Sử Dụng Chữ Ký Số Trong Hóa Đơn Điện Tử

Chữ ký số hóa đơn điện tử là gì

Chữ ký số: Có thể hiểu đơn giản là một dạng chữ ký điện tử có chức năng giống như chữ ký tay thông thường.

Ứng dụng chủ yếu của chữ ký số trong hóa đơn điện tử là dùng trong hóa đơn điện tử để xác minh hóa đơn đó là của doanh nghiệp phát hành.

chu-ky-so

Xuất hóa đơn điện tử có cần chữ ký số không

Để trả lời được câu hỏi trên thì trước hết chúng ta cần phải hiểu thế nào là 1 hóa đơn điện tử hợp lệ. Hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải có đầy đủ các nội dung sau:

  • Có chữ ký số trên hóa đơn điện tử của người bán đúng như quy định của pháp luật.
  • Có đầy đủ thông tin về ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
  • Nếu người mua là đơn vị kế toán thì cần phải có chữ ký điện tử của người mua. 

Một số trường hợp đặc biệt hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung trên những cũng được coi là hợp lệ. Những trường hợp này sẽ có hướng dẫn riêng của bộ tài chính.

Vậy, một hóa đơn điện tử hợp lệ bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người bán và không nhất thiết phải có chữ ký số hóa đơn điện tử của người mua. Cụ thể, hóa đơn điện tử không cần chữ ký của người mua trong các trường hợp sau đây:

  • Thứ nhất, các hóa đơn tự in đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại thông tư 119/2014/TT-BTC của các đơn vị tổ chức sau: Hóa đơn điện, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn nước sạch, hóa đơn dịch vụ ngân hàng.
  • Thứ 2, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán.
  • Thứ 3, bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ các giấy tờ có thể chứng minh giao dịch của 2 bên như: hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, phiếu thu, biên nhận thanh toán…thì người mua hàng trong trường hợp trên không nhất thiết phải có chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử do bên bán cung cấp.

Kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Quy trình kiểm tra chữ ký số đã được quy định tại Khoản 1, 2 Điều 79 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/09/2018 của Chính phủ.

Cụ thể:

1. Trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký, người nhận phải kiểm tra các thông tin sau:

  • Trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký;

  • Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký;

  • Đối với chữ ký số được tạo ra bởi chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam, người nhận phải kiểm tra hiệu lực chứng thư số trên cả hệ thống của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia và hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài cấp chứng thư số đó.

2. Người nhận phải thực hiện quy trình kiểm tra như sau:

  • Kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời điểm thực hiện ký số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số đó theo quy định tại Điều 5 Nghị định 130 trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó;

  • Trong trường hợp người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp: Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó tại thời điểm thực hiện ký số trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

  • Chữ ký số trên thông điệp dữ liệu chỉ có hiệu lực khi kết quả kiểm tra tại các khoản 1 và 2 Điều này đồng thời có hiệu lực.

Người bán và người mua khi sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ phải thỏa thuận rõ về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử và thực hiện nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số, chữ ký số khi nhận hóa đơn điện tử.

Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử cũng tương tự như kê khai hải quan hay khai thuế điện tử. Mỗi doanh nghiệp đều cần phải đảm bảo các điều kiện sau đây để thực hiện thao tác này:

  • Sở hữu chữ ký số còn trong thời gian có hiệu lực.
  • Máy tính sử dụng để lập, phát hành hóa đơn điện tử phải cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng.
  • Doanh nghiệp phải có phần mềm hóa đơn điện tử

Khi doanh nghiệp đã đảm bảo 3 yếu tố trên thì có thể tiến hành áp dụng chữ ký số lên hóa đơn điện tử theo 3 bước sau:

  • Bước 1, người lập hóa đơn đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử thực hiện các bước kê khai thông tin hóa đơn theo đúng quy định như mã số thuế, địa chỉ người mua/ người bán, mã hàng, số lượng, mức áp dụng thuế, …
  • Bước 2, doanh nghiệp kiểm tra chính xác các thông tin sau khi kê khai và nhấp vào ô “Xuất hóa đơn” để tiến hành ký số.
  • Bước 3, phần mềm sẽ hiện ra thông báo yêu cầu người dùng cắm cổng token vào máy tính. Doanh nghiệp chỉ cần đăng nhập tên và mật khẩu đã được cung cấp để xác nhận chữ ký số lên văn bản.

Ngay sau khi doanh nghiệp điền thông tin tài khoản của mình thì phần mềm hóa đơn điện tử sẽ gán chữ ký số trên token lên văn bản và cung cấp bản thể hiện thông tin của hóa đơn. Như vậy, doanh nghiệp đã hoàn thành bước xuất hóa đơn hợp lệ theo đúng quy định.

Rủi ro doanh nghiệp gặp phải khi dùng chữ ký số kê khai hóa đơn điện tử

Mặc dù, các thao tác ký chữ ký số tương đối đơn giản và dễ thực hiện nhưng trên thực tế, doanh nghiệp vẫn có thể gặp một số rủi ro như sau:

  • Rủi ro quá hạn: Trường hợp này thường xảy ra khi token chứa chữ ký số đã hết thời gian có hiệu lực. Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp chữ ký để gia hạn thêm, tránh gây gián đoạn quá trình lập, phát hành hóa đơn.
  • Rủi ro token bị hỏng, kém chất lượng, không hoạt động: Đây là rủi ro khi doanh nghiệp sử dụng sản phẩm của nhà cung cấp chữ ký điện tử không uy tín dẫn đến chất lượng của token không được đảm bảo trong quá trình sử dụng.
  • Rủi ro token không kết nối được với phần mềm hóa đơn điện tử: Rủi ro này do lỗi hệ thống hoặc máy tính thực hiện kê khai chưa cài đặt phần mềm ký số.

Hầu hết các rủi ro xảy ra trong quá trình ký số khi kê khai hóa đơn điện tử đều không mang lại ảnh hưởng nghiêm trọng. Tuy nhiên, chúng sẽ làm chậm quá trình xuất hóa đơn của doanh nghiệp, gây ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành giao dịch của đơn vị.

Để phòng ngừa các rủi ro không mong muốn này diễn ra, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra thời gian có hiệu lực của token. Đồng thời, khi lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử, nhà quản lý nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi ra quyết định.

Tag: mẫu cho số- vnpt huỳnh thúc kháng láng hạ đống đa hà