Hệ thống quản lý chất lượng là gì
Hệ thống quản lý chất lượng (Quality management system – QMS) là một hệ thống hợp thức hóa các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng. QMS giúp điều phối và định hướng hoạt động của doanh nghiệp, nhằm đáp ứng được khách hàng và các yêu cầu chế định, đồng thời nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động trên một nền tảng liên tục.
ISO 9001: 2015 là tiêu chuẩn quốc tế xác định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng, đây cũng là cách tiếp cận phổ biến nhất đối với các hệ thống quản lý chất lượng.
Trong khi một số sử dụng thuật ngữ QMS để mô tả tiêu chuẩn ISO 9001 hay một nhóm các tài liệu mô tả chi tiết về QMS, thì thực sự thuật ngữ này đề cập đến toàn bộ hệ thống. Các tài liệu chỉ phục vụ cho việc mô tả hệ thống.
Hệ thống quản lý chất lượng phục vụ cho rất nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:
- Cải tiến quy trình
- Giảm lãng phí
- Giảm chi phí
- Tạo điều kiện và xác định các cơ hội đào tạo
- Thu hút nhân viên
- Thiết lập hướng phát triển cho doanh nghiệp
Các hệ thống quản lý chất lượng hiện nay đang được áp dụng
- Sự ra đời của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Tổ chức tiêu chuẩn ISO được thành lập từ năm 1947, có trụ sở đặt tại Geneva Thuỵ Sĩ. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế công bố năm 1987. Bộ ISO 9000 là kế thừa của các tiêu chuẩn đã tồn tại và trước đó đã được sử dụng rộng khắp trong lĩnh vực quốc phòng, dân sự. Sự ra đời của bộ tiêu chuẩn này đã tạo ra một bước ngoặt trong hoạt động tiêu chuẩn và chất lượng trên thế giới nhờ nội dung thiết thực của nó và ở sự hưởng ứng rộng rãi, nhanh chóng của nhiều nước, đặc biệt trong ngành công nghiệp.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được sửa đổi lần thứ nhất năm 1994 và lần thứ hai năm 2000. Năm 2008 tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (The International Organization for Standardization) đã soát xét lên đời tiêu chuẩn ISO 9001:2000 thành phiên bản ISO 9001: 2008 đây là sự thay đổi lớn được giới tư vấn, đánh giá và giới làm về chất lượng quan tâm. Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đã được ban hành vào ngày 15/11/2008.
Bộ ISO 9000 đề cập đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản lý chất lượng như chính sách chất lượng, thiết kế phát triển sản phẩm, cung ứng, kiểm soát quá trình, kiểm tra bao gói, phân phối, dịch vụ sau bán, xem xét đánh giá nội bộ, kiểm soát tài liệu, đào tạo… và có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và cả pháp quyền. Tất cả các tiêu chuẩn do ISO biên soạn đều là các tiêu chuẩn tự nguyện áp dụng trên nguyên tắc thoả thuận.
- Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bao gồm 20 tiêu chuẩn, trong đó có 3 tiêu chuẩn mà các tổ chức có thể áp dụng để xin chứng nhận:
+ ISO 9001:1994 – Mô hình đảm bảo chất lượng trong thiết kế, triển khai, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật.
+ ISO 9002:1994 – Mô hình đảm bảo chất lượng trong sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật.
+ ISO 9003:1994 – Mô hình đảm bảo chất lượng trong kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng.
Các tiêu chuẩn còn lại là tiêu chuẩn hướng dẫn để áp dụng 3 mô hình trên. Phần lớn các tiêu chuẩn của bộ tiêu chuẩn này đã được chuyên dịch tương ứng thành TCVN. Tuy nhiên, bộ tiêu chuẩn này đã bộc lộ một số nhược điểm như:
+ Khá cồng kềnh, thiếu nhất quán gây khó khăn cho người sử dụng.
+ Nội dung lệch về một số lĩnh vực và cần nhiều văn bản để áp dụng cho các lĩnh vực khác.
+ Không nhấn mạnh đúng mức tới yếu tố cải tiến liên tục.
Nhấn mạnh đến tính cải tiến liên tục để đem đến sự thoả mãn cho khách hàng. Tương thích cao với ISO 14000, nội dung nhất quán, ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng, tránh được bệnh giấy tờ quan lieu, chú trọng vào các yếu tố phân tích, đo lường, cải tiến tạo ra tính hiệu quả trong quá trình áp dụng.
