Kỹ năng tư vấn pháp luật là kỹ năng vô cùng quan trọng của người làm tư vấn pháp luật.
Kỹ năng tư vấn pháp luật là khả năng của người thực hiện tư vấn vận dụng những kiến thức pháp luật, kinh nghiệm cuộc sống và đạo đức xã hội để hướng dẫn, trao đổi, giải đáp, đưa ra ý kiến, cung cấp thông tin pháp luật, giúp soạn thảo văn bản liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý nhằm giúp cho người được tư vấn biết …
Sổ tay kỹ năng tư vấn pháp luật
Phần 1: Tổng quan về tư vấn pháp luật và pháp luật về tư vấn pháp luật
Phần 2: Quy tắc đạo đức và ứng xử trong hoạt động tư vấn pháp luật
Phần 3: Tổng quan về quy trình tư vấn pháp luật
Phần 4: Kỹ năng nghiên cứu hồ sơ, phân tích vụ việc, xác định vấn đề tư vấn
Phần 5: Kỹ năng nghe, đọc, hỏi trong hoạt động tư vấn pháp luật
Phần 6: Kỹ năng nói trong hoạt động tư vấn pháp luật
Phần 7: Kỹ năng tiếp xúc khách hàng, giao tiếp trong hoạt động tư vấn pháp luật
Phần 8: Kỹ năng lập văn bản tư vấn viết
Phần 9: Kỹ năng tư vấn pháp luật tại cộng đồng
Phần 10: Đánh giá nhu cầu cộng đồng
Phần 11: Kỹ năng tuyên truyền, phổ biến pháp luật
1. Quản lý và đánh giá buổi tư vấn pháp luật
5. Kỹ năng quản lý lưu giữ văn bản
6. Kỹ năng tư vấn qua điện thoại
8. Kỹ năng tư vấn các vấn đề liên quan đến quyền lợi của người lao động tại khu công nghiệp
Theo khái niệm này, kỹ năng tư vấn pháp luật đòi hỏi người tư vấn phải có khả năng vận dụng tri thức pháp luật, đạo đức nghề nghiệp và kinh nghiệm hoạt động thực tiễn trong lĩnh vực pháp luật. Như vậy, kỹ năng tư vấn pháp luật trong hoạt động trợ giúp pháp lý gồm các kỹ năng sau đây:
+ Kỹ năng tiếp đối tượng và nghe đối tượng trình bày;
+ Kỹ năng yêu cầu đối tượng cung cấp giấy tờ liên quan đến vụ việc; xem xét, xác minh, thu thập chứng cứ (nếu thấy cần thiết) để hiểu rõ bản chất vụ việc và vướng mắc của đối tượng;
+ Kỹ năng tra cứu tài liệu pháp luật, tìm cơ sở pháp lý để giải thích, hướng dẫn phù hợp với pháp luật;
+ Kỹ năng soạn thảo văn bản tư vấn cho đối tượng;
+ Kỹ năng vận dụng kiến thức pháp luật, đạo đức xã hội để tư vấn, giải đáp, hướng dẫn, đưa ra lời khuyên, đưa ra giải pháp, định hướng cho đối tượng tháo gỡ vướng mắc pháp luật, xử sự phù hợp với pháp luật và đạo đức xã hội;
+ Kỹ năng lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ tư vấn pháp luật.
Các kỹ năng tư vấn pháp luật cơ bản trên đây có quan hệ mật thiết, biện chứng, tác động, ảnh hưởng lẫn nhau và được sử dụng trong suốt quá trình tư vấn một vụ việc cụ thể với một đối tượng cụ thể. Tuỳ theo từng loại vấn đề (vụ việc tư vấn) và từng loại đối tượng cụ thể mà sử dụng các kỹ năng cùng một thời điểm hoặc sử dụng kỹ năng này trước, kỹ năng kia sau. Thông thường, để tiến hành tư vấn một vụ việc, người tư vấn phải tiếp đối tượng (nghiên cứu hồ sơ vụ việc); nghe các bên tranh chấp trình bày, yêu cầu đưa ra tài liệu có liên quan đến yêu cầu tư vấn. Trong trường hợp cần thiết phải tiến hành xem xét, xác minh vụ việc; tra cứu tài liệu pháp luật, tham khảo các nhà chuyên môn và vận dụng kiến thức pháp luật và kinh nghiệm cuộc sống để tư vấn, giải thích, hướng dẫn đối tượng úng xử phù hợp với pháp luật và đạo đức xã hội.
2.2. Kỹ năng thụ lý vụ việc tư vấn pháp luật
– Người thực hiện trợ giúp pháp lý được giao nhiệm vụ thụ lý, tiếp nhận đơn yêu cầu TGPL, giấy chứng nhận là người được TGPL phải kiểm tra các điều kiện, nội dung yêu cầu tư vấn pháp luật ghi trong đơn yêu cầu TGPL và thụ lý vụ việc khi có đủ các điều kiện sau đây:
+ Người yêu cầu TGPL thuộc diện người được TGPL theo Điều 10 Luật TGPL và được quy định chi tiết tại Điều 2 Nghị định số 07/2007/NĐ-CP.
+ Nội dung vụ việc TGPL phù hợp với quy định tại Điều 5 Luật TGPL, có liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích của người được TGPL;
+ Vụ việc TGPL thuộc phạm vi TGPL quy định tại Điều 26 Luật TGPL (Người có yêu cầu đang cư trú tại địa phương dưới hình thức thường trú hoặc tạm trú; vụ việc của người có yêu cầu xảy ra tại địa phương hoặc thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương; vụ việc do tổ chức thực hiện TGPL khác chuyển đến.
+ Yêu cầu TGPL không thuộc trường hợp phải từ chối theo khoản 1 Điều 45 Luật TGPL.
