Công văn là gì
Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.
Hướng dẫn sử dụng Công văn
Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản hành chính đến và đi, với nội dung chủ yếu sau:
- Thông báo một hoặc nhiều hoạt động dự kiến xảy ra, ví dụ như về việc mở lớp đào tạo bồi dưỡng…;
- Hướng dẫn thực hiện văn bản thi hành ở cấp trên ;
- Thông báo về một nội dung nào đó cho đơn vị nhận công văn;
- Xin ý kiến về vấn đề có liên quan đến hoạt động của cơ quan;
- Trình kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp tên;
- Xác nhận vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan;
- Thăm hỏi, cám ơn, phúc đáp, trả lời…
Phù hợp với từng nội dung có thể có các loại công văn như: Hướng dẫn, giải thích, phúc đáp, đôn đốc, giao dịch, đề nghị, đề xuất…
Với nội dung đa dạng như vậy cần lưu ý không nhầm lẫn công văn mang tính thông báo với thông báo, công văn đề xuất với đề án, dự án hoặc tờ trình…
Các loại công văn
Những yêu cầu khi soạn thảo công văn
– Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ.
– Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề.
– Dùng ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao.
– Có thể thức đúng quy định của pháp luật Nhà nước đặc biệt phải có trích yếu công văn dù là công văn khẩn (theo bản điều lệ về công tác công văn giấy tờ của Phủ Thủ Tướng).
Xây dựng bố cục một công văn
Thông thường bố cục một công văn phải có các yếu tố sau:
+ Địa danh và thời gian gửi công văn.
+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
+ Chủ đề nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).
Cách ghi sổ công văn đến
Nội dung của sổ theo dõi công văn đến
| STT | Số CV | Cơ quan ban hành | Nội dung công văn | Ngày nhận | Người nhận | Người triển khai thực hiện | Ghi chú |
Cách đóng dấu công văn đến
Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến để Lưu trữ của cơ quan được quy định tại Khoản 3 Điều 4 Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành như sau:
a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
b) Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”.
c) Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
d) Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I.
Trên đây là nội dung câu trả lời về đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến để Lưu trữ của cơ quan theo quy định. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Thông tư 07/2012/TT-BNV.
Phần mềm quản lý công văn bằng excel miễn phí
Bước 1: Xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý. Việc lập sơ đồ sẽ giúp chúng ta xác định được trình tự thực hiện, thứ tự thực hiện các công việc và thời gian thực hiện. Căn cứ vào sơ đồ chúng ta sẽ biết được công việc đang xử lý tới đâu, khi nào hoàn thành, lưu trữ văn bản ở đâu.
Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý
Trong công việc này chúng ta làm việc với rất nhiều đối tượng:
- Bên ngoài doanh nghiệp, cơ quan: đối tượng ban hành công văn đến, đối tượng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức là đối tác ký kết hợp đồng…
- Bên trong doanh nghiệp, cơ quan: Các phòng ban, các nhân viên…
Để quản lý tốt thì chúng ta cần theo dõi các đối tượng này theo danh sách để đảm bảo:
- Không bị trùng lặp
- Không mắc lỗi sai sót trong quá trình nhập dữ liệu trên Excel
Danh sách có thể tổ chức trên 1 Sheet như sau:
Bước 3: Mở các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ. Mỗi sổ mở trên 1 Sheet
Khi có phát sinh liên quan tới loại văn bản nào thì chúng ta sẽ thực hiện ghi sổ cho loại văn bản đó.
Tùy theo yêu cầu quản lý, đối tượng cần theo dõi mà chúng ta sẽ xác định được các chỉ tiêu, các tiêu đề cho các cột dữ liệu trong bảng.
Ví dụ: Mẫu sổ quản lý công văn đi sẽ có cấu trúc như sau:
Trong mẫu sổ này có thể thực hiện một số chức năng sau:
- Sử dụng chức năng Data Validation để tạo List (danh sách chọn) cho các cột: Loại văn bản, Người ký, Nơi ban hành, Nơi nhận, Nơi lưu
- Sử dụng chức năng Data Validation để quy định chỉ được nhập dữ liệu dạng Ngày vào các cột Ngày ký, Ngày gửi
Việc sử dụng Data Validation sẽ giúp chúng ta thiết lập được điều kiện nhập dữ liệu vào trong Sổ, tránh những lỗi sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, giúp chúng ta quản lý dữ liệu chính xác, không cần lo việc phải sửa lỗi trong quá trình nhập.
- Sử dụng chức năng Conditional formatting để theo dõi tình trạng thực hiện công văn, hợp đồng
Với mỗi trạng thái của Công văn đến, chúng ta sẽ có thể thiết lập trong chức năng Conditional formatting để tự động thông báo công văn nào đang xử lý, công văn nào chưa xử lý… để chúng ta có thể có kế hoạch cho những việc này.
Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư
Mã văn thư hay số hợp đồng là do bộ phận quản lý văn thư, hành chính tự quy định. Tuy nhiên để thống nhất được nội dung này thì chúng ta cần xây dựng công thức tính tự động, thống nhất trong toàn bộ Sổ quản lý công văn, hợp đồng.
- Vlookup: để tham chiếu theo loại văn bản. Mỗi loại văn bản sẽ phải đánh số khác nhau
- Countif: để đếm số lần xuất hiện loại văn bản đó trong sổ. Mỗi lần xuất hiện sẽ cộng thêm 1 đơn vị
- Các hàm khác liên quan tới định dạng, ghép nối chuỗi để có thể ra được mã theo ý muốn.
Trên đây là những nội dung chính những công việc cần thực hện khi chúng ta muốn quản lý văn bản, hợp đồng, công văn giấy tờ trong Excel.
Tag: họp dương giáo dục cảnh chuẩn bảo hiểm cam nhở tục bhxh english toán thanh hủy thay đổi chủng vật ty sớ điệp cử cán học chỉnh khoản ngân giới thiệu hỗ trợ kinh tiền phối thắc 2018 hóa thu hồi nợ hạn thầu giá access tăng khách mau từ chối chấm dứt đồng y tế bày file gia tập nghiệm thang lương trung trị daklak đánh chấn đạo cáo cảm biểu chấp thuận góp lại cây phụng giang khiếu nại hoãn tra thẻ apec chậm hán cưỡng chế sau tiến độ form kiểm nguyên tâm thoả hạ tầng lực sở tp hcm điện mượn sản co truy cung lỗ phép lao tạm tái ngừng niên tổng hải thần ngọc 01 giảm nâng trước viên rút chất lượng phẩm khái niệm ctsv hcmussh edu vn-công bổ khen thưởng