Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ miễn phí – IDempiere
Idempiere là một phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ miễn phí sử dụng mã nguồn mở. Năm 2015, IDempiere giành được giải thưởng Bossie Awards 2015 giành cho phần mềm mã nguồn mở tốt nhất.
IDempiere bao gồm các tính năng của phần mềm ERP: quản lí thông tin của đội ngũ nhân viên trong công ty, lên kế hoạch sản xuất chi tiết, biên chế và rất nhiều các tính năng khác. Ngoài ra, IDempiere còn hỗ trợ các chức năng quản lý quan hệ khách hàng và chuỗi cung ứng.
Đặc biệt phần mềm này còn cho phép bạn liên hệ, nhận sự trợ giúp, tư vấn hoàn toàn miễn phí từ các chuyên gia của iDempiere.Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của IDempiere là thiết lập có phần phức tạp và giao diện không thân thiện với người dùng. Chính điều này là cản trở lớn nhất đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Phần mềm Odoo
Odoo cũng là một hệ thống mã nguồn mở ERP mạnh mẽ tích hợp hơn 30 ứng dụng. Điểm mạnh cỏa Oddo là các tiêu chuẩn về sản xuất, kho bãi và các kênh bán hàng. Điểm yếu của phần mềm này là yêu cầu cần phải có một đội ngũ kĩ thuật lành nghề có kinh nghiệm về code để vận hành phần mềm nếu không sẽ gặp phải một số hạn chế.
Phần mềm WebERP
Đây là tên tuổi được đánh giá cao vì WebERP là hệ thống mã nguồn mở và được lưu trữ hoàn toàn trực tuyến. Người dùng có thể truy cập WebERP ở bất kỳ đâu và từ bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt và nó hỗ trợ trình đọc PDF. Web ERP chỉ cần cài đặt cài đặt trên một máy chủ web, thuộc sở hữu, quản lí của một công ty hoặc một bên thứ 3 nào đó. Do tính đơn giản của mình, WebERP bị hạn chế về phần chức năng. Các tính năng chính của WebERP là:phân tích bán hàng, đơn đặt hàng, báo giá, phân quyền.
Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ miễn phí
Các phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ miễn phí trên nếu được triển khai sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp phần nào trong việc quản lý, đặc biệt sẽ giúp tiết kiệm được một khoản chi phí nhất định. Nhưng, vì sự miễn phí nên dịch vụ người dùng nhận lại cũng còn nhiều hạn chế. Xét về lâu dài, việc sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí chỉ mang lại lợi ích kinh tế ban đầu, còn giá trị sử dụng không thực sự nhiều bên cạnh đó là việc nâng cấp bổ xung chức năng mới khi doanh nghiệp phát triển cũng hạn chế. Để phát triển bền vững doanh nghiệp bạn cần đầu tư hệ thống ERP từ các đơn vị uy tín để có được sự hỗ trợ đồng hành và định hướng xây dựng hệ thống.
Lợi ích của phần mềm quản lý doanh nghiệp online
a. Tổng hợp và lưu trữ dữ liệu đầy đủ, chính xác
Phần mềm quản lý doanh nghiệp online tổng hợp và lưu trữ thông tin trên một cơ sở dữ liệu duy nhất và được lưu hành trong toàn doanh nghiệp. Khi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, tất cả bộ phận trong công ty đều dùng chung một phần mềm duy nhất nên mọi nhân viên đều có thể xem số liệu, thông tin của phòng ban mình hay phòng ban khác trong giới hạn mà nhân viên đó được phân quyền.
Nhờ việc thông tin được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất mà doanh nghiệp giảm thiểu được tối đã những sai sót trong quá trình nhập liệu của các phòng ban. Không chỉ tổng hợp và đem lại nguồn dữ liệu tin cậy, phần mềm quản lý còn lưu trữ, thu thập các dữ liệu trong quá khứ để phục vụ cho công tác tìm kiếm, truy xuất lịch sử hoạt động cũng như thu thập dữ liệu để đưa ra các báo cáo, hoạch định chiến lược cho tương lai.
b. Kiểm soát tài chính, tự động hóa các nghiệp vụ kế toán
Tất cả thông tin tài chính của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ lại một cách đồng nhất trong toàn doanh nghiệp. Nếu có bất kì một sự thay đổi nào về con số, các thông tin tài chính có liên quan sẽ được tự động tính toán, cân đối lại cho trùng khớp, tránh tình trạng xảy ra sai sót, chênh lệch, hạn chế những tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.
