Sau hơn một thập kỷ thi hành Luật Lưu trữ năm 2011 ngành lưu trữ Việt Nam bước vào giai đoạn chuyển mình với sự ra đời của Luật Lưu trữ năm 2024. Luật mới được kỳ vọng sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý tài liệu trong thời kỳ chuyển đổi số đồng thời khắc phục những hạn chế của luật cũ trong quản lý tài liệu điện tử lưu trữ tài liệu tư nhân với tổ chức dịch vụ lưu trữ. Sự thay đổi này không chỉ là cần thiết còn mang tính chiến lược mở ra hướng phát triển lâu dài bền vững cho lĩnh vực lưu trữ tại Việt Nam.
Bối cảnh ra đời của luật mới
Luật Lưu trữ năm 2011 đã tạo nền tảng quan trọng trong việc hệ thống hóa hoạt động lưu trữ từ cấp cơ sở đến cấp quốc gia. Tuy nhiên, bối cảnh kinh tế xã hội thay đổi nhanh chóng nhất là sự phát triển của công nghệ thông tin, đòi hỏi một khung pháp lý mới có khả năng bao trùm cả lưu trữ truyền thống lẫn lưu trữ số.
Ngoài ra, luật cũ chưa điều chỉnh đầy đủ các hoạt động liên quan đến tài liệu tư nhân lưu trữ điện tử dài hạn chưa có cơ chế rõ ràng cho hoạt động dịch vụ lưu trữ tư nhân. Trong khi đó, nhu cầu của các cá nhân, tổ chức về lưu trữ tài liệu ngoài công lập ngày càng tăng. Vì thế việc ban hành luật mới là cần thiết và cấp bách.
Luật Lưu trữ năm 2024 được Quốc hội thông qua vào tháng sáu năm 2024 sẽ có hiệu lực từ ngày một tháng bảy năm 2025. Luật này sẽ thay thế toàn bộ Luật Lưu trữ năm 2011.
Mở rộng phạm vi điều chỉnh với đối tượng áp dụng
Một trong những điểm nổi bật của Luật Lưu trữ năm 2024 là mở rộng phạm vi điều chỉnh. Luật không chỉ điều chỉnh tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước mà còn bao gồm tài liệu do tổ chức chính trị xã hội, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi chính phủ và cá nhân tạo lập.
Việc đưa tài liệu tư nhân vào phạm vi điều chỉnh là bước tiến lớn. Trước đây, nhiều tài liệu lịch sử, văn hóa có giá trị được lưu giữ bởi cá nhân hoặc dòng họ nhưng chưa có cơ chế pháp lý rõ ràng để xác định giá trị bảo quản hoặc khai thác. Luật mới xác lập nguyên tắc tài liệu tư nếu có giá trị đặc biệt sẽ được công nhận là tài liệu lưu trữ quốc gia có thể được khuyến khích hiến tặng hoặc ký gửi vào kho lưu trữ lịch sử.
Quản lý tài liệu điện tử kho lưu trữ số
Luật mới dành một chương riêng cho quản lý tài liệu điện tử và kho lưu trữ số. Đây là phản ánh thực tiễn tất yếu của thời đại chuyển đổi số khi phần lớn tài liệu hiện nay được tạo lập xử lý với lưu trữ ở dạng số.
Theo quy định mới, tài liệu điện tử được công nhận là bản gốc khi đáp ứng các tiêu chuẩn về định dạng, chứng thực, tính toàn vẹn dữ liệu. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật khả năng truy xuất với khả năng bảo quản dài hạn.
Bên cạnh đó Luật cũng quy định rõ yêu cầu về kho lưu trữ số bao gồm tiêu chuẩn kỹ thuật, phần mềm quản lý, thiết bị lưu trữ với phương thức sao lưu dự phòng. Các kho này phải đảm bảo truy cập an toàn, ổn định lưu giữ thông tin không bị biến đổi theo thời gian.
