Xuất hóa đơn có cần hợp đồng kinh tế không
Theo quy định của pháp luật hiện nay thì không có quy định nào về mức giá trị của hợp đồng là bao nhiêu thì phải lập hợp đồng kinh tế và thanh lý hợp đồng.
Bộ Luật dân sự số 33/2005/QH11 tại Điều 124 quy định hình thức giao dịch dân sự như sau:
“1. Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.
Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản, phải có công chứng hoặc chứng thực, phải đăng ký hoặc xin phép thì phải tuân theo các quy định đó.”
Luật Thương mại số 36/2005/QH11 tại Điều 24 quy định về hình thức hợp đồng mua bán hàng hóa như sau:
Điều 24. Hình thức hợp đồng mua bán hàng hóa“
1. Hợp đồng mua bán hàng hoá được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể.
2. Đối với các loại hợp đồng mua bán hàng hóa mà pháp luật quy định phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định đó.”
=> Căn cứ theo các quy định trên thì hợp đồng mua bán hàng hóa có thể lập theo các hình thức sau:
Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 chỉ đưa ra những quy định về những loại hợp đồng phải được thực hiện, và quy định thẩm quyền giao kết hợp đồng của doanh nghiệp, mà không quy định về hình thức của hợp đồng mua bán hàng hóa.
– Theo pháp luật hiện hành, không có văn bản, quy định khi nào việc mua bán hàng hóa bắt buộc phải ký hợp đồng và ký hợp đồng theo hình thức nào? Bằng văn bản, bằng lời nói hay bằng hành vi cụ thể? Luật thuế GTGT, TNDN cũng không bắt buộc phải có hợp đồng kinh tế bằng văn bản mà chỉ yêu cầu phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ khi xác định thuế GTGT và thuế TNDN
– Việc khi nào cần phải ký kết hợp đồng và ký kết hợp đồng theo hình thức nào hoàn toàn phụ thuộc vào quan điểm và yêu cầu của mỗi bên tham gia giao dịch. Hoặc tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp mà có quy định đối với các giao dịch kinh tế phải lập hợp đồng bằng văn bản. Hợp đồng được thực hiện dựa trên sự thỏa thuận và tự nguyện của các bên tham gia hợp đồng.
– Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, phạm vi hoạt động, mức vốn kinh doanh, hoặc giá trị hợp đồng giao kết, mà các doanh nghiệp có những quy định về hình thức hợp đồng trong doanh nghiệp của mình. Hiện nay, phù hợp với quy định thanh toán không dùng tiền mặt, nên những doanh nghiệp nhỏ thường quy định hợp đồng có giá trị từ 20 tr trở lên được ký kết bằng văn bản.
=> Tuy nhiên để đảm bảo quyền và nghĩa vụ chính đáng của các bên, các doanh nghiệp nên ký hợp đồng kinh tế bằng văn bản, làm cơ sở cho doanh nghiệp xử lý và bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình khi một bên tham gia vi phạm hợp đồng.
– Như đã trình bày ở trên, việc ký kết hợp đồng mua bán bằng văn bản với giá trị bao nhiêu, là tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và quy định của từng công ty. Vì thế các doanh nghiệp nên đưa vào Quy chế tài chính của mình các quy định về việc ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa như:
+ Thẩm quyền ký hợp đồng ( Người nào được ký)
+ Giá trị hợp đồng cần lập bằng văn bản ( Hợp đồng có giá trị tối thiểu là bao nhiêu thì phải ký bằng văn bản)
+ Loại hợp đồng kinh tế cần lập bằng văn bản ( Hợp đồng mua bán hàng hóa , Hợp đồng mua TSCĐ, Hợp đồng thuê khoán công việc, Hợp đồng sửa chữa thường xuyên…)
Hóa đơn dưới 20 triệu có cần hợp đồng
Theo pháp luật hiện hành thì không có văn bản nào quy định khi nào thì bắt buộc phải ký hợp đồng và ký hợp đồng theo hình thức nào (bằng văn bản, bằng lời nói hay bằng hành vi cụ thể). Ngay cả đối với các quy định của luật thuế GTGT cũng không bắt buộc phải có hợp đồng kinh tế mà chỉ yêu cầu có đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có hóa đơn GTGT (hợp lệ) và phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Tuy nhiên, trong thực tiễn, quá trình thanh tra, kiểm tra của ngành thuế cũng yêu cầu các giao dịch như trên doanh nghiệp phải có hợp đồng bằng văn bản, thanh lý hợp đồng bằng văn bản. Do vậy, việc khi nào cần phải ký kết hợp đồng và ký kết hợp đồng theo hình thức nào thì hoàn toàn phụ thuộc vào quan điểm và yêu cầu của mỗi bên tham gia hợp đồng.
