Khi thành lập doanh nghiệp, bên cạnh các thủ tục pháp lý như đăng ký kinh doanh, khai thuế, một trong những trách nhiệm quan trọng của chủ doanh nghiệp là đăng ký bảo hiểm cho người lao động. Đây không chỉ là nghĩa vụ theo quy định của pháp luật còn giúp đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, bền vững.
1. Công Ty Mới Thành Lập Có Phải Đóng Bảo Hiểm Không
Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014, tất cả doanh nghiệp có sử dụng lao động theo hợp đồng từ 1 tháng trở lên đều phải tham gia bảo hiểm bắt buộc bao gồm
- Bảo hiểm xã hội (BHXH)
- Bảo hiểm y tế (BHYT)
- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
Công ty không bắt buộc đóng bảo hiểm nếu
- Không có nhân viên, chỉ có chủ doanh nghiệp.
- Nhân viên làm việc theo hợp đồng dưới 1 tháng.
Nếu vi phạm quy định về đóng bảo hiểm, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 12% – 20% số tiền phải đóng và bị truy thu toàn bộ số tiền còn thiếu.
2. Thủ Tục Đăng Ký Bảo Hiểm Cho Doanh Nghiệp Mới
a) Hồ Sơ Đăng Ký
Để đăng ký tham gia bảo hiểm, doanh nghiệp cần chuẩn bị
- Tờ khai đơn vị tham gia bảo hiểm (Mẫu TK3-TS)
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm (Mẫu D02-TS)
- Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng)
- Hợp đồng lao động của nhân viên (bản sao)
b) Cách Nộp Hồ Sơ
Doanh nghiệp có thể đăng ký bảo hiểm theo hai cách
- Nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện nơi công ty đặt trụ sở.
- Đăng ký online qua Cổng Dịch vụ công BHXH hoặc qua phần mềm kê khai bảo hiểm điện tử như TS24, EFY, VNPT.
Thời gian xử lý hồ sơ thường từ 5 – 7 ngày làm việc.
3. Mức Đóng Bảo Hiểm Xã Hội
Công ty và người lao động sẽ cùng đóng bảo hiểm theo tỷ lệ sau (tính trên mức lương hợp đồng)
| Loại bảo hiểm | Doanh nghiệp đóng (%) | Người lao động đóng (%) | Tổng cộng (%) |
|---|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội (BHXH) | 17% | 8% | 25% |
| Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) | 1% | 1% | 2% |
| Bảo hiểm y tế (BHYT) | 3% | 1.5% | 4.5% |
| Tổng cộng | 21% | 10.5% | 31.5% |
Ví dụ: Nếu nhân viên có lương 10 triệu đồng/tháng, công ty sẽ đóng 2,1 triệu, còn nhân viên đóng 1,05 triệu.
4. Lưu Ý Quan Trọng Khi Đăng Ký Bảo Hiểm
- Doanh nghiệp cần đăng ký bảo hiểm trong vòng 30 ngày kể từ ngày có nhân viên làm việc chính thức.
- Nếu chưa có kế toán bảo hiểm, có thể đăng ký qua dịch vụ đại lý thu bảo hiểm để tránh sai sót.
- Nếu sử dụng phần mềm kế toán có tích hợp kê khai bảo hiểm điện tử, doanh nghiệp có thể tự động tính toán và nộp hồ sơ online dễ dàng hơn.
Đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập không chỉ là nghĩa vụ pháp lý còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự. Bằng cách thực hiện đầy đủ các thủ tục và nắm rõ mức đóng bảo hiểm, doanh nghiệp có thể tránh được các rủi ro pháp lý, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho người lao động, tạo nền tảng vững chắc để phát triển bền vững.