Việc tổng hợp các báo cáo tài chính cũng nhờ đó mà trở nên dễ dàng hơn. Người quản lý không cần phải chờ đến thời hạn cuối tháng hay cuối quý để tổng hợp báo cáo nữa. Bất kỳ lúc nào cần, quản lý đều có thể theo sát tình hình tài chính của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý doanh nghiệp online sẽ cung cấp những số liệu, biểu đồ phân tích, các khoản thu, chi, doanh thu,… của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác một cách tức thời.
Với phân hệ kế toán trên phần mềm quản lý, nhân viên kế toán của doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và tăng năng suất làm việc, bởi những thao tác thủ công trước kia đều đã được thực hiện tự động hóa. Phần mềm sẽ tự động hạch toán các hóa đơn điện tử, tự động định khoản các nghiệp vụ kế toán theo từng loại chứng từ, kế thừa các thông tin đơn hàng, hợp đồng, hóa đơn để tự động hạch toán,…. giảm tải gánh nặng cho nhân viên.
Các công việc liên quan đến tổng hợp các loại báo cáo như báo cáo thuế, báo cáo chi nhánh, báo cáo của thủ quỹ, thủ kho,….. cũng được tự động hóa. Trong quá trình lập báo cáo, hệ thống cho phép kế toán đối soát để kịp thời phát hiện ra chênh lệch và có biện pháp xử lý, tránh để xảy ra những hậu quả không đáng có.
c. Tối ưu hoạt động quản trị nhân sự
Mọi vấn đề xoay quanh việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp cũng sẽ được giải quyết triệt để. Từ việc hoạch định nguồn lực, theo dõi quá trình làm việc của nhân viên cho đến công tác quản lý thời gian, chấm công, lương, thưởng, bảo hiểm,…. đều được phần mềm hỗ trợ triệt để.
Nhờ phần mềm quản lý, lãnh đạo có thể kiểm soát tức thời số lượng nhân sự, tình hình biến động nhân sự để kịp thời đưa ra những biện pháp giúp bình ổn nhân sự. Lãnh đạo cũng dễ dàng theo dõi được quá trình công tác, năng lực và thành tích của từng nhân viên để có kế hoạch phân bổ, quy hoạch phù hợp.
Đối với nhân viên, sử dụng phần mềm giúp nhân viên có thể dễ dàng tra cứu các thông tin về lương, thưởng, bảo hiểm,… của mình, nắm bắt các thông tin nội bộ và chính sách của công ty kịp thời, tác nghiệp với các bộ phận khác một cách nhanh chóng, tiết kiệm chi phí.
Ngoài ra, chức năng lập kế hoạch, theo dõi từng khóa đào tạo và đánh giá chất lượng, hiệu quả của từng khóa trên phần mềm còn giúp chủ doanh nghiệp có những chính sách phù hợp để nâng cao năng lực, năng suất của nhân viên, góp phần xây dựng và đào tạo một đội ngũ nhân viên phát triển.
d. Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả
Quản lý hàng tồn kho luôn luôn là một bài toán khó đối với các doanh nghiệp, nhất là với những doanh nghiệp sở hữu nhiều mặt hàng, sản phẩm, doanh nghiệp đa chi nhánh. Tuy nhiên, phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ giúp cho việc kiểm soát hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn nhờ được quản lý tự động.
Phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho theo số lô, mặt hàng, mẫu mã hay hạn dùng, hạn chế tối đa việc hủy hàng quá hạn, hết hàng mà không biết. Việc quản lý tồn kho được diễn ra trên toàn hệ thống, bao gồm cả các chi nhánh, cửa hàng nhỏ, lẻ,…. để doanh nghiệp có chính sách nhập hàng hợp lý, tránh tồn đọng vốn.