Cách viết hóa đơn theo hợp đồng
Sau khi đã nắm rõ được một vài lưu ý cơ bản về trước khi ghi hóa đơn theo hợp đồng kinh tế thì các bạn cũng sẽ tự tin hơn khi tham khảo cách viết đúng không?
– Ngày tháng năm lập hóa đơn: Đối với phần này thì ở nội dung lưu ý tôi cũng đã nhắc đến khá cụ thể, các bạn có thể tham khảo để xác định chính xác được ngày tháng lập.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua:
• Họ tên người mua hàng: Cung cấp đầy đủ, chính xác họ và tên người mua. Nếu người mua không cần lấy hóa đơn ghi chú cẩn thận lại là “người mua không lấy hóa đơn” hoặc theo đúng với lý do mà người mua không cần.
• Tên đơn vị: Dựa theo thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh để cung cấp tên.
Đối với trường hợp tên quá dài, thì vẫn có thể linh động viết tắt một số từ như Trách nhiệm hữu hạn thành TNHH, Cổ phần thành CP, Khu công nghiệp thành KCN, Chi nhánh thành CN, Việt Nam thành VN,…
• Mã số thuế: Viết chính xác mã số thuế của công ty đó.
• Địa chỉ: Dựa theo thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh để cung cấp địa chỉ.
– Số thứ tự, đơn vị tính, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền:
• Các bạn cần phải ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ được tổ chức bán ra; và tuân thủ đúng nguyên tắc lập hóa đơn là phải gạch chéo phần bỏ trống trong hóa đơn (nếu có). Đối với trường hợp hóa đơn được áp dụng với hình thức tự in hoặc đặt in thì được lập bằng máy tính mà có phần trống thì những phần còn trống trên hóa đơn thì không nhất thiết phải gạch chéo.
• Trường hợp theo quy định của người bán phải có mã hàng hóa, dịch vụ để phục vụ cho công tác quản lý thì trong hóa đơn theo hợp đồng thì người viết sẽ phải cung cấp cả mã và tên hàng hóa.
• Đối với những loại cần phải đăng ký quyền sở hữu và quyền sử dụng thì người viết cần phải ghi trên phần hóa đơn đầy đủ và chính xác những loại ký hiệu, số hiệu đặc trưng của những hàng hóa, dịch vụ đó theo đúng với thủ tục đăng ký đã được pháp luật yêu cầu. Cụ thể, như: số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ, địa chỉ, cấp nhà, số khung, chiều dài, chiều rộng, số máy của ô tô, mô tô; …
• Đối với những loại hàng hóa, dịch vụ như xăng dầu, bảo hiểm, điện, nước, điện thoại,… hay những loại được bán theo chu kỳ nhất định thì trên mỗi hóa đơn người viết cũng cần phải ghi chi tiết, cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Các bạn nên nhớ là không được làm tròn con số lẻ đối với hóa đơn theo hợp đồng. Ở phần thông tin này thì người lập cũng cần lưu ý về việc xác định, người mua thanh toán bằng ngoại tệ theo đúng với quy định của pháp luật thì cần phải ghi tổng số tiền thanh toán đó bằng nguyên tệ và ghi bằng tiếng Việt vào phần chữ. Đồng thời người lập cũng cần dựa theo đúng tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ tại thời điểm lập hóa đơn, để ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam để đảm bảo được tính công bằng, chính xác nhất. Trường hợp ngoại tệ là không có tỷ giá với đồng VN thì người viết sẽ ghi theo tỷ giá chéo một loại ngoại tệ khác dựa theo thông tin được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
– Người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên):
Về phần chữ ký này thì tùy thuộc vào từng bộ máy hoạt động mà có những hình thức ký khác nhau, nhưng thông thường nếu thủ trưởng đơn vị không ký thì cần phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người đại diện khác ký vào cùng với đó là dấu đóng của tổ chức vào vị trí đã được quy định là phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
– Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên):
Ngược lại với phần chữ ký bán hàng, thì được chia ra làm nhiều trường hợp khác nhau, có thể là: Mua hàng qua điện thoại, qua trực tuyến hoặc FAX thì người mua hàng cũng không cần phải ký trên hóa đơn. Người lập là người bán hàng sẽ chỉ cần ghi đúng một trong những phương thức đó trong hóa đơn theo hợp đồng.