Kế toán nội bộ là gì
Mô tả công việc kế toán nội bộ
– Hạch toán các chứng từ kế toán nội bộ
– Lưu giữ các chứng từ nội bộ một cách khoa học, và an toàn
– Kiểm soát và phối hợp thực hiện công việc đối với các kế toán nội bộ khác
– Lập các báo cáo hàng tuần, tháng, quý hoặc các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp
Ngoài ra, kế toán nội bộ có thể được giao nhiệm vụ thống kê, phân tích số liệu về tình hình sản xuất, kinh doanh thực tế của doanh nghiệp. Từ đó tư vấn cho giám đốc điều hành ra các quyết định đúng đắn và kịp thời.
Phân loại kế toán nội bộ
2. Kế toán khoLập chứng từ xuất nhập, nhập – xuất hàng căn cứ vào chứng tư ghi sổ theo dõi và quản lý luồng hàng qua kho lên báo cáo nhập xuất tồn hàng.
4. Kế toán tiền lươngCăn cứ vào quy định của doanh nghiệp mà kế toán tiền lương sẽ soạn thảo hợp đồng lao động, quản lý hợp đồng lao động, xây dựng Quy chế lương và các tính lương và thanh toán lương, quản lý và theo dõi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
+ Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp.
+ Xác nhận (Release) hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán.
Câu hỏi phỏng vấn kế toán nội bộ
Câu hỏi 1: Khả năng ứng dụng máy vi tính của bạn vào công việc kế toán?
Trả lời: Tốt. có thể test ngay. Các hàm thông dụng đều nắm chắc, chủ yếu sử dụng phím tắt khi làm việc với excel.
Câu hỏi 2: Bạn thích làm kế toán bằng phần mềm kế toán hay bằng excel?
Trả lời: Đây là một trong những câu hỏi thú vị và thường được các nhà tuyển dụng để ý đến. Vì nó có thể đánh giá một ứng viên qua nhiều khía cạnh, như là kiến thức về phần mềm kế toán, về excel, khả năng phân tích, tư duy…
Dưới đây là một vài gợi ý ngắn gọn giúp bạn có thể tự tin trả lời tốt câu hỏi trên: Đặc điểm của việc sử dụng phần mềm kế toán (kế toán máy): giúp bạn giảm thiểu tối đa các công việc bằng tay – không cần nhiều tư duy nhưng tốn thời gian. Nó còn giúp bạn lưu trữ lượng lớn thông tin kế toán mà nếu xử lý bằng các hình thức khác sẽ rất tốn thời gian. Ngược lại, có một vài nhược điểm khi sử dụng phần mềm kế toán: vì là một phần mềm viết sẵn nên đôi lúc không đáp ứng được các yêu cầu của kế toán viên, của nhà quản trị. Và câu trả lời nên dùng ở đây có lẽ là “tôi thích dùng kết hợp cả hai phương pháp trên để phục vụ tốt nhất công việc của mình”.
Câu hỏi 3: Theo anh chị chứng từ kế toán là gì? Cách phân loại chứng từ kế toán? Cách xử lý như thế nào?
Khái niệm và ý nghĩa kinh tế, pháp lý của chứng từ kế toán
Chứng từ là loại giấy tờ, vật mang tin (đĩa vi tính, đĩa CD) dùng để minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành. Kế toán căn cứ vào nội dung chứng từ để phân tích, ghi chép vào sổ sách kế toán.
Ví dụ: Phiếu chi, Phiếu thu, Hóa đơn bán hàng,..
Giấy báo nợ, Giấy báo có, Bảng thanh toán lương,…
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,…
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải có chứng từ kế toán xác minh mới bảo đảm tính pháp lý.
Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có tính bằng chứng, tính pháp lý. Nội dung chứng từ phải có đầy đủ các thông tin: Tên, số hiệu chứng từ, ngày tháng lập chứng từ, đơn vị lập, đơn vị nhận chứng từ, nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chỉ tiêu số lượng, giá trị của nghiệp vụ, chữ ký của những người liên quan: người nộp tiền, người nhận tiền, người nhận hàng, người giao hàng, người phụ trách đơn vị…
Chứng từ phải chính xác, đầy đủ, kịp thời và hợp pháp, hợp lệ
Chứng từ kế toán được phân thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ
– Chứng từ gốc là là loại chứng từ được lập ngay lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành.