– Trường hợp người có yêu cầu còn thiếu những giấy tờ chứng minh là người thuộc diện được TGPL hoặc giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc TGPL, người tiếp nhận phải hướng dẫn họ cung cấp bổ sung các giấy tờ, tài liệu có liên quan để vụ việc được thụ lý. Sau khi đã nhận đủ các giấy tờ, tài liệu bổ sung hoặc có cơ sở xác minh thì làm thủ tục thụ lý.
Người tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm sao chụp 01 bản từ bản chính hoặc tiếp nhận bản sao giấy tờ chứng minh thuộc diện người được TGPL để lưu giữ trong hồ sơ vụ việc. Trường hợp vì lý do khách quan mà không thể sao chụp từ bản chính thì phải ghi lại ký hiệu, số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp giấy tờ đó vào phần dưới đơn.
– Nếu đủ điều kiện thụ lý vụ việc thì người tiếp nhận thụ lý, lập hồ sơ ban đầu và ghi vào Sổ theo dõi, tổng hợp vụ việc TGPL, tiến hành thực hiện tư vấn pháp luật hoặc báo cáo lãnh đạo tổ chức thực hiện TGPL phân công người thực hiện TGPL.
– Trường hợp vụ việc thuộc trường hợp phải từ chối hoặc không được tiếp tục thực hiện TGPL theo Điều 45 Luật Trợ giúp pháp lý, người tiếp nhận đơn phải thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người có yêu cầu TGPL biết.
2.3. Kỹ năng tư vấn trực tiếp bằng miệng.
Thực tiễn hoạt động trợ giúp pháp lý cho thấy tư vấn bằng miệng là một trong những phương thức trợ giúp pháp lý phổ biến nhất. Đối với các vụ việc có tính chất đơn giản, các đối tượng thường tìm đến tổ chức trợ giúp pháp lý để được giải đáp, hướng dẫn các vấn đề liên quan đến vụ việc, để họ có thể tự bảo vệ được quyền và lợi ích hợp pháp của mình một cách nhanh chóng và có hiệu quả nhất.
Đối tượng yêu cầu tư vấn bằng miệng có nghĩa là người tư vấn phải trực tiếp trả lời bằng lời nói ngay sau khi đối tượng có yêu cầu. Thông thường, tư vấn bằng miệng là những vụ việc đơn giản, ít phức tạp. Sau khi nghe đối tượng trực tiếp trình bày về diễn biến vụ việc hoặc những vướng mắc của mình và nghiên cứu tài liệu (nếu có), người tư vấn trực tiếp giải đáp những vướng mắc đó cho đối tượng mà không cần thời gian để điều tra, xác minh vụ việc cụ thể. Tuy nhiên, hoạt động tư vấn pháp luật là một hoạt động trí tuệ, đa dạng và phức tạp, đòi hỏi một quá trình lao động trí óc. Do đó, khi tư vấn trực tiếp bằng miệng cho đối tượng, người tư vấn cần thiết phải thực hiện một số kỹ năng sau:
2.3.1. Kỹ năng tiếp đối tượng và nghe đối tượng trình bày.
Phần lớn đối tượng đều trực tiếp đến gặp người tư vấn hoặc gọi điện thoại để trình bày về nội dung vụ việc, vấn đề vướng mắc và đưa ra yêu cầu tư vấn. Trong giai đoạn này, người tư vấn phải kết hợp các kỹ năng: thụ lý hồ sơ, nghe, nói, đặt câu hỏi,… để thu nhận được những thông tin chính xác, trung thực về vụ việc (vướng mắc pháp luật) của đối tượng, đồng thời cố gắng hiểu biết về tâm lý của từng loại đối tượng để có thái độ ứng xử, giao tiếp phù hợp. Khi tiếp xúc với bất cứ loại đối tượng nào, người tư vấn đều phải khiêm tốn, thể hiện thái độ đúng mực và tôn trọng đối tượng để xây dựng niềm tin của đối tượng. Hoạt động tư vấn pháp luật là hoạt động trí tuệ mang tính nghệ thuật cao, đòi hỏi một quá trình lao động trí óc để vận dụng pháp luật và sử dụng những kinh nghiệm thực tiễn để giải thích, thuyết phục, đưa ra lời khuyên đối tượng xử sự phù hợp với pháp luật. Do đó, khi thực hiện tư vấn pháp luật, người tư vấn cần thiết phải thực hiện một số kỹ năng sau đây:
Giao tiếp là quá trình bày tỏ ý định, cảm xúc, trao đổi thông tin với người khác. Giao tiếp có thể bằng lời nói hoặc bằng cử chỉ, hành vi (không lời).
Khi tiếp đối tượng trợ giúp pháp lý, người tư vấn phải kết hợp các kỹ năng: Tiếp đối tượng, nghe đối tượng trình bày để hiểu rõ yêu cầu tư vấn của đối tượng; đặt câu hỏi để làm rõ các tình tiết của vụ việc, …
Giao tiếp có các chức năng sau đây:
+ Trò chuyện để nắm bắt thông tin;
+ Cung cấp cho đối tượng những thông tin chính xác để xóa bỏ những quan điểm lệch lạc, thay đổi niềm tin không đúng đắn;
+ Hỗ trợ chia sẻ về mặt tâm lý, cảm thông với đối tượng;
+ Giúp đối tượng xác định, lựa chọn đưa ra những quyết định cụ thể, cách giải quyết phù hợp;
+ Trang bị cho đối tượng kiến thức, cách ứng xử, suy nghĩ phù hợp.
Khi tiếp đối tượng, người tư vấn phải chú ý tỏ thái độ như sau:
+ Quan tâm và sẵn lòng giúp đỡ người khác;
+ Tôn trọng đối tượng, không phán xét họ (không nên ngắt lời, thể hiện cử chỉ không lắng nghe, nói năng thiếu lễ độ, …;
+ Nhiệt tình trong công việc và chân thành, cởi mở để tạo sự tin cậy;
+ Chấp nhận đối tượng (dù họ ăn mặc, nói năng thế nào cũng không nên phân biệt, đối xử…);
+ Quan tâm đến yêu cầu của đối tượng;
+ Thông cảm với đối tượng (hiểu được tâm lý, suy nghĩ và cảm xúc của đối tượng).
