Cách viết email chuyên nghiệp

Cách viết email chuyên nghiệp

1. Chủ đề email:

                  – Đây gần như là một câu chào mở đầu. Chủ đề email của bạn phải miêu tả ngắn gọn được nội dung chính cần truyền đạt trong email.

                     VD: Gửi anh A bảng lương tháng 9, Gửi anh thông tin về gói dịch vụ B, Gửi sếp bản báo cáo kinh doanh quý I/2015, …

                   Chú ý: Tuyệt đối không gửi mail không có chủ đề. Bạn thử nghỉ xem, khi vào nhà ai đó mà không chào hỏi thì chủ nhà sẽ đánh giá bạn thế nào?

     2. Lời mở đầu trong nội dung email:

                  – Bạn nên bắt đầu một lời chào, lời chúc (nếu cần) và lý do bạn gửi email này.

                  VD: Chào anh B,

                         Em là C bên công ty D. Lời đầu tiên gửi tới anh B lời chúc sức khỏe và thành công.

                         Theo như thông tin trao đổi trong buổi nói chuyện (hoặc: trong cuộc gọi…) em xin gửi tới anh thông tin về dịch vụ, sản phẩm bên công ty em như sau:

                   Chú ý: Lời chúc sẽ tạo sự quan tâm và gây ấn tượng, việc trình bày được lý do sẽ làm cho người đọc có lý do để đọc email này..!

     3. Nội dung chính trong email:

                  – Bạn nên trình bày một cách ngắn gọn, súc tích nhưng phải đáp ứng đầy đủ thông tin.

                  – Những nội dung quan trọng nên đưa lên trước, tô đậm, đổi màu chữ…. (Nội dung phải soạn logic từ trên xuống dưới để người đọc lướt qua mà vẫn có thể hiểu được nội dung bạn muốn truyền đạt là cái gì)

                  – Nên gạch đầu dòng các ý, tách các đoạn văn rời khỏi nhau và chèn hình ảnh, liên kết kèm theo (nếu có và cần) để làm rõ vấn đề hơn.

                  VD: Ở đây mình không có vd cụ thể vì phải dựa vào nội dung email bạn gửi

                   Chú ý: Không soạn một cách tràn lan toàn là chữ, không có dấu chấm, dấu phẩy, xuống dòng, không viết hoa đầu dòng, không viết hoa các danh từ riêng… 

     4. Chèn ảnh, liên kết hoặc đính kèm tập tin:

                  – Hiện nay các dịch vụ mail đều cho phép người dùng chèn hình ảnh, liên kết, tập tin đính kèm.. Nếu bạn đăng nhập và sử dụng mail trực tiếp trên trình duyệt (không sử dụng dịch vụ thứ 3 như outlook chẳng hạn) thì nó vẫn cho phép bạn chèn hình, chèn liên kết và đính kèm tập tin. Bạn muốn soạn soạn mail chuyên nghiệp hơn có thể sử dụng outlook để quản lý mail.

                  – Trong trường hợp mail bạn cần đính kèm nhiều tập tin thì nên đặt tên cho từng tập tin ấy để dẽ phân biệt

                  VD: Tôi gửi đính kèm 3 tập tin: HD_thietkeweb.doc, Dich_vu_them.xls (xlsx), và một thư mục hình ảnh đã nén lại hinh_anh_demo.zip. Bạn cũng có tạo 1 thư mục để bỏ tất cả chúng vào rồi nén lại hoặc đính kèm từng tập tin một

 5. Phần cuối thư:

                  – Cuối thư là nơi bạn mong muốn người đọc làm điều gì đó, sau đó bạn nên có một lời cảm ơn, lời chúc….

                  VD:

                           Cảm ơn anh B đã đọc email này, em mong nhận được phản hồi của anh sớm. Nếu cần thêm thông tin gì anh phản hồi lại cho em anh nhé.

                           Chúc anh một ngày tốt lành!

                            Trân trọng

                           Tên người gửi

     6. Chữ ký:

                  – Một email có chữ ký sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn.

                  – Hơn nữa, chữ ký là nơi mà bạn cung cấp cho người đọc mail về những thông tin khác về công ty, bản thân như: email, số điện thoại, website công ty….

                  – Khi thể hiện chữ ký, người đọc sẽ không cảm thấy khó chịu nhưng bạn vẫn PR hoặc truyền đạt nội dung khác mà nếu như bạn bỏ vào phần nội dung chính đôi khi sẽ gây khó chịu cho người khác.

Tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Tạo chữ ký email trên Outlook cực dễ dàng

Để tạo chữ ký trên Outlook, bạn cần thực hiện các bước sau:

  • Bước 1: Mở trình Outlook và click vào mục “New Email” để tạo email mới.
Outlook bước 1 Vào mục “New Email” trên trình Outlook
Vào mục “New Email” trên trình Outlook
  • Bước 2: Chọn mục “Signature” (chữ ký) trong menu “Message”.
bước 2 Outlook Vào mục “New Email” trên trình Outlook
Chọn mục “Signature”
  • Bước 3: Hệ thống hiển thị bảng thông báo. Click vào nút “New…” để tạo chữ ký mới.
Outlook bước 3
Click “New” để tạo chữ ký mới
  • Bước 4: Hệ thống tiếp tục hiện thông báo. Bạn hãy điền tên cho chữ ký của mình và click “Ok”.
Outlook bước 4 Đặt tên cho chữ ký email
Đặt tên cho chữ ký email
  • Bước 5: Điền thông tin muốn hiển thị trên chữ chứ email vào khung “Edit signature” bên dưới. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font, kích thước chữ và thêm hình ảnh/logo vào theo ý mình.

Click vào nút “OK” sau khi hoàn tất.

Outlook bước 5 Điền nội dung chữ ký email
Điền nội dung chữ ký email
  • Bước 6: Để add chữ ký vào email, bạn chỉ cần click mục “Signature” và chọn chữ ký vừa tạo.
Outlook bước 6 Add chữ ký vào email
Add chữ ký vào email

Cách tạo chữ ký email trên Gmail

Cách tạo chữ ký email trên Gmail cũng rất đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Mở tài khoản Gmail. Sau đó, nhấn vào biểu tượng răng cưa ở góc phải màn hình và chọn “Settings”.
Tạo chữ ký Email trên Gmail bước 1 Chọn mục “Settings”
Chọn mục “Settings”
  • Bước 2: Trong General (cài đặt chung), tìm mục Signature (Chữ ký). Đánh dấu vào ô bên dưới của ô No Signature. Sau đó, nhập nội dung chữ ký bạn muốn tạo vào khung soạn thảo.

Tương tự như Outlook, bạn có thể thay đổi màu, kích thước và thêm hình ảnh vào theo ý mình.

Tạo chữ ký Email trên Gmail bước 2 Điền nội dung vào khung soạn thảo chữ ký email
Điền nội dung vào khung soạn thảo chữ ký email
  • Bước 3: Sau khi đã tạo xong chữ ký, nhấn vào nút “Save changes” để lưu thay đổi thiết lập.
Tạo chữ ký Email trên Gmail bước 3 Nhấn nút “Save changes” để lưu lại thiết lập
Nhấn nút “Save changes” để lưu lại thiết lập

Lúc này, chỉ cần mở khung soạn thảo email mới, bạn sẽ thấy chữ ký vừa tạo ở cuối thư.

Cách đặt tên email chuyên nghiệp

Quy tắc 1: Mãi mãi sử dụng tên miền riêng của bạn khi lập địa chỉ email

Để lại một ấn tượng tốt với địa chỉ email của bạn. Điều trước hết bạn cần sử dụng là mua domain riêng cho công ty bạn.

  • Gợi ý sử dụng: bạn@tên miền_của bạn . Thay vì tên_bạn@gmail.com. (Tuan@digistar.vn thay vì tuan@gmail.com)

quyền lợi của việc dùng domain riêng:

  • Dễ dàng và linh hoạt khi sử dụng trên Outtlook, Outlook Express hay chỉ với một trình duyệt website.
  • Tùy chỉnh cải thiện, thêm, xóa,thay đổi password các mail công ty khi có sự cải thiện nhân sự trong công ty.
  • Những chức năng bổ ích giống như chuyển tiếp emailtự động trả lời, chặn địa chỉ mail lạ, chống spam…cho email doanh nghiệp sẽ giúp cho bạn thoải mái trong khi dùng.
  • Chỉ cần tích hợp webmail có thể truy cập email bất cứ nơi nào chỉ cần có trình duyệt website trên máy tính xách tay. Hay điện thoại di động của bạn.
  • Chủ động làm chủ content email gửi đi. Và nhận về của nhân sự cung cấp nhu cầu bảo mật thông tin nội bộ cho công ty

Quy tắc 2: Sử dụng một hình thức tiêu chuẩn của email: Tránh nickname và số

Ngoài domain của bạn. Một thành phần cần thiết trong hướng dẫn lập địa chỉ mail của bạn là tên người dùng của bạn.

  • Ví dụ: tên bạn là Tuấn thì email của bạn sẽ là :Tuan@YourDomain.com.