– Chứng từ ghi sồ được dùng để tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại nhằm giảm bớt khối lượng ghi chép của kế toán.
Trình tự xử lý chứng từ bao gồm các bước:
Câu hỏi 4: Theo anh chị công tác kiểm kê là gì? Phương pháp kiểm kê và vai trò của kế toán trong công tác kiểm kê?
Kiểm kê là phương pháp kiểm tra trực tiếp, tại chỗ số hiện có của các loại tài sản nhằm đối chiếu với số liệu do kế toán cung cấp. Khi kiểm kê có thể xảy ra các trường hợp:
Thừa trong kiểm kê: Số liệu kiểm kê > Số liệu kế toán
Thừa trong kiểm kê: Số liệu kiểm kê < Số liệu kế toán
Theo phạm vi kiểm kê có thể chia thành hai loại:
Kiểm kê từng phần: là việc kiểm kê chỉ thực hiện cho một loại hoặc một số loại tài sản ở doanh nghiệp.
Kiểm kê toàn phần: là việc kiểm kê thực hiện cho tất cả các loại tài sản trong doanh nghiệp.
Theo thời gian tiến hành kiểm kê cũng chia thành hai loại:
Kiểm kê định kỳ: là việc kiểm kê có xác định thời gian trước để kiểm kê, tùy theo loại tài sản mà xác định thời gian khác nhau như tiền mặt phải kiểm kê của mỗi ngày, nguyên vật liệu phải kiểm kê hàng tháng.
Kiểm kê bất thường: là việc kiểm kê không xác định thời gian trước mà xảy ra đột xuất khi phát hiện dấu hiệu sai phạm hoặc mất mát tài sản trong doanh nghiệp.
Kiểm kê theo phương pháp trực tiếp: cân đong, đo đếm,..
Kiểm kê theo phương pháp kiểm nhận đối chiếu,…
Vai trò của kế toán trong kiểm kê
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm kê của doanh nghiệp vì trước tiên bắt buộc kế toán phải là một thành viên chủ yếu trong ban kiểm kê và sau đó giải quyết những khoản chênh lệch tài sản trên biên bản kiểm kê.
Trước khi kiểm kê, kế toán căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp để xây dựng kế hoạch kiểm kê.
Trong khi kiểm kê, kế toán phải kiểm tra việc ghi chép trên biên bản kiểm kê, đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán với biên bản kiểm kê để xác định khoản chênh lệch tài sản trong doanh nghiệp.
Sau khi kiểm kê kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê và ý kiến giải quyết của lãnh đạo mà ghi chép điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán.
Câu hỏi 5: Theo anh (chị) cuối năm, kế toán nội bộ cần làm những công việc gì?
Kế toán nội bộ trong doanh nghiệp là phải bạn phải tập hợp được tất cả các phát sinh thực tế của Doanh nghiệp kể cả những phát sinh không có hóa đơn chứng từ, từ đó để lấy căn cứ xác định lãi lỗ thực tế của Doanh nghiệp.
Công việc của kế toán nội bộ cần phải làm cuối năm bao gồm:
Công việc kiểm kê cuối năm là công việc quan trọng nhất. Số liệu kiểm kê sẽ là căn cứ để kế toán kiểm tra, đối chiếu các số liệu được theo dõi trên sổ sách trong 1 năm.
Căn cứ theo Quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê của Giám đốc, các thành viên trong Hội đồng kiểm kê sẽ tiến hành kiếm kê.
Hội đồng Kiểm kê thường bao gồm:
+ Một thành viên trong Ban Giám đốc.
+ Bộ phận quản lý, sử dụng tài sản.
