Chứng từ kế toán là gì – Các loại chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là gì

Theo Luật Kế toán 2015, Chứng từ kế toán (Chứng từ KT) là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán là một loại tài liệu kế toán.

Một số loại Chứng từ KT thông dụng có thể kể đến: Bảng chấm công; Phiếu nhập, xuất kho; Phiếu thu, phiếu chi; Biên lai thu tiền; Giấy đề nghị thanh toán; Biên bản giao nhận tài sản cố định; Biên bản đánh giá lại tài sản cố định; Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng…

Ví dụ chứng minh cho hàng hóa đã xuất ra khỏi kho chúng ta có phiếu xuất kho, biên bản bàn giao…

Các loại chứng từ kế toán

Liên quan đến Tiền Mặt

            Chứng từ kế toán được thể hiện qua: Phiếu Thu/ Phiếu Chi/ Giấy đề nghị Thanh toán/ Giấy đề nghị tạm ứng/…

Liên quan đến Ngân hàng

            Chứng từ kế toán được thể hiện qua: Giấy Báo Nợ/ Báo Có của Ngân hàng; Sec/ Ủy nhiệm chi,..

Liên quan đến Mua hàng/ Bán hàng

            Chứng từ kế toán được thể hiện qua: Hóa đơn GTGT đầu vào/ Hóa đơn GTGT đầu ra/ Tờ khai hải quan/ Phiếu Nhập Kho/ Phiếu Xuất Kho/ Biên bản bàn giao/ Bảng Báo giá/ Đơn đặt hàng/ Hợp đồng kinh tế/ Biên Bản Thanh lý Hợp đồng kinh tế.

Liên quan đến Tiền Lương

            Chứng từ kế toán: Bảng chấm công; Bảng tính lương; Bảng thanh toán tiền lương, Hợp đồng lao động; các Quy chế, quy định,…

Liên quan đến Chi phí, Doanh thu

            Chứng từ kế toán thể hiện qua Phiếu kế toán/…

Tất cả các chứng từ kế toán trên là cơ sở ghi chép hạch toán kê khai, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TÍNH CHẤT
BB (*) HD (*)
A- CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
I- Lao động tiền lương
1 Bảng chấm công 01a-LĐTL x
2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL x
3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL x
4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL x
5 Giấy đi đường 04-LĐTL x
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL x
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL x
8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL x
9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL x
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL x
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL x
12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL x
II- Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho 01-VT x
2 Phiếu xuất kho 02-VT x
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 03-VT x
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT x
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT x
6 Bảng kê mua hàng 06-VT x
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT x
III- Bán hàng
1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH x
2 Thẻ quầy hàng 02-BH x
3 Bảng kê mua lại cổ phiếu 03-BH x
4 Bảng kê bán cổ phiếu 04-BH x
IV- Tiền tệ
1 Phiếu thu 01-TT x
2 Phiếu chi 02-TT x
3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT x
4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT x
5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT x
6 Biên lai thu tiền 06-TT x
7 Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 07-TT x
8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT x
9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý) 08b-TT x
10 Bảng kê chi tiền 09-TT x
V- Tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ x
2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ x
3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ x
4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ x
5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ x
6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ x
B- CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC
1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH x
2 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản x
3 Hoá đơn Giá trị gia tăng 01GTKT-3LL x
4 Hoá đơn bán hàng thông thường 02GTGT-3LL x
5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-3LL x
6 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 HDL-3LL x
7 Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính 05 TTC-LL x
8 Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn 04/GTGT x
9 ……………………..
Ghi chú:
(*) BB: Mẫu bắt buộc
(*) HD: Mẫu hướng dẫn

Quy định về chứng từ kế toán

Quy định nội dụng

Điều 16 Luật kế toán 2015 quy định về những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán gồm:

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Quy định lưu trữ chứng từ kế toán

Điều 18 Luật kế toán 2015 quy định về lập và lưu trữ chứng từ kế toán như sau:

  • Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
  • Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này.
  • Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
  • Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
  • Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
  • Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Quy định về ký chứng từ kế toán