Phiên bản mới của ISO 9000:2000 chỉ gồm các tiêu chuẩn:
+ ISO 9000:1994 – Cở sở và từ vựng.
+ ISO 9004:1994 – Hướng dẫn cải tiến thực hiện
+ ISO 19011:1994 – Các hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và môi trường
+ ISO 9001:1994 được sử dụng với ISO 9001:2000 như là một cặp thống nhất các tiêu chuẩn quan trọng nhất về hệ thống quản lý chất lượng ở một phạm vi rộng lớn.
Nhìn chúng không có thay đổi gì lớn so với các yêu cầu trong phiên bản năm 2000. Những thay đổi chủ yếu là thuật ngữ để làm rõ hơn về nội dung, hay thích hợp với các phần khác của tiêu chuẩn.
Về cơ bản vẫn giống như tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và chỉ có một số thay đổi nhỏ
Phiên bản này có rất nhiều thay đổi mang tính đột phá so với phiên bản trước như:
+ Thay đổi phụ lục cho tương đồng với tất cả các tiêu chuẩn ISO khác như: ISO 14000, ISO 45000, ISO 22000.
+ Thêm nội dung xem xét bối cảnh của tổ chức
+ Bổ xung phần kiểm soát rủi ro và kiểm soát sự thay đổi, đây là phần mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mà các phiên bản trước không đề cặp
Phiên bản mới của ISO 9000:2015 chỉ gồm các tiêu chuẩn:
+ ISO 9000:2015 – Cở sở và từ vựng.
+ ISO 9004:2018 – Phương pháp tiếp cận quản lý chất lượng
+ ISO 19011:2018 – Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý
2. Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM (Total Quality Management)
Nhắc đến hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM không thể không nói tới hệ thống kiểm soát chất lượng toàn diện TQC – tiền đề của TQM. TQM là một hoạt động văn bản hoá mang tính chất hệ thống để duy trì và cải tiến chất lượng của các nhóm khác nhau vào một tổ chức sao cho các hoạt động marketing, kỹ thuật, sản xuất và dịch vụ có thể tiến hành một cách kinh tế nhất, cho phép thoả mãn hoàn toàn khách hàng.
Nhờ hệ thống quản lý chất lượng mà mỗi cán bộ, nhân viên đều hiểu về chất lượng và nhận thức được rằng họ có trách nhiệm tạo ra một sản phẩm không có sai sót cho đồng nghiệp ở dây chuyền sau. Vì thế, chất lượng được xây dựng trong mọi khâu của quy trình sản xuất chứ không phải ở trong khâu kiểm tra cuối cùng. Mô hình quản lý chất lượng toàn diện (TQM) của Nhật Bản được nhiều nước trên thế giới đánh giá là một hệ thống quản lý chất lượng mang lại hiệu quả cao. Việc áp dụng thành công TQM đã đưa Nhật Bản trở thành một cường quốc kinh tế và chất lượng chỉ sau vài thập niên, bắt đầu từ thập niên 60. Theo gương Nhật, nhiều quốc gia đã và đang xúc tiến áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.
Quản trị chất lượng toàn diện (TQM) theo định nghĩa của tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế ISO – là một phương pháp quản lý của một tổ chức, định hướng vào chất lượng, dựa trên sự tham gia của mọi thành viên nhằm đem lai sự thành công dài hạn, thông qua sự thoả mãn khách hàng và lợi ích của mọi thành viên của công ty đó và xã hội.
TQM được phát triển trên cơ sở của TQC do ông Feigenbaum (quốc tịch Mỹ) xây dựng từ năm 1950 khi ông làm việc ở hãng General Electric với tư cách là người lãnh đạo hãng chịu trách nhiệm về quản lý chất lượng và quản lý nghiệp vụ sản xuất.
TQM là bước hoàn thiện của TQC với những ý tưởng cơ bản sau đây:
+ Quản lý chất lượng là trách nhiệm của mỗi người, mỗi bộ phận trong công ty.
+ Chất lượng chứ không phải lợi nhuận nhất thời là trên hết.
