các tổ chức hành nghề cùng khả năng hỗ trợ từ nhà nước. Nếu được thực hiện đồng bộ quyết liệt thì nghị định này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng mà còn góp phần xây dựng một nền tư pháp minh bạch, hiệu quả gần gũi hơn với người dân.