Khi gặp gỡ, giao tiếp với đối tượng, người tư vấn cố gắng tìm hiểu về tâm lý của từng loại đối tượng, các mối quan hệ xã hội của đối tượng để có thái độ ứng xử, giao tiếp phù hợp. Khi tiếp xúc với bất cứ loại đối tượng nào, người tư vấn đều phải khiêm tốn, thể hiện thái độ đúng mực, tôn trọng đối tượng và tạo không khí đối thoại tự do, cởi mở để xây dựng niềm tin trên tinh thần hiểu biết lẫn nhau. Đối với những đối tượng là người dân tộc thiểu số không nói được hoặc không thạo tiếng phổ thông, nếu người tư vấn không biết tiếng dân tộc thì phải mời người có uy tín biết tiếng dân tộc như già làng, trưởng bản cùng tham gia để có thể hiểu được những điều đối tượng trình bày và yêu cầu của họ.
2.3.1.2. Kỹ năng nghe đối tượng trình bày.
Bất luận yêu cầu tư vấn về vấn đề gì, người tư vấn phải chú ý lắng nghe đối tượng trình bày để hiểu rõ về nội dung và bản chất vụ việc. Trong quá trình đối tượng trình bày, người tư vấn cần chú ý lắng nghe và ghi chép đầy đủ những nội dung chính, ý chính, trên cơ sở đó có thể đặt những câu hỏi yêu cầu đối tượng để làm rõ thêm các tình tiết của vụ việc.
Khi nghe đối tượng trình bày, người tư vấn cần chú ý một số kỹ năng sau đây:
+ Dùng cử chỉ, điệu bộ, ngôn ngữ (tiếp đón đối tượng chu đáo, thăm hỏi sức khoẻ đối tượng và gia đình, tập trung chú ý vào đối tượng khi đối tượng đang trình bày…) thể hiện sự chú ý lắng nghe đối tượng nói;
+ Tạo cơ hội, điều kiện, môi trường đối thoại cởi mở, thoải mái để đối tượng diễn đạt hết suy nghĩ, cảm xúc và hành vi của họ. Không nên phản ứng trước những lời tức giận của đối tượng. Phải biết tự kiềm chế, yên lặng lắng nghe, để cho họ trút hết những lời bực bội. Phương pháp chuẩn mực để lắng nghe có hiệu quả là tập trung chú ý vào những điều đối tượng đang nói, gợi ý họ nói rõ ràng, chính xác những ý nghĩ của họ, diễn đạt lại đúng những sự kiện đã xảy ra và yêu cầu nhắc lại những điểm gì còn mập mờ, chưa rõ;
+ Kiên trì lắng nghe hết những gì đối tượng nói, không nên cắt ngang lời hoặc hỏi trong khi họ đang trình bày về vụ việc làm cắt đứt dòng suy nghĩ của họ. Nghệ thuật tốt nhất là biết lắng nghe để hiểu, đừng phản ứng lại đối tượng và cần khuyến khích họ nói và chú ý lắng nghe đến khi họ không còn gì để nói. Bằng phương pháp đó chúng ta khuyến khích được đối tượng nói hết những gì cần nói và chúng ta sẽ hiểu được bản chất của vụ việc;
+ Dùng lời nói hoặc thái độ, hành vi, cử chỉ để kiểm tra, khẳng định lại những thông tin về suy nghĩ, cảm xúc, hành vi của đối tượng mà mình tiếp nhận được. Người tư vấn cần thể hiện sao cho đối tượng tin rằng mình đã nắm được đúng quan điểm và bản chất vụ việc thì đối tượng mới dễ tiếp thu những lời tư vấn và chấp nhận lời khuyên mà người tư vấn đưa ra;
+ Tóm lược các nội dung mang tính bản chất của vụ việc một cách chính xác, khẳng định lại với đối tượng yêu cầu tư vấn và thống nhất quan điểm về những nội dung cần tư vấn.
Thông thường, lần đầu tiên tiếp xúc với một vụ việc có tính chất phức tạp, người tư vấn chưa thể hiểu biết hết về các tình tiết của vụ việc, chưa nắm bắt một cách chắc chắn bản chất của vụ việc. Trong khi đó, đối tượng thường có tâm lý là người nghe cũng đã nắm được nội dung vụ việc như chính bản thân mình, nên đối tượng thường trình bày theo ý chủ quan và có thể bỏ qua nhiều chi tiết mà họ cho là không cần thiết hoặc không cung cấp những bằng chứng không có lợi cho họ. Vì vậy, người tư vấn cần nghiên cứu đặt ra những câu hỏi đơn giản để làm rõ những tình tiết có liên quan đến bản chất của vụ việc và gợi ý để đối tượng trình bày đúng bản chất vụ việc, lưu ý đối tượng trình bày vấn đề một cách vô tư, khách quan, không thiên vị, chủ quan. Người tư vấn cũng lưu ý đối tượng rằng chỉ có thể đưa ra lời khuyên chính xác, đầy đủ và đúng pháp luật nếu như đối tượng trình bày vấn đề một cách trung thực và khách quan. Ngược lại, lời tư vấn đưa ra có thể không chính xác nếu đối tượng trình bày thiên vị, không trung thực.
