Kế toán từng phần hành là: Thu thập chứng từ, thông tin từ các phòng ban khác chuyển qua => Tiến hành KIỂM TRA (Hợp pháp, hợp lý, hợp lệ) => Lập chứng từ kế toán => Ghi sổ => Khoá sổ =>Lập báo cáo. VẬY SUY CHO CÙNG CÔNG VIỆC CỦA NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN LÀ BÁO CÁO.
Vậy kế toán từng phần hành, cần tuần tự thực hiện các bước sau để làm tốt CÔNG VIỆC BÁO CÁO CỦA MÌNH. (Đây cũng có thể là Câu trả lời khi các bạn đi phỏng vấn tuyển dụng vào từng vị trí kế toán từng phần hành)
- Bước 1: Phải biết kế toán trưởng phân công cho mình theo dõi và hạch toán (ghi sổ) những tài khoản nào?
- Bước 2: Phải biết cách sử dụng những tài khoản đó (tức là biết tính chất cũng như cách ghi sổ của từng tài khoản mà mình đang theo dõi. Muốn biết cái này phải đọc TT200)
- Bước 3: Phải biết bộ chứng từ dùng để hạch toán (ghi sổ) BÊN CÓ VÀ BÊN NỢ của từng tài khoản
- Bước 4: Phải tìm hiểu quy trình, quy định có liên quan trực tiếp đến bộ chứng từ của Bước 3. Tức là chúng ta đã xác định được là Bộ chứng từ tại Bước 3 rồi. Nhưng làm sao có được bộ chứng từ của Bước 3 đó mới là điều quan trọng. Do đó, chúng ta cần phải tìm hiểu quy trình, quy định liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ mà chúng ta phụ trách thì chúng ta sẽ biết được cách lập BỘ CHỨNG TỪ MÀ CHÚNG TA MONG MUỐN (ví dụ như tìm hiểu quy trình bán hàng thì chúng ta sẽ biết được bộ chứng từ nghiệp vụ bán hàng, chúng ta tìm hiểu quy trình mua hàng nhập kho thì chúng ta sẽ biết bộ chứng từ của nghiệp vụ mua hàng nhập kho….). Chúng ta xem ví dụ ở phần sau thì sẽ chi tiết hơn.
- Bước 5: Sau khi có BỘ CHỨNG TỪ CỦA Bước 4 thì các bạn tiến hành ghi sổ của nghiệp vụ đó (gồm Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết)
- Bước 6: Sau khi ghi sổ xong thì cuối kỳ khoá sổ và CHÚNG TA LẬP BÁO CÁO CHO SẾP CŨNG NHƯ CHO CƠ QUAN CHỨC NĂNG .
(Muốn biết báo cáo nào thì các bạn dựa ngay vào tài khoản mà mình theo dõi thì mình sẽ báo cáo cho Sếp những báo cáo đó. Rất đơn giản. Mình đang theo dõi công nợ phải thu (Tk 131) thì chắc chắn 100% là báo cáo về công nợ phải thu chứ không thể nào mà báo cáo về hàng tồn kho được ?
***Ví dụ cụ thể để ứng dụng các bước trên cho các bạn dễ hình dung. Ví dụ trong trường hợp được tuyển vào vị trí KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG.
– Bước 1: Biết Theo dõi tài khoản nào và Hạch toán (Ghi sổ, định khoản) tài khoản nào. Cụ thể ở đây là hạch toán và theo dõi những TK sau: 334;3382;3383;3384;3386;3335;622;6271;6411;6421
Cần Phân biệt từ Theo dõi và Từ hạch toán cho các bạn dễ hiểu. Ví dụ các bạn được phân công THEO DÕI công nợ phải trả nhà cung cấp 331 (Tức là các bạn không có hạch toán bên nợ và bên có của TK 331 mà các bạn chỉ có chức năng là theo dõi cả bên nợ và bên có của TK 331. Còn vấn đề hạch toán Nợ và Có 331 thì sẽ do kế toán từng phần hành hạch toán)
Nợ 331 Có 111;112 => ai phụ trách ghi cái này? Kế toán thanh toán sẽ ghi sổ nghiệp vụ này. Kế toán công nợ phải trả chỉ theo dõi bên Nợ 331
Có 331 Nợ 211;1561 => ai phụ trách ghi cái này? Kế toán Hàng tồn kho và kế toán tài sản cố định sẽ hạch toán nghiệp vụ này. Kế toán công nợ phải trả chỉ theo dõi bên Có 331
Vậy nhiệm vụ của kế toán công nợ theo dõi phải trả trong trường hợp này có nhiệm vụ báo cáo những gì?
- Thứ nhất: Báo cáo danh sách công nợ phải trả của từng nhà cung cấp cho sếp vào bất cứ thời gian nào (Gồm số tiền phải trả, thời hạn trả, và phải đảm bảo số tiền phải trả là đúng và chính xác bằng cách gửi thư xác nhận công nợ cho nhà cung cấp)
- Thứ hai: Có trách nhiệm là dựa vào báo cáo công nợ đến hạn trả cho Sếp và sự xét duyệt trả tiền của Sếp => Lập đề nghị thanh toán đến để gửi cho kế toán thanh toán thanh toán tiền
– Bước 2: Phải biết cách sử dụng của những TÀI KHOẢN trên.
+Tham khảo bộ sách TỰ HỌC KẾ TOÁN của tác giả Hải Bùi (1.900 trang)
+Mua sách TT 200 hoặc lên mạng tải TT200
– Bước 3:
Phải có bộ chứng từ ghi bên nợ và ghi bên có của NHỮNG TK TRÊN
– Bước 4: Muốn có chứng từ là bảng lương thì các bạn cần phải tìm hiểu và thu thập những loại chứng từ hoặc quy trình
+Hợp đồng lao động + Phụ lục + Quyết định tăng lương (2)
+Quy chế tính lương và tính thưởng (1)
Phải biết quy định BHXH (đọc Luật BHXH)
Phải biết cách tính thuế TNCN (Luật thuế TNCN)
– Bước 5: TIẾN HÀNH GHI SỔ
Dựa vào bộ chứng từ gốc của Bước 4 => kế toán tiến hành lập chứng từ kế toán dùng để ghi sổ. PHIẾU KẾ TOÁN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG PHẢI TRẢ (KÈM THEO CHỨNG TỪ GỐC)
– Bước 6: Lập báo cáo
Muốn biết báo cáo nào thì chúng ta cần tập trung vào tài khoản mà chúng ta đang theo dõi. Chúng ta đang theo dõi những tài khoản nào thì chúng ta sẽ báo cáo số liệu của tài khoản đó.
Ví dụ chúng ta đang theo dõi bên Nợ và Bên Có của TK 334 (Phải trả tiền lương cho người lao động)
=> Trong trường hợp này là chúng ta lập những báo cáo sau: Báo cáo tiền lương theo từng bộ phận theo từng tháng. So sánh biến động tiền lương theo từng bộ phận.