1. Các trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Trường hợp 1, Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Trường hợp này phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Trường hợp 2, Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán 2015.
2. Điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
– Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
– Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
.png)
5. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có nhiều trang
Căn cứ theo quy định tại Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức:
– Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn;
– Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.
Theo đó, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nêu trên thì phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).” Hướng dẫn tại Công văn số 2806/TCT-CS năm 2018.
6. Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Hiện nay doanh nghiệp nếu có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có thể thực hiện thao tác in chuyển đổi ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Các bước thực hiện trên các phần mềm khác nhau có thể có đôi chút khác biệt nhưng về cơ bản tuân theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
- Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
- Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi
- Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
7. Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Tiến hành in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người dùng nên lưu ý những những thông tin sau đây:
- Hóa đơn điện tử có đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán.
- Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ được phép chuyển đổi 01 lần duy nhất và có đầy đủ tính pháp lý như hóa đơn điện tử. Đối với các lần sau in chuyển đổi sang thì hóa đơn chuyển đổi đó chỉ có tác dụng xem hay lưu trữ nội bộ.
8. Hóa đơn điện tử chuyển đổi có cần đóng dấu không
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, người bán hàng hóa được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Tuy nhiên, việc chuyển đổi này chỉ được thực hiện duy nhất 01 lần và không nhất thiết phải có đóng dấu của người bán.
Hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện: phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Tag: gì sao lệ ai vị sinh cách làm ảnh mấy nào đích mất miễn ủy quyền thế tra cứu 32 học lộ viettel nghĩa thanh