Trong quá trình nghe đối tượng trình bày, người tư vấn cần tránh (không nên làm) các hành vi sau đây:
+ Lơ đãng với người đang nói và tỏ thái độ coi thường câu chuyện của họ; nghe đại khái, bỏ qua các chi tiết cụ thể;
+ Cắt ngang lời đối tượng đang nói; giục đối tượng kết thúc câu chuyện của họ; nhìn đồng hồ; chất vấn, tranh luận với đối tượng trong khi họ đang trình bày,…;
+ Nói tranh phần của người nói khi họ đang tìm cách diễn đạt ý của họ;
+ Phán xét, đưa ra nhận xét, đặt ra những giả định, chỉnh lý, lên lớp về mặt đạo lý; áp đặt ý tưởng, kinh nghiệm của mình cho đối tượng;
+ Đưa ra lời khuyên khi đối tượng không yêu cầu;
+ Để cho cảm xúc của người nói tác động quá mạnh đến tình cảm của mình;
+ Không nên có điệu bộ, cử chỉ (như lắc đầu, cau có mặt mày, nheo mắt…), lời nói tỏ thái độ phủ định hay khó chịu khi đối tượng trình bày dài dòng, không logic, khó hiểu hoặc đặt ra nhiều câu hỏi không có liên quan đến vụ việc,…;
+ Không nên buồn bực hay cáu giận khi đối tượng có cử chỉ hoặc lời nói làm mình không hài lòng bởi đó là những bức xúc của họ.
Nhiều người cho rằng bất kỳ ai có tai mà không bị điếc thì đều có thể nghe được những gì người khác nói, nhưng lắng nghe để hiểu biết về bản chất của một hiện tượng, sự vật thì không đơn giản, bởi không chỉ nghe bằng tai mà phải nghe bằng tất cả các giác quan của con người, đúng như học giả người Trung Quốc Chuang Tzu đã từng nói: “Việc nghe bằng tai là một chuyện, việc nghe hiểu là một chuyện khác. Nhưng việc lắng nghe không chỉ giới hạn của cơ quan thính giác (tai) hay bộ óc, vì nó đòi hỏi sự tham gia của tất cả các giác quan và khi các giác quan bắt đầu tham gia thì tất cả sẽ được lắng nghe. Có một điều mà có thể trước đây bạn chưa hiểu rõ, đó là chưa bao giờ bạn thực sự lắng nghe”.
2.3.2. Kỹ năng yêu cầu đối tượng cung cấp các chứng cứ, tài liệu liên quan đến vụ việc.
Để đưa ra lời khuyên (tư vấn) chính xác, đúng pháp luật, cảm hóa, thuyết phục được đối tượng thì người tư vấn phải đề nghị đối tượng nói rõ yêu cầu tư vấn, nếu tư vấn giải quyết một vụ việc thì phải yêu cầu đối tượng cung cấp đầy đủ các tài liệu (nếu có) phản ánh nội dung và diễn biến của vụ việc tranh chấp.
Trong thực tiễn, người tư vấn khó có thể đưa ra những lời khuyên (tư vấn) chính xác nếu chỉ nghe đối tượng trình bày. Đối với những yêu cầu tư vấn đơn giản, rõ ràng, sau khi nghe đối tượng trình bày, người tư vấn có thể phân tích, giải thích, hướng dẫn được ngay cho đối tượng, song đối với những vụ việc phức tạp, đã diễn ra trong một thời gian dài, vụ việc đã được một số cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân can thiệp hoặc giúp đỡ giải quyết, nhưng đối tượng vẫn không hài lòng và tiếp tục khiếu kiện thì phải yêu cầu đối tượng cung cấp các chứng cứ và tài liệu (nếu có) liên quan đến nội dung và diễn biến vụ việc (thông thường người tư vấn chỉ nhận bản sao chụp các giấy tờ, tài liệu đó sau khi đã đối chiếu với bản chính). Trong trường hợp cần thiết, người tư vấn phải tự mình tìm hiểu, thu thập chứng cứ, gặp gỡ các cơ quan, tổ chức, cá nhân đã từng tham gia giải quyết, gặp người làm chứng, nghe họ trình bày về diễn biến và nội dung vụ việc mà họ biết được. Chỉ có như vậy thì người tư vấn mới có thể hiểu biết được bản chất vụ việc, từ đó đưa ra lời tư vấn chính xác, đúng pháp luật, cảm hóa, thuyết phục được đối tượng nghe theo lời khuyên của mình.
Trong phần lớn các vụ việc trợ giúp pháp lý thường có các tài liệu, văn bản, thư từ giao dịch,… liên quan đến vụ việc. Những giấy tờ, tài liệu này là những chứng cứ pháp lý thể hiện nội dung, bản chất của vụ việc hoặc phản ánh diễn biến và quá trình giải quyết tranh chấp. Trong thực tiễn, có những vụ việc đối tượng chỉ trình bày vụ việc một cách chung chung, chưa muốn cung cấp cho người tư vấn những văn bản, chứng cứ mà họ cho rằng không có lợi cho mình. Người tư vấn cần thuyết phục để họ cung cấp đầy đủ. Nếu đối tượng không cung cấp những tài liệu này thì việc tư vấn khó có thể chính xác và đúng pháp luật.
Sau khi đối tượng đã cung cấp đầy đủ các văn bản, tài liệu có liên quan, người tư vấn cần dành thời gian để đọc, nghiên cứu các giấy tờ, tài liệu đó, trong khi đọc có thể đồng thời hình thành luôn giải pháp trên cơ sở sắp xếp các tài liệu theo tầm quan trọng của vấn đề đưa ra. Có những tài liệu người tư vấn không hiểu, không đọc được hoặc nghi ngờ về tính chân thực của nó thì cần hỏi lại đối tượng để khẳng định ngay. Trường hợp sau khi nghe đối tượng trình bày và nghiên cứu các tài liệu do đối tượng cung cấp thấy chưa thể đưa ra lời khuyên ngay được mà phải có thời gian nghiên cứu thì hẹn tư vấn cho đối tượng vào một ngày khác. Trong mọi trường hợp, khi chưa thực sự tin tưởng về giải pháp mà mình sẽ đưa ra cho đối tượng thì người tư vấn không nên vội vàng đưa ra giải pháp đó.
