Các kỹ năng văn phòng cơ bản

 Các kỹ năng văn phòng cơ bản

 Văn phòng là gì

 Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ văn phòng:
Theo cách lìỉểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị trí dịa lý nhất định:
– Văn phòng là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của một người “quan trọng”. Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư trưởng,…
– Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. Ví dụ văn phòng Bộ, vãn phòng UBND, vãn phòng công trường,…
Theo cách hiểu “động” văn phòng let một hoạt dộng:
– Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức. Hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin.
Một cách chung nhất, có thể hiểu:
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức dó.
Hành chính văn phòng là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận khác trong cơ quan, đơn vị. Để công tác văn phòng đạt kết quả tốt cần có những điều kiện
cơ bản sau:
– Bộ máy văn phòng phải được tổ chức thích hợp với quy mô và tính chất hoạt động của cơ quan, đơn vị mà nó phục vụ. Đối với cơ quan, tổ chức lớn, hoạt động da dạng thì vãn phòng phải có dầy đủ các bộ phận với số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện mọi
hoạt dộng vãn phòng một cách độc lập, đáp ứng đầv đủ mọi yêu cầu của cơ quan, tổ chức dó. Đòi với cư quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì vãn phòng có thê gọn nhẹ, tinh giản.
– Vãn phòng phái có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất dinh, có các trang thiết bị phù hợp và các diều kiện vật chất cần thiết khác để đám báo cho mọi hoạt động của văn phòng.
Trong một dự án xây dựng chú đầu tư, nhà thầu, tư vấn đcu có thê’ có văn phòng quản lý, điều hành cúa riêng mình. Các vãn phòna này thường có dạng là các dãy nhà tạm hoặc toa xe di dộng với các trang thiết bị gọn nhẹ, cơ động và thường được đặt ngay tại hoặc gần với còng trường xây dựng.

 Kỹ năng văn phòng

• Kỹ năng giao tiếp. Đây chính là điều đầu tiên bạn gây ấn tượng đối với mọi người xung quanh. …
• Kỹ năng làm việc nhóm. …
• Kỹ năng tin học. …
• Kỹ năng quan sát. …
• Kỹ năng lãnh đạo và chịu trách nhiệm. …
• Khả năng sắp xếp công việc. …
• Khả năng quản lý thời gian. …
• Khả năng giải quyết vấn đề

 Quản lý văn phòng

• Quản trị văn phòng (tiếng Anh là Office Management) là ngành chuyên đào tạo công việc liên quan đến các lĩnh vực triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá, thiết kế, lên kế hoạch các hoạt động của một văn phòng một cách hiệu quả. Quản trị văn phòng giúp phân tích và xây dựng nên hệ thống thông tin điện tử, thiết kế các trang mạng, trang thông tin phục vụ cho văn phòng và công tác quản lý dữ liệu, hồ sơ của công ty, doanh nghiệp.
• Ngành Quản trị văn phòng cung cấp kiến thức về lý luận thực tiễn trong công tác văn thư, nhân lực quản lý, nhân lực phụ trách và các nhân viên trong văn phòng đáp ứng được nhu cầu tất yếu của các công ty, doanh nghiệp. Ngành này tập trung đào tạo những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, quản trị văn thư, hành chính văn phòng tại các đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp.
• Chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng gồm hai mảng kiến thức chính:
  • Về nhà nước, pháp luật và luật hành chính Việt Nam, các kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản, công tác văn thư, quản trị về lưu trữ và hành chính văn phòng. Bên cạnh đó, là tổ chức khai thác thêm các tài liệu, quản lý về hồ sơ, con dấu của công ty doanh nghiệp.
  • Nghiên cứu và ứng dụng các công cụ văn phòng chuẩn quốc tế, mới nhất hiện nay, để phục vụ cho các công tác tại văn phòng.

 Phần mềm văn phòng

OpenOffice

Microsoft Office 2010

Microsoft Office 2007

LibreOffice

Vicheckspelling