Việc kiểm kê có thể kéo dài từ vài ngày đến một tháng tùy theo Quy mô của Công ty và tình hình Quản lý hiện vật của đơn vị. Căn cứ vào tình hình thực tế Quản lý và kinh nghiệm từ các năm trước để đơn vị bố trí thời gian kiểm kê sớm hoặc muộn. Hội đồng Kiểm kê có trách nhiệm ghi đúng, đủ các nội dung của cuộc kiểm kê, ký vào Biên bản kiểm kê trình Ban Giám đốc, đưa ra nguyên nhân và đề xuất phương án xử lý khi có sự chênh lệch thừa/thiếu so với sổ sách kế toán theo dõi.
Hội đồng kiểm kê có trách nhiệm kiểm kê số tiền còn tồn tại quỹ vào thời điểm ngày 31/12, bao gồm cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, giấy tờ có giá và vàng bạc, kim loại quý đá quý (nếu có), đối chiếu với số dư tiền mặt theo dõi trên Sổ kế toán tiền mặt. Nếu có sự chênh lệch thừa/ thiếu giữa sổ sách và thực tế, thủ quỹ và kế toán phải đối chiếu lại chứng từ sổ sách và tìm rõ nguyên nhân.
Kết quả kiểm kê quỹ này là căn cứ để kế toán Thu – chi (Kế toán tiền mặt) chốt số liệu ghi sổ tại ngày 31/12.
Kiểm kê vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ:
Kế toán vật tư cung cấp các số liệu trên sổ sách về số lượng các kho đang có tại doanh nghiệp: Kho nguyên vật liệu, Kho công cụ dụng cụ, Kho thành phẩm, Kho hàng hóa, hàng hóa gửi đi bán, công cụ dụng cụ đã được xuất dùng… Sổ kho sẽ làm cơ sở để tiến hành kiếm kê và đối chiếu số liệu thực tế khi kiểm kê.
Với các đơn vị sản xuất và xây dựng, công việc kiểm kê còn bao gồ:.
+ Đối với đơn vị sản xuất: Kế toán vật tư tổng hợp số liệu các sản phẩm đang được sản xuất tại đơn vị, tập hợp số liệu cho Hội đồng kiểm kê. Căn cứ vào số liệu của kế toán vật tư, Hội đồng Kiểm kê đánh giá % hoàn thành của các sản phẩm dở dang. Số liệu này thường được sử dụng để tính lương cho công nhân đối với các đơn vị áp dụng phương pháp tính lương theo sản phẩm, và xác chi phí dở dang cuối kỳ.
+ Đối với các đơn vị xây dựng: Kế toán vật tư tổng hợp các số liệu vật tư, các yếu tố chi phí khác đã đưa vào công trình. Căn cứ vào số liệu này, cùng với dự toán và Hợp đồng xây dựng đã ký kết, Hội đồng kiểm kê đánh giá % hoàn thành công trình.
Những công việc cần làm của kế toán nội bộ vào dịp cuối năm?
Kế toán theo dõi tài sản cố định sẽ tổng hợp toàn bộ các tài sản mà mình đang theo dõi, căn cứ vào mã tài sản để tập hợp, cung cấp các số liệu này cho Hội đồng kiểm kê. Mã tài sản thường trùng với mã kiểm kê và được đánh dấu trên tài sản, dễ cho việc quản lý tài sản và kiểm kê các kỳ tiếp theo.
Trong quá trình kiểm kê, Hội đồng Kiểm kê sẽ đánh giá tình trạng hoạt động của Tài sản: (Mới, tốt, bình thường ở mức…..%, đã cũ, dự kiến thời gian phải thay thế, kiểm kê các thiết bị kèm theo của Tài sản; Tài sản cần thanh lý; Các tài sản không còn giá trị sử dụng nhưng chưa được thanh lý và vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị; Các tài sản đơn vị mượn, thuê của đơn vị khác…)
+ Lấy sổ phụ/sổ chi tiết tài khoản tại từng ngân hàng mà đơn vị đã đăng ký mở tài khoản để làm căn cứ khóa sổ kế toán cuối kỳ.
+ Lên kế hoạch vay vốn và chuẩn bị các hồ sơ cần thiết nếu có yêu cầu vay vốn để thanh toán các khoản chi cuối năm.
