Thủ tục chứng thực chữ ký
Quy định về chứng thực chữ ký được thực hiện như sau:
Trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký
Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình các giấy tờ nêu trên.
Nếu người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.
Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả.
Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực.
Nếu thấy đủ giấy tờ, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt.
Người thực hiện chứng thực, thực hiện công việc sau:
– Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký;
– Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
– Phòng Tư pháp: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài
– UBND cấp xã: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
Lời chứng thực chữ ký là xác nhận của cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký:
MẪU LỜI CHỨNG
(Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch)
I. Lời chứng chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông
1. Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản
Ngày……………………… tháng……………… năm…………… (Bằng chữ……………………….. )(1)
Tại……………………………………………………………………………………………………………. (2).
Tôi (3)……………………………………………………………………… , là (4)……………………………
Ông/bà ………………………………….. Giấy… tờ tùy thân (6) số …………………………….. cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt ông/bà… là người tiếp nhận hồ sơ.
Số chứng thực……………………………………… quyển số………………………. (8) – SCT/CK, ĐC
| Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9) | Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10) |
2. Lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản
Ngày……………………… tháng………………. năm………….. (Bằng chữ……………………………………. )(1)
Tại ……………………………………………………………..…(2).
Tôi (3) ……………………………………, là (4) ……………………………
1. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số………
2. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số………
Các ông/bà có tên trên cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã cùng ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt ông/bà ……………… là người tiếp nhận hồ sơ.
Số chứng thực………………………………… quyển số……………………………… (8) – SCT/CK, ĐC
| Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9) | Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10) |
II. Lời chứng chứng thực trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản thừa kế hoặc từ chối nhận di sản thừa kế
1. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản)
Ngày……………………… tháng……………… năm………….. (Bằng chữ……………………….. )(1)
Tại……………………………………………………………………………………………………………. (2).
Tôi (3)……………………………………………………………………… ,… là (4)…………………………
– Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau :
1. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số……….
2. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số………
– Các ông/bà có tên trên cam đoan không bỏ sót người thừa kế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.
– Tại thời điểm chứng thực, những người khai nhận di sản hoàn toàn minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện khai nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản khai nhận di sản này trước mặt tôi.
Văn bản khai nhận di sản này được lập thành …………………………………………. bản… chính (mỗi bản chính gồm …… tờ, trang); cấp cho:
Lưu tại…………………………………………………………. (2) 01 (một) bản.
Số chứng thực………………. quyển số …………(8) – SCT/HĐ,GD
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)
2. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản thừa kế)
Ngày………………………………. tháng……………… năm……………….. (Bằng chữ……………………. )(1)
Tại…………………………………………………………………………………………………………………….. (2).
Tôi (3)…………………………………………………………………………… ,… là (4) ……………………….
– Văn bản từ chối nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau:
1. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số………
2. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số……..
– Các ông/bà có tên trên cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản từ chối nhận di sản.
– Tại thời điểm chứng thực, những người từ chối nhận di sản minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt tôi.
Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành …………………………………… bản chính (mỗi bản chính gồm … tờ, …. trang), giao cho:
Lưu tại………………………………………………………. (2) 01 (một) bản.
Số chứng thực……………………………….. quyển số……………….. (8) – SCT/HĐ,GD
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)
III. Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông
1. Lời chứng chứng thực hợp đồng
Ngày……………………… tháng……………. năm………………… (Bằng chữ…………………….. )(1)
Tại…………………………………………………………………………………………………………………. (2).
Tôi (3)………………………………………………………………….. , là (4)……………………………….
– Hợp đồng………………………………………………………………. (5) được giao kết giữa:
Bên A: Ông/bà: …………………………………………………………………………………………………….
Giấy tờ tùy thân (6) số……………………………………………
Bên B: Ông/bà: …………………………………………………………………………………………………….
Giấy tờ tùy thân (6) số……………………………………………
– Các bên tham gia hợp đồng cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của hợp đồng.
– Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, các bên tham gia
hợp đồng minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào hợp đồng này trước mặt ông/bà là người tiếp nhận hồ sơ.
Hợp đồng này được lập thành………………………………… bản chính (mỗi bản chính gồm … tờ, … trang), cấp cho:
Lưu tại………………………………………………… (2) 01 (một) bản chính.
Số chứng thực …………………. quyển số ………….. (8) – SCT/HĐ,GD
| Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9) | Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10) |
2. Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản
Ngày……………………… tháng…………… năm…………………… (Bằng… chữ………………….. )(1)
Tại…………………………………………………………………………………………………………………. (2).
Tôi (3)………………………………………………………………… , là (4)……………………………………
– Văn bản thỏa thuận phân chia di sản được lập bởi các ông/bà có tên sau đây:
1. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số………………………………………………………
2. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số…………………………………………. ,
– Các ông/bà có tên trên cam đoan không bỏ sót người thừa kế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản thỏa thuận phân chia di sản.
– Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, những người thỏa thuận phân chia di sản minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện thỏa thuận phân chia di sản và đã cùng ký/điểm (7) chỉ vào văn bản thỏa thuận phân chia di sản này trước mặt ông/bà …………………….. là người tiếp nhận hồ sơ.
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản này được lập thành ………………………………………… bản chính (mỗi bản chính gồm … tờ, … trang), cấp cho:
Lưu tại……………………………………………………… (2) 01 (một) bản.
Số chứng thực …………………. quyển số ……………..(8) – SCT/HĐ,GD
| Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9) | Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10) |
3. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp một người khai nhận di sản)
Ngày……………………… tháng…………. năm…………………… (Bằng chữ………………………. )(1)
Tại……………………………………………………………………………………………………………….. (2).
