Việc thành lập văn phòng đại diện là giải pháp giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, quản lý hoạt động kinh doanh tại các khu vực khác mà không cần thành lập công ty mới. Văn phòng đại diện có chức năng hỗ trợ, xúc tiến thương mại, không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi nhuận.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty trong nước & công ty nước ngoài tại Việt Nam theo quy định mới nhất.
1. Văn Phòng Đại Diện Là Gì
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện, hỗ trợ, liên lạc, nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không được ký hợp đồng thương mại độc lập.
Khi Nào Nên Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
- Khi doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động tại các tỉnh/thành khác mà không cần thành lập công ty mới.
- Khi công ty nước ngoài muốn xâm nhập thị trường Việt Nam trước khi chính thức đầu tư.
2. Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Công Ty Trong Nước
2.1. Điều Kiện Thành Lập
- Công ty đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hợp pháp.
- Có địa chỉ văn phòng hợp pháp, không đặt tại chung cư (trừ khi có chức năng thương mại).
- Người đứng đầu văn phòng đại diện phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
2.2. Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
Hồ sơ nộp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện gồm
- Giấy đề nghị đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
- Quyết định của công ty mẹ về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Biên bản họp (nếu công ty có từ 2 thành viên/cổ đông trở lên).
- Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.
2.3. Thời Gian Xử Lý
- 3 – 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
2.4. Hoàn Tất Thủ Tục Sau Khi Thành Lập
- Công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Khắc dấu của văn phòng đại diện (không bắt buộc).
- Đăng ký mã số thuế & kê khai thuế môn bài tại cơ quan thuế địa phương.
3. Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Công Ty Nước Ngoài
3.1. Điều Kiện Thành Lập
- Công ty nước ngoài đã hoạt động tối thiểu 1 năm kể từ ngày đăng ký.
- Có văn bản ủy quyền từ công ty mẹ cho người đứng đầu văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Địa điểm đặt văn phòng phải hợp pháp & có hợp đồng thuê rõ ràng.
3.2. Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
Hồ sơ nộp tại Sở Công Thương nơi đặt văn phòng gồm
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
- Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty mẹ (công chứng & hợp pháp hóa lãnh sự).
- Báo cáo tài chính năm gần nhất của công ty mẹ.
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Hộ chiếu/CMND/CCCD của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Hợp đồng thuê trụ sở văn phòng tại Việt Nam.
3.3. Thời Gian Xử Lý
- 7 – 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
3.4. Hoàn Tất Thủ Tục Sau Khi Thành Lập
- Đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện.
- Mở tài khoản ngân hàng để chi trả các khoản chi phí hoạt động.
- Báo cáo hoạt động hàng năm với Sở Công Thương.
4. Những Lưu Ý Khi Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
- Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi nhuận.
- Mọi hợp đồng kinh doanh phải ký dưới danh nghĩa công ty mẹ.
- Văn phòng đại diện vẫn phải đóng thuế môn bài & thực hiện báo cáo thuế định kỳ.
5. Dịch Vụ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Tại DVDN247
DVDN247 cung cấp dịch vụ tư vấn & hỗ trợ trọn gói giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thành lập văn phòng đại diện nhanh chóng, hợp pháp.
- Tư vấn mô hình hoạt động & điều kiện pháp lý.
- Soạn thảo hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện.
- Nộp hồ sơ & theo dõi quá trình xử lý tại Sở Kế hoạch & Đầu tư hoặc Sở Công Thương.
- Hỗ trợ đăng ký thuế, tài khoản ngân hàng & các thủ tục liên quan.
Nếu bạn cần tư vấn thành lập văn phòng đại diện trong nước hoặc công ty nước ngoài tại Việt Nam, hãy liên hệ ngay với DVDN247.