Công nhận khai thác tài liệu đặc biệt
Một điểm mới quan trọng của Luật Lưu trữ năm 2024 là quy định về tài liệu có giá trị đặc biệt. Đây là loại tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học, văn hóa hoặc quốc phòng an ninh nổi bật cần được bảo vệ đặc biệt.
Tài liệu đặc biệt sẽ được thẩm định bởi hội đồng chuyên môn nếu được công nhận sẽ được lưu giữ dưới chế độ bảo vệ nghiêm ngặt. Các quy định này nhằm hạn chế tối đa rủi ro mất mát, hư hỏng tài liệu quý trong bối cảnh biến đổi khí hậu với thách thức an ninh mạng.
Đồng thời, luật cũng đặt ra nghĩa vụ sao lưu dự phòng đối với tài liệu đặc biệt trong đó yêu cầu tạo lập bản sao số hoặc bản sao vật lý có giá trị tương đương. Việc này đảm bảo nếu bản gốc bị mất hoặc hư hại vẫn có thể phục hồi nội dung.
Hoạt động dịch vụ lưu trữ tư nhân với chứng chỉ hành nghề
Luật mới công nhận dịch vụ lưu trữ là ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện. Các tổ chức cá nhân muốn cung cấp dịch vụ lưu trữ phải đáp ứng các điều kiện về cơ sở vật chất, nhân lực, quy trình nghiệp vụ phải có chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Quy định này giúp chuyên nghiệp hóa hoạt động lưu trữ tư nhân đồng thời đảm bảo chất lượng dịch vụ với quyền lợi của khách hàng. Ngoài ra, luật cũng đưa ra cơ chế kiểm tra định kỳ xử lý vi phạm nếu tổ chức dịch vụ không tuân thủ các tiêu chuẩn chuyên môn.
Trách nhiệm của Nhà nước và cơ chế quản lý
Luật quy định rõ vai trò của các cơ quan quản lý nhà nước trong việc chỉ đạo, kiểm tra, giám sát hoạt động lưu trữ. Bộ Nội vụ là cơ quan đầu mối quản lý nhà nước về lưu trữ có nhiệm vụ ban hành tiêu chuẩn chuyên môn, hướng dẫn nghiệp vụ, đào tạo kiểm định năng lực nhân sự.
Chính phủ và ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm xây dựng chiến lược, quy hoạch, đầu tư phát triển hệ thống lưu trữ quốc gia. Đồng thời khuyến khích tổ chức cá nhân tham gia bảo tồn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Giai đoạn chuyển tiếp đến khi luật có hiệu lực
Luật mới có hiệu lực từ ngày một tháng bảy năm 2025. Trong thời gian từ nay đến đó Luật Lưu trữ năm 2011 vẫn tiếp tục được áp dụng. Tuy nhiên các cơ quan lưu trữ cần chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi bằng cách rà soát tài liệu với đánh giá giá trị lưu trữ cả chuẩn hóa hồ sơ nâng cấp hệ thống lưu trữ điện tử.
Các đơn vị có tài liệu thuộc diện bàn giao cho lưu trữ lịch sử cần thực hiện chỉnh lý theo đúng thời hạn. Cơ sở dịch vụ lưu trữ tư nhân cần nắm bắt các yêu cầu mới để kịp thời đáp ứng điều kiện hành nghề khi luật có hiệu lực.
Luật Lưu trữ năm 2024 là bước tiến lớn trong hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ tại Việt Nam. Luật mở rộng phạm vi điều chỉnh tích hợp xu hướng số hóa công nhận vai trò tài liệu tư nhân với chuyên nghiệp hóa dịch vụ lưu trữ.
Với tầm nhìn dài hạn và nội dung phù hợp thực tiễn luật mới được kỳ vọng sẽ góp phần bảo vệ di sản tài liệu quốc gia từ đó nâng cao hiệu quả quản lý thông tin phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân, tổ chức và doanh nghiệp trong thời đại mới.