Tôi (3)……………………………………………………………………. , là (4)…………………………………
– Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi ông/bà…………………………………………………….. Giấy tờ tùy thân (6) số
– Ông/bà ………………… cam đoan là người thừa kế duy nhất và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.
– Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà ………………………………… minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện khai nhận di sản và đã ký/điểm chỉ (7) vào văn bản khai nhận di sản này trước mặt ông/bà ……………………………….. là người tiếp nhận hồ sơ.
Văn bản khai nhận di sản này được lập thành ………………………………………. bản chính (mỗi bản chính gồm … tờ, trang); cấp cho người khai nhận di sản ……………………………………………………………… bản, lưu tại ………………………… (2) 01 bản.
Số chứng thực…………………………………. quyển số………. (8) – SCT/HĐ,GD
| Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9) | Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10) |
4. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản)
Ngày……………………… tháng…………… năm…………….. (Bằng chữ…………………………… )(1)
Tại………………………………………………………………………………………………………………….. (2).
Tôi (3)……………………………………………………………………… ,… là (4) ………………………………
– Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau:
1. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số…….
2. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số…….
– Các ông/bà có tên trên cam đoan không bỏ sót người thừa kế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.
– Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, những người khai nhận di sản hoàn toàn minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện khai nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản khai nhận di sản này trước mặt ông/bà ………………………….. là người tiếp nhận hồ sơ.
Văn bản khai nhận di sản này được lập thành ………………………………………… bản chính (mỗi bản chính gồm … tờ, trang); cấp cho:
Lưu tại…………………………………………………………. (2) 01 (một) bản.
Số chứng thực………………………………… quyển… số………… (8) – SCT/HĐ,GD
| Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9) | Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10) |
5. Lời chứng chứng thực di chúc
Ngày……………………… tháng…………… năm………………… (Bằng chữ……………………….. )(1)
Tại……………………………………………………………………………………………………………….. (2).
Tôi (3)…………………………………………………………………. ,… là (4)…………………………………
– Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số…………………. cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của di chúc.
– Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà ………………………………. minh mẫn, sáng suốt, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện lập di chúc và đã ký/điểm chỉ (7) vào di chúc này trước mặt ông/bà ……………………………… là người tiếp nhận hồ sơ.
Di chúc này được lập thành…………………………….. bản chính (mỗi bản chính gồm ….. tờ, ….trang); giao cho người lập di chúc…………………………………………………………… bản; lưu tại ………………………. (2) 01 (một) bản.
Số chứng thực……………………………… quyển số……………… (8) – SCT/HĐ,GD
| Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9) | Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10) |
6. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp một người từ chối nhận di sản)
Ngày…………………….. tháng……………. năm………………… (Bằng chữ……………………….. )(1)
Tại……………………………………………………………………………………………………………….. (2).
Tôi (3)…………………………………………………………….. , là (4)………………………………………..
– Văn bản từ chối nhận di sản này được lập bởi ông/bà …………………………………. Giấy tờ tùy thân (6) số ………………..;
– Ông/bà …………………… cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản từ chối nhận di sản.
– Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà …………………………….. minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di sản và đã ký/điểm chỉ (7) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt ông/bà ……………………………. là người tiếp nhận hồ sơ.
Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành …………………………………….. bản chính (mỗi bản chính gồm ……. tờ, …… trang), giao cho người từ chối nhận di sản …………. bản; lưu tại ………………………….. (2) 01 (một) bản.
Số chứng thực……………………………… quyển số……………… (8) – SCT/HĐ,GD
| Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9) | Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10) |
7. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản)
Ngày………………………………. tháng……………… năm……………….. (Bằng chữ……………………. )(1)
Tại…………………………………………………………………………………………………………………… (2)
Tôi (3)…………………………………………………………………………… ,… là (4) …………………………
– Văn bản từ chối nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau:
1. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số……..
2. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số……..
– Các ông/bà có tên trên cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản từ chối nhận di sản.
– Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, những người từ chối nhận di sản minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt ông/bà ……………………………. là người tiếp nhận hồ sơ.
Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành ……………………………………. bản chính (mỗi bản chính gồm ………. tờ, ………… trang), giao cho:
Lưu tại………………………………………………………. (2) 01 (một) bản.
Số chứng thực………………………………. quyển số………………… (8) – SCT/HĐ,GD
| Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9) | Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10) |
(1) Ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực. Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì ghi rõ thời gian (giờ, phút), ngày, tháng, năm mà người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch được chứng thực.
(2) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B, tỉnh C). Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực thì ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực ngoài trụ sở.
(3) Ghi rõ họ, chữ đệm và tên của người thực hiện chứng thực.
(4) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng thực (ví dụ: Chủ tịch UBND xã A, huyện B, tỉnh C; Trưởng phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C).
(5) Ghi rõ tên của hợp đồng, giao dịch được chứng thực (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng tặng cho xe ô tô).
(6) Ghi rõ loại giấy tờ tùy thân là chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
(7) Nếu ký thì ghi “ký”, nếu điểm chỉ thì ghi “điểm chỉ”.
(8) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực (ví dụ: quyển số 01/2019-SCT/HĐ,GD); trường hợp sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: quyển số 01/2019 + 01/2020 -SCT/HĐ,GD).
(9) Công chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên.
(10) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã; nếu thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng thì công chứng viên ký, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng; nếu thực hiện tại Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký, đóng dấu Cơ quan đại diện. Người thực hiện chứng thực ghi rõ họ, chữ đệm và tên./.