Điều 19 Luật kế toán 2015 quy định về ký chứng từ kế toán như sau:

  • Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
  • Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
  • Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
  • Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Quy định về quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

Điều 21 Luật kế toán 2015 quy định về quản lý, sử dụng chứng từ kế toán như sau:

  • Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
  • Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
  • Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
  • Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Trình tự xử lý chứng từ kế toán

Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ

Các quy định cần tuân theo khi lập chứng từ:

– Lập chứng từ:

Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán và chỉ lập 1 lần. Nội dung chứng từ kế toán phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác với nội dung nghiệp vụ phát sinh.

– Viết chứng từ:

Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không được ngắt quãng, phần trống phải gạch chéo.

Trên chứng từ không được viết tắt, không tẩy xóa, sửa chữa. Chứng từ viết sai phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ. Đối với các chứng từ liên quan trực tiếp đến tiền, khi phát hành sai không được xé rời cuống mà chỉ được gạch chéo.

– Chứng từ nhiều liên:

Chứng từ kế toán phải lập đủ theo số liên quy định. Các liên chỉ được lập 1 lần cho tất cả các liên theo cùng 1 nội dung bằng máy tính hoặc viết lồng bằng giấy than.

Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết 1 lần cho tất cả các liên thì phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.

– Chữ ký trên chứng từ:

Mọi chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định, ký bằng bút bi, bút mực, không được ký bằng mực đỏ. Chữ ký của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đăng ký theo quy định.

Doanh nghiệp chưa có kế toán trưởng thì cử người phụ trách kế toán thực hiện các giao dịch và ký thay kế toán trưởng.

Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền không được ký “thừa ủy quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp.

Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác.

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp và kế toán trưởng và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại Ngân hàng.

Bước 2: Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt

– Với các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài thì khi sử dụng ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch nội dung chủ yếu quy định tại Luật Kế toán ra tiếng Việt. Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch

– Các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài như các loại hợp đồng, hồ sơ dự án đầu tư, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan khác không phải dịch ra tiếng Việt trừ khi có yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

Bước 3: Kiểm tra chứng từ kế toán

Để tăng tính thận trọng trong kế toán, trước khi làm căn cứ ghi sổ kế toán, các chứng từ kế toán phải được kiểm tra và phê duyệt.

Những nội dung cần kiểm tra tring chứng từ, bao gồm:

– Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

– Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ;

– Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán;

– Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý chứng từ trong phạm vi nội bộ (đối với chứng từ do đơn vị lập).

Nếu chứng từ kế toán có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước hoặc lập không đúng, không rõ ràng thì phải từ chối thực hành hiện và xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành. Học kế toán ở đâu tốt tphcm

Bước 4: Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán

Chứng từ kế toán sau khi kiểm tra được sử dụng để cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho các bộ phận liên quan được thể hiện qua công tác luân chuyển chứng từ.

Mỗi chứng từ kế toán có trình tự luân chuyển tới các bộ phận liên quan phù hợp để không gây trở ngại cho công tác kế toán. Do đó cần xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán cho từng loại chứng từ, quy định đường đi của chúng từ, thời gian cho mỗi bước lưu chuyển, nhiệm vụ của người nhận được chứng từ.

Ngoài ra, kế toán cần cải tiến công tác kế toán theo hướng giảm số lượng chứng từ, đơn giản hóa nội dung cũng như hợp lý hóa thủ tục, ký, xét duyệt chứng từ.

Bước 5: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận và phải được bảo quản lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra.

Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ được sắp xếp, phân loại để thuân tiện cho việc tìm kiếm và đảm bảo không bị hỏng, mất.

Thời gian bảo quản, lưu trữ hay hủy chứng từ kế toán được căn cứ vào Luật kế toán và các quy định pháp luật có liên quan.

 

 

 

Tag: hình thức hệ tuyển ý nghĩa nhật mục khái niệm kẹp bài tập 107 ty vinamilk tầm gồm tắc lệ biểu chung