3. Tổng hợp công nợ mua – bán và chuẩn bị kế hoạch thanh toán:
+ Kế toán công nợ tổng hợp các khoản phải thu – phải trả, kiểm tra và hoàn thiện các chứng từ phải thanh toán, soát xét các phần mua hàng nhưng chưa có hóa đơn về. Soát xét thời hạn thanh toán cũng như mức độ cần thiết phải thanh toán của từng khoản công nợ.
+ Tập hợp các khoản ký quỹ, ký cược đến hạn thu hồi, các giấy tờ có giá đã đến hạn được thanh toán, có thể thu hồi, các khoản đầu tư, liên doanh, liên kết…
+ Tổng hợp các khoản phải thu – phải trả của các đơn vị nội bộ.
Căn cứ vào số liệu của kế toán công nợ, kế toán thanh toán chuẩn bị sẵn các chứng từ thanh toán, đảm bảo việc thanh toán (sau khi được duyệt) diễn ra nhanh chóng trong khoảng thời gian gấp rút cuối năm.
+ Đối chiếu công nợ và gửi thư xác nhận công nợ cuối kỳ với các khách hàng. Số liệu đối chiếu công nợ không chỉ là số liệu làm căn cứ lên kế hoạch thanh toán mà còn là cơ sở để kế toán khóa sổ cuối kỳ.
+ Tổng hợp các khoản tiền lương và các khoản liên quan đến người lao động trong năm, đã thanh toán/còn nợ/phải thu hồi, xử lý.
+ Căn cứ vào quy định của doanh nghiệp, kế toán tổng hợp tiền lương cho nhân viên trong đơn vị (theo thời gian hoặc theo sản phẩm), các khoản sắp phải chi, đối ứng với các khoản tạm ứng đến thời hạn thu hồi nhưng chưa thu hồi.
+ Rà soát lại những khoản chi cho người lao động trong năm chưa thực hiện, các khoản thuế, bảo hiểm khấu trừ còn chưa thực hiện.
+ Đề xuất các khoản tiền thưởng, tiền lương tháng 13 cho giám đốc.
5. Công việc của kế toán tổng hợp:
Kế toán tổng hợp có trách nhiệm tập hợp, kiểm soát số liệu từ tất cả các kế toán chi tiết,đưa ra các số liệu tổng kết cuối năm về giá thành, doanh thu; Đưa ra sơ bộ kết quả kinh doanh trong năm để Ban lãnh đạo có căn cứ về kế hoạch lương, thưởng; Xác định hoặc đề xuất lập dự phòng, nợ phải thu khó đòi; Lập các báo cáo quản trị khác theo yêu cầu của Kế toán trưởng hoặc Ban lãnh đạo Công ty; Lập các báo cáo tài chính và khóa sổ kế toán.
Kế toán tổng hợp có trách nhiệm giám sát, hỗ trợ về nghiệp vụ cho Kế toán chi tiết, đánh giá về quá trình làm việc của bộ phận kế toán trong năm, đề xuất các phương án khắc phục những nhược điểm, phát huy thế mạnh của bộ phận kế toán (nếu có).
6. Công việc của Kế toán trưởng:
Công việc của kế toán trưởng là đảm bảo cho công việc của tất cả các phần hành được diễn ra trôi chảy, quá trình kiểm kê được diễn ra nhanh chóng, chính xác, các kế hoạch tài chính được thuận lợi. Đồng thời, kế toán trưởng sẽ có đánh giá về quá trình làm việc của Bộ phận kế toán, đề xuất tăng lương/thưởng, căn cứ vào kế hoạch kinh doanh năm tới để đưa ra kế hoạch về nhân sự, sắp xếp lại bộ phận kế toán cho Hợp lý.
Kế toán trưởng còn có trách nhiệm đưa ra các Báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban giám đốc, Ban quản trị đơn vị; Đề xuất các biện pháp quản lý về tài chính để đảm bảo công tác Kế toán – Tài chính của đơn vị ở trong điều kiện tốt nhất cho các hoạt động trong tương lai.