Biên bản họp Hội đồng quản trị cổ phần
Hội đồng quản trị công ty cổ phần tiến hành họp để biểu quyết thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị. Cũng giống như cuộc họp đại hội đồng cổ đông, các cuộc họp hội đồng quản trị của công ty cổ phần phải được ghi biên bản. Biên bản họp hội đồng quản trị là căn cứ để chứng minh các quyết định tại cuộc họp đã được hội đồng quản trị thông qua, trong một số trường hợp, công ty cổ phần phải nộp kèm biên bản họp hội đồng quản trị tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu.
Luật Ngô Gia xin chia sẻ một số quy định về biên bản họp hội đồng quản trị công ty cổ phần và hướng dẫn cách ghi biên bản họp hội đồng quản trị theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014.
- Hình thức biên bản họp hội đồng quản trị
Biên bản họp HĐQT được ghi dưới dạng văn bản và có thể được ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.
Biên bản họp HĐQT phải được lập bằng tiếng việt, nếu cần có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài hoặc được lập song ngữ gồm tiếng việt và tiếng nước ngoài
- Nội dung Biên bản họp đội đồng quản trị
Biên bản họp HĐQT công ty cổ phần có các nội dung chủ yếu sau đây:
– Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
– Mục đích, chương trình và nội dung họp;
– Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
– Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
– Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
– Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
– Các vấn đề đã được thông qua;
– Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản.
- Hiệu lực của Biên bản họp hội đồng quản trị
Chủ tọa và người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.
Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực ngang nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung biên bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng.
Như vậy, biên bản họp đội đồng quản trị được coi là hợp lệ khi được lập theo hình thức và có đầy đủ nội dung theo quy định trên.
Lưu ý: Trong hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đối với công ty cổ phần, khi thay đổi những nội dung đăng ký kinh doanh thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông doanh nghiệp phải nộp kèm biên bản họp đại hội đồng cổ đông, khi thay đổi những nội dung đăng ký kinh doanh thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị, công ty cổ phần phải nộp kèm biên bản họp hội đồng quản trị.
Các công ty cổ phần có nhu cầu thay đổi đăng ký kinh doanh hoặc tư vấn về biên bản họp hội đồng quản trị hãy liên hệ với Luật Ngô Gia để được tư vấn cụ thể và cung cấp dịch vụ thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh của công ty cổ phần.