2.3.3. Kỹ năng tra cứu văn bản, tài liệu pháp luật.
Trong quá trình tư vấn pháp luật, người tư vấn phải giải đáp pháp luật, cung cấp thông tin pháp luật về quyền và nghĩa vụ của đối tượng, đưa ra những lời khuyên về những vấn đề có liên quan đến pháp luật, hướng dẫn đối tượng xử sự phù hợp với pháp luật, nhằm giúp đối tượng nâng cao ý thức pháp luật, hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, trên cơ sở đó tự nguyện thực hiện pháp luật. Để đưa ra lời tư vấn pháp luật chính xác, việc tra cứu tài liệu pháp luật trong quá trình tư vấn là điều kiện bắt buộc bởi vì: Thứ nhất, để khẳng định với đối tượng rằng người tư vấn đang thực hiện tư vấn theo pháp luật, trên cơ sở pháp luật chứ không phải theo cảm tính chủ quan, duy ý chí của mình; thứ hai, việc tra cứu tài liệu pháp luật có liên quan đến vụ việc tư vấn sẽ giúp người tư vấn kiểm tra tính chính xác những tư duy và khẳng định chính thức những lời tư vấn của mình là đúng pháp luật vì trong thực tiễn, không phải bao giờ người tư vấn cũng có thể nhớ chính xác tất cả các quy định thuộc các lĩnh vực pháp luật khác nhau. Nếu thấy cần thiết hoặc đối tượng yêu cầu thì người tư vấn có thể cung cấp cho đối tượng bản sao văn bản, tài liệu đó cùng với lời tư vấn mà mà mình đưa ra. Trong trường hợp không tìm thấy văn bản cần tìm hoặc nghi ngờ về hiệu lực của văn bản đó (ví dụ văn bản đã bị huỷ bỏ và có một văn bản mới thay thế) thì người tư vấn có thể chưa đưa ra lời khuyên ngay mà hẹn đối tượng vào một dịp khác để khẳng định lại tính hợp pháp của văn bản pháp luật cần áp dụng.
Trường hợp vụ việc tư vấn có liên quan đến lĩnh vực pháp luật mà người tư vấn chưa hiểu sâu thì nên gặp các nhà chuyên môn hay đồng nghiệp khác am hiểu sâu về lĩnh vực pháp luật đó để tham khảo ý kiến trước khi đưa ra lời tư vấn, tránh tình trạng mặc dù người tư vấn chưa nắm vững pháp luật nhưng vẫn thực hiện tư vấn, đưa ra những lời khuyên không chính xác, không đúng pháp luật, gây hậu quả xấu cho đối tượng.
2.3.4. Kỹ năng xem xét, xác minh vụ việc.
Xem xét, xác minh vụ việc chỉ áp dụng đối với những vụ việc phức tạp, chưa có đủ cơ sở pháp lý (chưa cung cấp đủ các tài liệu cần thiết), liên quan đến nhiều lĩnh vực pháp luật hoặc đã được nhiều cơ quan chức năng giải quyết mà đối tượng vẫn không đồng ý hoặc trong quá trình nghiên cứu hồ sơ vụ việc, người tư vấn thấy chưa đủ cơ sở để trả lời, cần phải tiến hành điều tra, thu thập tài liệu, chứng cứ, gặp gỡ, tiếp xúc với các cơ quan chức năng và những người có liên quan để tìm hiểu rõ bản chất vụ việc, tránh đưa ra những kết luận phiến diện, chủ quan.
Quá trình xem xét, xác minh vụ việc đòi hỏi người tư vấn phải thực sự khách quan, tế nhị, nhất là khi tiếp xúc với các cơ quan đã giải quyết vụ việc hoặc bên có lợi ích đối kháng trong vụ việc tranh chấp. Thông thường, những cơ quan, tổ chức và người bị kiện luôn bảo vệ những việc họ đã làm nên chỉ đưa ra những thông tin có lợi cho họ. Vì vậy, người tư vấn cần khéo léo đề nghị các cơ quan hữu quan cung cấp những thông tin, tài liệu chính xác, trung thực. Việc điều tra, xác minh nên lập thành biên bản để lưu hồ sơ để làm căn cứ hoà giải hoặc kiến nghị khi cần thiết.
2.3.5. Đưa ra lời tư vấn và định hướng cho đối tượng.
Đây là khâu cuối cùng của quá trình tư vấn thể hiện bằng việc người tư vấn đưa ra lời giải đáp, lời khuyên, giải pháp, phương án,… để trả lời các yêu cầu và những vấn đề vướng mắc của đối tượng.
- a) Nội dung tư vấn pháp luật gồm có:
– Nêu được căn cứ pháp lý, nội dung các quy định của pháp luật có liên quan đến vấn đề yêu cầu tư vấn;
– Giải thích, hướng dẫn áp dụng pháp luật đối với từng hành vi, sự kiện trong một hoàn cảnh cụ thể khi tham gia vào các quan hệ xã hội mà luật pháp cho phép hay ngăn cấm;
– Từ đó đưa ra những lời khuyên, định hướng giúp đối tượng lựa chọn hành vi xử sự của mình cho phù hợp với pháp luật và thực hiện những giải pháp bảo vệ được quyền, lợi ích hợp pháp của mình một cách tốt nhất.
Về thực chất, đưa ra những giải pháp và định hướng cho đối tượng là việc hướng dẫn đối tượng cách ứng xử (nên làm gì và không nên làm gì) trong thời gian tới để giải quyết tốt nhất những vấn đề mà đối tượng yêu cầu. Việc đưa ra giải pháp mang tính định hướng sẽ tạo cơ hội cho đối tượng lựa chọn phương thức bảo vệ quyền lợi của mình một cách tốt nhất. Sau khi người tư vấn đã đưa ra lời khuyên, định hướng cho đối tượng thì họ sẽ biết cần phải làm gì tiếp sau. Kết thúc tư vấn, người tư vấn phải ghi lại nội dung đã tư vấn vào Phiếu tư vấn để gửi cho đối tượng và lưu hồ sơ vụ việc tư vấn.