Rõ ràng là một tên user không khó khăn giống như Tuan sẽ trông chuyên nghiệp hơn Coolboy477 hoặc BadGirl789. Ngoài ra, câu hỏi được đặt ra là làm thế nào tạo sự khác biệt cho tên của bạn khi có hàng ngàn người trùng lặp tên với bạn. Câu trả lời rất không khó khăn, cho dù bạn muốn dùng tên đầy đủ của bạn. Hay tên đầu tiên thì một sự phối hợp của tên và chữ cái đầu cũng xây dựng được sự khác nhau hoàn toàn. Vì mỗi một hình thức của người sử dụng mail sẽ có những kịch bản không giống nhau:

  • Ví dụ: tên bạn là Nguyễn Minh Tuấn
  • Chỉ tên – Tuan@YourDomain.com
  • Tên và chữ cái viết tắt đầu của tên – Tuannm@YourDomain.com
  • Họ và tên (đầu tiên và cuối cùng) – Tuannguyen@YourDomain.com
  • Một tên chung – Info@YourDomain.com hoặc Support@YourDomain.com

Hãy nhớ rằng, địa chỉ email của bạn chỉ là một nửa công việc. Khi bạn tạo một mail chuyên nghiệp, bạn đủ nội lực lựa chọn tên đầy đủ họ và tên xuất hiện bên cạnh trong bài biết của bạn:

lập địa chỉ email

Quy tắc 3: Tạo địa chỉ đặc biệt để hiển thị trên trang web của bạn

  • Những địa chỉ mail để sử dụng thêm vào với KH thường khác với địa chỉ mà bạn đăng trên web. Trừ khi bạn là người cai quản duy nhất và dùng địa chỉ một mình để “Liên hệ” . bên cạnh đó nó sẽ có vẻ không chuyên nghiệp. Và khiến khách hàng không mấy thích thú về doanh nghiệp nhỏ của bạn.
  • Việc lập địa chỉ mail chung, giống như Info@YourDomain.com, có vẻ như đưa sức thuyết phục hơn. Cũng giống như thuận tiện để bạn chuyển tiếp thư-outs vào account của các thành viên trọng từng bộ phận nhất định. do vậy một mail cho khu vực sale có thể được chuyển tiếp đến mail cá nhân của bạn và quản lý sale của bạn. Một mail marketing có thể được chuyển tiếp đến bạn và cai quản phương tiện truyền thông thế giới của bạn, vv…
  • Nếu như trước đây việc lập địa chỉ mail chuyên nghiệp là một hướng dẫn để tách mình ra khỏi đám đông. Nó cho thấy cam kết của bạn và mang lại thích thú của một công ty có trình độ và quy định. Thì cho đến nayquyền lợi mà nó mang lại còn nhiều thêm nữa. Kể bắt đầu từ các công ty tham dự vào toàn cầu website với tần xuất chóng mặt. Thì một địa chỉ e-mail chuyên nghiệp là bước trước hết để chứng minh rằng bạn không là một công ty đáng tin cậy và có sự đầu tư.

Phần mềm quản lý email chuyên nghiệp

Top phần mềm quản lý Email chuyên nghiệp
  • 1 – Mozilla Thunderbird. …
  • 2 – eM Client. …
  • 3 – Microsoft Outlook – phần mềm quản lý email chuyên nghiệp. …
  • 4 – MailBird. …
  • 5 – Opera Mail – phần mềm quản lý email client. …
  • 6 – Mailsping. …
  • 7 – Zimbra Desktop. …
  • 8 – Sylpheed.

 

 

 

 

Tag: bằng tiếng cá nhân mẫu hướng dẫn kế html background tổ chức kiện hà sửa âm thanh dựng phim micro karaoke dây logo thợ sơn trang điểm trung học đồ họa thu flycam nail name card loa loại mic đời tịch hồ chí tình yêu osama binladen tiểu khai sáng con đường tóm nét vua quang cha du bill gates vĩ đại hoạch phát triển ngân thủ tướng winston churchill – đàn ông tuổi 30 vận tưởng dân tộc nước ta? nghiệp/nguyện vọng tử vi trắng gate chi tế chưa sao dám nghĩ nữ châm ngôn cristiano ronaldo chương huy tố việt nam võ nguyên giáp quỹ bác hóa tác hcm tiền thưởng kỷ niệm giáo dục viện 14 vai trò giữ gìn trật an ninh hegel michael jackson vốn tổng bàn thắng taylor swift mác 12 niên vệ quốc khối cao mức biên chế cơ sở y án đấu thầu giao nhiệm sách trăm năm trồng phí quảng henry ford lĩnh hòa đức phụ thơ nguồn 35 maria montessori gia đình ta đâu giữa tờ nghị xét tặng kiểm tra đảng ann ward lớn tinh thần càng gắn bó máu thịt lòng tranh giải phóng bến tre walt disney abraham lincoln trách trẻ trị tộc? khái cnh-hđh đào gồm sống đất bỉnh khiêm trần xương biện vật tri stephen hawking xác cnxh thăng tiến trãi ái “cẩm nang kì” tộc: 10 cây hao mòn tscđ toán ghi: nghĩa sinh lao dõi tiết căn bệnh giảm sút uy tín ngăn cm randy