+ Quản lý chất lượng toàn diện chỉ đạt được kết quả nếu doanh nghiệp tạo ra được mọi điều kiện cần thiết để có chất lượng trong toàn bộ hệ thống như chất lượng trong đào tạo, hành vi, thái độ cư xử nội bộ, với khách hàng, chất lượng trong thông tin, tổ chức, phương tiện, công cụ … trên cơ sở sử dụng tốt vòng quản lý P-D-C-A (Kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động khắc phục).
+ Hoạt động của các nhóm chất lượng là một phần cấu thành của quản lý chất lượng toàn diện. Theo giáo sư Noriaki Kano (Trường Đại Học Tổng Hợp Tokyo, chuyên gia quản lý chất lượng của Nhật) thì TQM mang tính khoa học, hệ thống và toàn diện.
Nội dung cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM là trình tự các bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cho bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh hay dịch vụ và đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nào đó:
+ Nhận thức về tầm quan trọng của TQM trong doanh nghiệp và nguyên lý áp dụng.
+ Cam kết của lãnh đạo, các cấp quản lý và toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp theo đuổi các chương trình và mục tiêu về chất lượng.
+ Tổ chức bộ máy sản xuất, đặt đúng người vào đúng chỗ, phân định rõ trách nhiệm của từng người.
+ Đo lường, đánh giá về mặt định lượng những cải tiến, hoàn thiện chất lượng cũng như những chi phí do những hoạt động không chất lượng gây ra.
+ Xây dựng chính sách chất lượng, các phương pháp, thủ tục và quy trình quản lý doanh nghiệp.
+ Sử dụng các phương tiện thống kê để theo dõi các quá trình và sự vận hành của hệ thống chất lượng, tổ chức các nhóm chất lượng.
+ Đào tạo và tập huấn thường xuyên cho mọi thành viên của doanh nghiệp về nhận thức cũng như kỹ năng thực hiện công việc.
3. Hệ thống quản lý chất lượng Q – Base
Trong một số vấn đề hệ thống quản lý chất lượng Q – Base không đi sâu như tiêu chuẩn ISO 9000, nhưng yêu cầu của hệ thống Q – Base là tối thiểu. Từng doanh nghiệp có thể phát triển từ hệ thống Q – Base lên cho phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9000. Hệ thống quản lý chất lượng Q – Base rất linh hoạt và từng doanh nghiệp có thể vận dụng theo điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mình.
Hệ thống quản lý chất lượng Q – Base đề cấp đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản lý chất lượng, chính sách và chỉ đạo về chất lượng, xem xét hợp đồng với khách hàng, quá trình cung ứng, kiểm soát nguyên vật liệu …
Hệ thống quản lý chất lượng Q – Base là tập hợp các kinh nghiệm quản lý chất lượng đã được thực thi tại New Zealand, Australia, Canada, Thuỵ Điển, Đan Mạch và một số các nước khác ở trong khối ASEAN.
Hệ thống quản lý chất lượng Q – Base chưa phải là tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000 nhưng nó được thừa nhận rộng rãi làm chuẩn mực để chứng nhận các hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng trong mọi trường hợp.
LỢI ÍCH CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Thi hành hệ thống quản lý chất lượng ảnh hưởng đến mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp.
Hai lợi ích bao quát của việc thiết kế và thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng đã được ghi nhận bao gồm:
- Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, giúp tạo ra niềm tin của khách hàng vào doanh nghiệp, nhờ đó doanh nghiệp sẽ có nhiều khách hàng hơn, bán nhiều hàng hơn và có nhiều khách hàng quay lại hơn ( khác với khách hàng trung thành)
- Đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định, cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo cách hiệu quả nhất về chi phí và nguồn tài nguyên, tạo chỗ cho sự mở rộng, tăng trưởng và lợi nhuận
Trong những lợi ích tổng thể này còn có các lợi ích khác như giúp truyền đạt sự sẵn sàng để tạo ra những kết quả nhất quán, ngăn ngừa sai sót, giảm chi phí, đảm bảo các quy trình được xác định, kiểm soát, và liên tục cải tiến theo các yêu cầu của doanh nghiệp.
Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng
https://www.mic.gov.vn/Upload/Store/tintuc/vietnam/2/QT.HT.03-Danh-gia-noi-bo-He-thong-QLCL.PDF
Tag: báo cáo sơ đồ khung nhà thầu haccp thuốc may việt nam 7 9001-2015 khóa