- b) Khi tư vấn pháp luật, người thực hiện trợ giúp pháp lý nên khuyến khích, ủng hộ, động viên những hành vi tích cực, phù hợp với pháp luật. Dĩ nhiên không phải lúc nào sau khi được tư vấn pháp luật, đối tượng cũng làm theo những lời khuyên mà người tư vấn đưa ra. Trong những trường hợp này, dù người thực hiện trợ giúp pháp lý có tư vấn pháp luật chính xác, có phân tích đầy đủ trên tất cả các phương diện và khía cạnh lợi hại đến đâu chăng nữa thì đối tượng vẫn có thể có những hành vi không phù hợp với pháp luật.
- c) Mục tiêu đặt ra đối với kỹ năng tư vấn pháp luật là những lời khuyên, thuyết phục và hướng dẫn của người tư vấn phải được đối tượng chấp nhận, đồng thuận nghe theo thể hiện ở việc lựa chọn cách xử sự phù hợp với pháp luật và đạo đức xã hội, tránh được những hậu quả pháp lý bất lợi, bảo vệ được quyền, lợi ích hợp pháp của đối tượng một cách tốt nhất.
2.4. Kỹ năng tư vấn bằng văn bản.
2.4.1. Cơ sở để thực hiện tư vấn pháp luật bằng văn bản.
Thông thường, tư vấn pháp luật bằng văn bản thường được áp dụng trong trường hợp người tư vấn không trả lời cho đối tượng ngay sau khi có yêu cầu do vụ việc quá phức tạp hoặc chưa có đầy đủ các tài liệu, chứng cứ pháp lý hoặc người tư vấn thấy cần phải xác minh thêm. Việc tư vấn bằng văn bản thường thực hiện trên cơ sở sau đây:
– Đối tượng ở xa viết đơn, thư, chuyển fax,… cho người tư vấn. Trong nội dung các đơn thư này, đối tượng nêu rõ yêu cầu của mình dưới các dạng câu hỏi. Hình thức này dễ làm, có hiệu quả và đạt độ chính xác cao.
– Đối tượng trực tiếp đến gặp người tư vấn, trực tiếp nêu yêu cầu của mình với người tư vấn và đề nghị họ tư vấn bằng văn bản. Thông thường khi tư vấn bằng văn bản, người tư vấn có nhiều thời gian nghiên cứu kỹ vụ việc nên có phương án trả lời chính xác.
Nhìn chung, khác với việc tư vấn trực tiếp bằng miệng, việc tư vấn bằng văn bản tạo cơ hội cho người tư vấn thâm nhập hồ sơ một cách kỹ càng và chính xác hơn, trên cơ sở đó đưa ra được những hướng dẫn, giải pháp hữu hiệu cho đối tượng. Tuy nhiên, việc tư vấn bằng văn bản yêu cầu người tư vấn phải làm việc cẩn thận hơn, chu đáo hơn. Văn bản mà người tư vấn đưa ra phải có độ chính xác cao, có cơ sở khoa học và đúng pháp luật. Kết quả tư vấn bằng văn bản có thể được đối tượng sử dụng để phục vụ cho mục đích của họ.
Cũng như việc tư vấn bằng miệng, việc tư vấn bằng văn bản phải được thực hiện theo các kỹ năng sau đây:
2.4.2. Nghiên cứu kỹ yêu cầu tư vấn của đối tượng.
Thông thường các yêu cầu bằng văn bản của đối tượng đã rõ ràng, người tư vấn không phải sắp xếp các vấn đề như trong việc tư vấn bằng miệng mà chỉ cần nghiên cứu kỹ các yêu cầu của người được TGPL, trên cơ sở đó để định hướng soạn thảo văn bản hướng dẫn cho người được TGPL. Trường hợp thấy chưa đủ chứng cứ hoặc tài liệu có liên quan đến vụ việc TGPL thì trao đổi với người được TGPL để yêu cầu họ cung cấp thêm thông tin, tài liệu cần thiết hoặc làm rõ những vấn đề mà chưa làm rõ trong đơn yêu cầu TGPL.
2.4.3. Xem xét, xác minh vụ việc.
Trong trường hợp chưa có đủ cơ sở để viết văn bản giải đáp, hướng dẫn đối tượng thì người tư vấn phải tiến hành tìm hiểu, xác minh vụ việc, thu thập chứng cứ và nghe ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để khảng định lời tư vấn của mình là chính xác và đúng pháp luật.
2.4.4. Tra cứu các tài liệu, văn bản pháp luật.
Sau khi thấy có đủ căn cứ pháp lý và có đủ cơ sở để tư vấn, người thực hiện tư vấn phải tra cứu các tài liệu pháp luật có liên quan để phục vụ cho việcosoanj thảo văn bản tư vấn. Trong trường hợp sau khi đã nghiên cứu hồ sơ và các văn bản pháp luật có liên quan, nếu thấy yêu cầu của đối tượng có liên quan đến những vấn đề thuộc lĩnh vực khác thì người tư vấn nên tham khảo ý kiến của nhà chuyên môn hoặc người tư vấn thuộc lĩnh vực đó. Người tư vấn cũng có thể yêu cầu đối tượng gặp để xin tư vấn về những vấn đề mà mình đã phát hiện nhưng không thuộc chuyên môn của mình, tránh tình trạng mặc dù không thuộc chuyên môn của mình nhưng vẫn thực hiện việc tư vấn dẫn đến việc đưa ra những lời khuyên không chính xác hoặc không phù hợp với pháp luật.
2.4.5. Soạn văn bản trả lời cho đối tượng.
Văn bản tư vấn cho đối tượng phải được ghi rõ địa điểm, thời gian; họ, tên, địa chỉ đối tượng nhận văn bản. Văn bản tư vấn cần có cơ cấu như sau:
+ Lý do để người tư vấn trả lời, hướng dẫn đối tượng;
+ Nêu rõ yêu cầu tư vấn của đối tượng: Nội dung tranh chấp hoặc diễn biến vụ việc, yêu cầu hướng dẫn giải quyết vướng mắc v.v.;
+ Đưa ra các căn cứ pháp luật, nội dung quy định của điều luật để trả lời trực tiếp các yêu cầu mà đối tượng nêu ra. Trong trường hợp đối tượng yêu cầu tư vấn về hành vi xử sự, cách giải quyết vụ việc thì cần xác định hành vi hợp pháp hay không hợp pháp;
+ Đưa ra các giải pháp, định hướng, hướng dẫn đối tượng xử sự và thực hiện các hành vi phù hợp với quy định của pháp luật để bảo vệ được quyền và lợi ích hợp pháp của minh.
Văn bản trả lời đối tượng phải rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu, được người tư vấn ký và gửi cho người yêu cầu tư vấn. Một bản lưu hồ sơ vụ việc tư vấn. Văn bản trả lời của người tư vấn là Phiếu thực hiện trợ giúp pháp lý của người tư vấn mà không phải là văn bản trả lời (tư vấn) của tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý nên không đóng dấu của tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý. Người tư vấn hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung tư vấn.
Kỹ năng đặt câu hỏi trong tư vấn pháp luật
Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong những bí mật giúp bạn thành công trong giao tiếp, trong nghề nghiệp của mình. Đặt câu hỏi đúng “quan trọng hơn ngàn lần tìm câu trả lời đúng cho một câu hỏi sai”.
Khi bạn hỏi, bạn ở thế “làm chủ”. Nếu vậy, kĩ năng đặt câu hỏi thực chất là kĩ năng để bạn dẫn dắt câu chuyện hay một cuộc đối thoại sao cho hiệu quả nhất.
Câu hỏi có thể được phân loại theo nhiều cách. Nếu theo cách đặt câu hỏi, có thể phân chia thành câu hỏi đóng và câu hỏi mở. Nếu phân chia theo cách trả lời, có thể chia thành câu hỏi trực tiếp và câu hỏi gián tiếp. Hơn nữa, tùy từng ngữ cảnh, trong giao tiếp, đàm phán hay tham vấn, cách thức đặt câu hỏi, loại câu hỏi cũng được vận dụng khác nhau. Ở bài viết ngắn này, tôi chỉ tập trung trao đổi về hai dạng câu hỏi quan trọng nhất là câu hỏi đóng và câu hỏi mở, cũng như giới thiệu các bước chuẩn bị và tiến hành kĩ năng này.
Câu hỏi đóng là những câu hỏi mà câu trả lời thường là “có”, “không” hoặc một thực tế đơn giản nào đó, tính chất của nó là xác nhận lại thông tin, chứ không có tính gợi mở.
Hỏi đóng thường dùng với tính chất là câu mở đầu cho một đề tài nào đó. Chẳng hạn, câu hỏi đóng dùng để thăm dò, giúp bạn xác định nhanh được người đối diện có hứng thú/quan tâm không đến điều bạn nói. Qua cách trả lời của họ, bạn có thể tiếp tục hoặc dừng lại. Không nên lạm dụng câu hỏi đóng liên tục, vì điều này sẽ khiến người đối diện nghĩ là bạn đang tra khảo họ.
Hỏi mở là hỏi khi muốn nắm bắt ý kiến riêng của người được hỏi, đào sâu thêm thông tin, khơi gợi người được hỏi nói về những điều bạn chưa biết hay còn mơ hồ. Câu hỏi mở thường bắt đầu bằng từ để hỏi có dạng “vì sao, như thế nào, ở đâu, ý kiến của bạn về vấn đề đó…” (Trong Tiếng Anh là dạng câu hỏi WH [Why, how, where, when…). Câu hỏi mở là những câu hỏi không có câu trả lời cố định, chúng kích thích suy nghĩ và mở ra những trao đổi hoặc tranh luận, người được hỏi không bị gò bó về câu trả lời.
Với một câu hỏi đóng, chẳng hạn như: “Ngài có dùng cà phê không (ạ)?”, câu trả lời chỉ có thể là Có hoặc Không. Nhưng muốn khai thác thêm thông tin, ta cần phải đặt câu hỏi mở. Chẳng hạn: Nếu có thêm một thứ khác nữa để lựa chọn tôi có thể đặt câu hỏi: “Liệu tôi có thể (hân hạnh) phục vụ ngài món gì?” Câu hỏi như thế khuyến khích việc mở rộng thông tin (Ngoài cà phê, có thể lựa chọn trà, nước ngọt…). Nếu muốn, có thể tiếp tục mở rộng câu hỏi như: “Ngài muốn dùng loại cà phê nào? (cà phê sữa, cà phê đen hoặc cà phê đen có đường…” Như thế, tính mở câu hỏi đã tiếp tục được mở rộng.
Câu hỏi mở rất cần thiết cho việc nghiên cứu, điều tra thực tế, cho biết kiến thức, sự hiểu biết, quan điểm hoặc cảm xúc của người trả lời. Câu hỏi càng mở, người được hỏi càng dễ trả lời.
Trong câu hỏi mở thường người hỏi đã định hướng điều gì có giá trị và điều gì quan trọng, cũng như khơi gợi nhiều đáp án đa dạng hoặc kích thích trao đổi, thảo luận và tranh luận.
Các dạng câu hỏi mở
Ví dụ
Câu hỏi đào sâu (giúp khai thác thông tin, mở rộng vấn đề, giúp tìm hiểu bản chất vấn đề)
· …Điều này có ý nghĩa gì với bạn?/Bạn có thể mở rộng ý này như thế nào?/Theo bạn, bước tiếp theo có thể là gì?/ Tại sao vấn đề này lại quan trọng thế?/ Tại sao bạn nghĩ vậy?/ Bạn có thể nói theo cách khác không?/ Bạn có thể cho một ví dụ không? Bạn có thể giải thích lý do cho mọi người không?/ Bạn cho rằng đâu là vấn đề cốt lõi?
Câu hỏi Giả định (giúp thăm dò các khả năng và kiểm chứng các giả thuyết, giúp phát huy trí tưởng tượng)
…Điều gì sẽ xảy ra nếu…?/ Nếu…, bạn nghĩ thế nào?/ Nếu…, bạn đồng ý hay phản đối?/ Ta có thể đưa ra giả định nào thay thế?/ Có cách thay thế nào không?/ Nếu điều đó xảy ra, nó có thể gây ra hậu quả gì? Tại sao?
Câu hỏi xác định nguồn thông tin? (giúp đánh giá mức độ tin cậy, trung thực của thông tin)
…Dữ liệu được thu thập như thế nào?/ Bạn sử dụng phương pháp nào để thu thập?/Tại sao bạn nghĩ thông tin mình đưa ra là có thể tin cậy được?/ Tại sao bạn nghĩ rằng điều đó là đúng?/ Có lý do nào để nghi ngờ bằng chứng này không?/ Đây là ý kiến của bạn hay là bạn lấy từ một nguồn nào khác?
Câu hỏi về sự đánh giá của cá nhân (giúp đánh giá quan điểm, tình cảm, suy nghĩ của cá nhân)
…Bạn nghĩ gì về…?/ Bạn đánh giá như thế nào về…?/ Bạn đã từng ở trong tình huống đó chưa và bạn xử lý ra sao?/ Điều gì khiến bạn tin như thế?
[3]. Các bước chuẩn bị và thực hiện
Muốn đặt câu hỏi tốt, bạn cần:
Việc đầu tiên là bạn cần lên kế hoạch chuẩn bị cho các câu hỏi. Khi lên kế hoạch bạn cần xác định rõ mục đích hỏi. Câu hỏi tốt trước tiên phải có mục đích hỏi rõ ràng, xác định rõ thông tin nào bạn muốn biết, vấn đề nào bạn sẽ hỏi. Hỏi có thể để thúc đẩy người tham dự tìm hiểu các lĩnh vực tư duy mới, thách thức các ý tưởng hiện tại, thăm dò kiến thức, hoặc hỏi đơn thuần chỉ để trao đổi thông tin, kinh nghiệm.
Mấu chốt của kỹ năng này là hỏi sao cho trúng và đúng thời điểm. Một câu hỏi hay luôn là câu hỏi mang tính sáng tạo, những câu hỏi này khuyến khích sự tư duy. Tùy thuộc vào hoàn cảnh và đối tượng được hỏi mà bạn nêu câu hỏi sao cho phù hợp. Bạn cần lựa chọn câu hỏi tùy theo mục đích hỏi, có thể là câu hỏi nhớ lại/ miêu tả, câu hỏi phân tích hoặc câu hỏi ứng dụng. Câu hỏi tốt chỉ nên có một ý hỏi . Tránh đưa ra nhiều ý hỏi cùng một lúc khiến người tham dự không biết bắt đầu trả lời từ đâu.
Đặt câu hỏi mở khéo léo, hấp dẫn cũng là cả một nghệ thuật. Câu hỏi mở sẽ dẫn đến câu trả lời dài hơn, phát huy tác dụng trong một cuộc trò chuyện mở, tìm kiếm thêm thông tin hoặc tham khảo ý kiến người khác. Nên mở rộng các câu hỏi mở, chú ý tính liên tục, chặt chẽ của các câu hỏi. Chẳng hạn nên phát triển những câu hỏi như: Điều gì làm bạn thích nhất/ Điều gì tạo cho bạn sự ấn tượng nhất khi…Hoặc mở rộng…Bạn hãy chia sẻ kinh nghiệm/quan điểm/ thông tin về…
Trong thời gian ngắn, bạn phải xác định được câu hỏi nào là trọng tâm và câu hỏi nào là câu hỏi phụ. Khi hỏi không định kiến trước, cũng không nên áp đặt. Để thuận lợi trong việc trao đổi người hỏi vẫn có thể đưa ra quan điểm riêng của mình và lắng nghe ý kiến riêng của người được hỏi. Chẳng hạn, có thể bắt đầu bằng những câu như: “Theo ý kiến của tôi/ cảm nhận của tôi thì…/ Tôi tin rằng…”.
Câu hỏi tốt là câu hỏi dùng từ ngữ phù hợp với vốn từ và trình độ, kinh nghiệm của người được hỏi. Cần hạn chế từ ngữ chuyên môn sâu. Kèm theo câu hỏi có thể là những gợi ý, ví dụ để người được hỏi dễ liên hệ, trả lời. Chỉ nên hỏi những câu hỏi mà người được hỏi có kinh nghiệm, kiến thức và sự ham thích. Hãy để cho buổi trao đổi được diễn ra tự nhiên nhất có thể.
[3.3]. Lắng nghe, đồng cảm và cùng chia sẻ
Một người biết cách lắng nghe có thể hoàn toàn làm chủ được mọi tình huống và sự trao đổi thông tin. Bạn cần quan sát phản ứng của người được hỏi để hiểu người khác thật sự muốn nói gì trong câu trả lời của họ. Sau khi đặt một câu hỏi, cần chú ý tới thời gian chờ đợi, đủ để họ suy nghĩ. Khi hỏi không nên ngắt lời người nói, mà hãy tập thái độ tôn trọng người nói như chính bạn đang nói vậy. Khi bạn thực sự lắng nghe, bạn sẽ khiến cho người khác tin tưởng ở bạn và họ sẽ sẵn sàng cùng bạn chia sẻ.
Bài tập tình huống kỹ năng tư vấn pháp luật